Articles par catégorie : Objectifs louables

Écolo

Être écolo, c’est dans le vent, ce vent qui souffle dans les branches des arbres bien que la racine ici ait été coupée de travers (le mot écologiste se décompose logiquement en éco d’une part qui signifie maison, habitat collectif, et logiste de l’autre pour désigner la personne qui étudie et par suite défend ce qu’elle étudie). Mais au diable l’étymologie, écolo, ça fait école, potache, c’est sympa.

L’écologie est l’étude scientifique des relations des êtres vivants entre eux et avec le milieu dans lequel ils vivent, question qui n’intéresse pas que les scientifiques. L’écologiste est donc devenu un défenseur de la nature et de l’environnement, une personne qui agit pour la protection de la nature, noble tâche.

Dans le domaine de l’information et de l’archivage, être écolo, c’est assez facile. Cela tient en une phrase que tout le monde connaît :

ou alors, imprimez-le sur du papier recyclé (voir le billet Recyclabilité).

Vous avez ainsi la bonne conscience de sauver un arbre ou du moins une branche (car, c’est bien connu, les arbres ne repoussent pas).

Vous gardez tout sous forme numérique et envoyez toutes vos données dans le nuage (dans le « cloud », si on en croit Internet, il n’y a que de gentils cumulus -  journée chaude et ensoleillée).

Quoi de plus naturel ? Le soleil brille, les oiseaux chantent. La vie est belle.

Adieu les mètres linéaires de dossiers papier qui déciment nos forêts. Stop aux impressions en quatre exemplaires de documents inutiles. Finies les boîtes d’archives ventrues dont 50% ne sert à rien qu’à gaspiller de la cellulose qui serait sûrement mieux employée en couches-culottes.

Vive les Teraoctets de données qui saturent les serveurs ! Par ici les dizaines de versions numériques sans intérêt ! Bienvenue aux 95% de fichiers qui ne servent à rien qu’à alimenter la surchauffe des datacenters, à rien qu’à justifier les ressources énergétiques phénoménales dépensées pour refroidir du rien… tandis qu’ailleurs des gens coupent du bois pour se chauffer faute d’avoir l’électricité nécessaire.

On croit avoir évité l’iceberg du gaspillage papier mais on n’a pas vu la face cachée de l’iceberg que constitue le gaspillage numérique, et on fonce droit dessus !

Qu’est-ce qu’être info-écolo ? Remplacer le papier par le numérique puissance 10 ? Ou réfléchir avant d’écrire, lire avant d’envoyer ou de recopier, détruire et recycler ce qui est périmé ?

En fait, la plupart des gens sont à moitié écolos. Mais quelle moitié ? La moitié « éco », comme dans économe, écosophe, ou la moitié  « olo » comme rigolo et bricolo ?

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Loi de Pareto

La loi de Pareto s’applique-t-elle à l’archivage ?

Pourquoi non ?

La loi – ou principe – de  Pareto (Vilfredo de son petit nom, économiste de son état, italien de nationalité bien que né en France et mort en Suisse) est d’abord un constat dans le fonctionnement naturel de l’économie et de la société : de nombreux domaines d’activité s’autorégulent autour de deux ensembles inversement proportionnels :

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes,

80% du produit de l’impôt proviennent de 20% des citoyens imposables,

80 % de la réalisation d’un projet s’obtiennent avec 20 % de l’effort.

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Pro

Il y a les pros

… et il y a les cons.

What do you think I am talking about ?

Les pros et les cons, pour les Américains, ce sont les avantages et les inconvénients, ou encore ceux qui sont pour, par opposition à ceux qui sont contre, anti. C’est binaire, efficace, à condition de ne pas tomber dans le manichéisme.

Mais revenons en France avec cette syllabe « pro », apocope de « professionnel », outil marketing, qualificatif valorisant accolé à un nombre croissant de mots : votre opérateur de téléphonie vous propose un contrat « Pro », tel sportif qui n’était qu’amateur est passé « pro » ; « Y a pas à dire, ce type, c’est un pro » ; « Nous les Pros », la reine d’Angleterre est une « pro » de la royauté, écrivait le magazine Elle déjà en 1977…

Si on suit l’étymologie, être professionnel clandestinement, caché dans un bureau ou dans un lieu protégé de l’extérieur serait un non sens. Professionnel vient de professer, qui signifie dire publiquement ce que l’on sait et ce que l’on croit, sens que l’on retrouve dans l’expression « profession de foi », électorale ou pas. Le professionnel est celui qui affiche sa compétence dans un métier, dans un domaine.

On parle parfois du « jargon professionnel » mais cela ressemble à un oxymore : peut-on être professionnel quand on jargonne ? Jargon technique, oui. Jargon professionnel, non.

Pour être compris du public auquel il s’adresse, auprès duquel il exerce, auquel il doit inspirer confiance, le professionnel ne devrait pas utiliser de jargon mais des mots simples pour exposer le diagnostic et les moyens de résoudre les problèmes.

Par exemple, vous avez un souci de désherbage dans votre jardin et vous faites appel à un spécialiste du domaine. Le jargonneur vous dira : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC », et vous ne saurez pas qu’il veut dire : « Vous avez un problème de Repérage de la Mousse (RM) avec le Scarificateur Anti-Éclaboussures (SAE) ; il faut revoir la Désherbation Ultra-Active (DUA) et respecter la Directive Unilatérale de Clause (DUC) ».

Mais le pro, lui, vous dira : Je peux passer un appareil pour retirer la mousse puis un désherbant adapté à la nature de votre sol. »

Si vos soucis ne concernent pas votre jardin mais le classement et l’archivage de vos dossiers, la même formule jargonnesque peut être utilisée : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC », qu’il faudrait dans ce contexte entendre comme : « Vous avez un problème de Records Management (RM) avec le Système d’Archivage Électronique (SAE) ; il faut ajuster la Durée d’Utilité Administrative (DUA) et respecter la Durée d’Utilité Courante (DUC) », mais ça ne vous apprendra sans doute pas grand-chose de plus.

Pourquoi ne pas dire simplement : « Je vais vous aider à identifier les documents qui vous engagent pour les mettre à part, dans un lieu sécurisé, pendant la durée nécessaire pour couvrir le risque, tout en les maintenant accessibles. »?

Boileau a écrit il y a plus de trois siècles : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement… ». Pourquoi ne serait-ce plus vrai ?

Bon, ceci n’est qu’une opinion. Après, comme pour toute idée, il y a les pros, et il y a les cons.

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Kilo

Je vous souhaite pour 2013 de très nombreux kilos !

D’abord un kilomètre. Pas un kilomètre linéaire d’archives papier, c’est trop peu tendance et bien trop encombrant, même avec des rayonnages mobiles qui font économiser 90% de la place de stockage car ils présentent le danger d’écraser par mégarde un chat assurément perdu ou un collègue potentiellement égaré en actionnant trop vite la manivelle. Non, je vous souhaite un kilomètre à pied, chaque matin, au moins pendant le mois de janvier, pour éliminer les kilocalories excédentaires causés par les bombances de fin d’année, graisses et sucres confondus. Le kilomètre à pied est à renouveler midi et soir si possible (viquendes compris).

Ensuite, à une époque où tout est atomisé, un kilodalton pour vous vous permettre de mesurer la masse des éléments. Une variante consiste à vous souhaiter l’acquisition de deux cent cinquante albums de Lucky Luke (250 x 4 Daltons=1000) ce qui réjouira les amateurs de bandes dessinées. À première vue, rassembler 250 albums différents n’est pas facile mais avec trente titres, les éditions originales et les rééditions, les traductions dans des dizaines de langues, sans parler des ex-libris et des exemplaires dédicacés achetés en salle des ventes, c’est tout à fait jouable. Tagada !

Plus un kilo de plumes pour ceux qui écrivent ou qui affectionnent les édredons (les deux n’ayant rien d’incompatible) et un kilo de plomb pour les alchimistes.

Quant au kiloparsec, mesure de longueur astronomique (dans les mille, c’est vite astronomique) pendant laquelle la moitié de l’énergie initiale de l’élément est perdue, une occurrence d’une fois par siècle suffira : avoir à cent vingt ans moitié moins d’énergie (seulement) qu’à vingt semble un bon objectif.

J’avais bien pensé au kilowatt mais je préfère le transformer en kilo-what ? car il est bon de se poser des questions, des milliers de questions, sur des milliers de choses, la curiosité étant, avec la sérendipité, une vertu essentielle (pardonnez-moi si je me répète).

Je n’oublie pas le kilopascal. Le kilopascal, qui doit son nom au philosophe-mathématicien, mesure la pression ambiante, laquelle ne faiblira sans doute pas en 2013, notamment la pression du tsunami numérique qui pèse notre espace vital (bips, zips, pubs, flashs, pop-ups et autres spams) : qu’elle reste donc cantonnée à 10 g par centimètre carré. Nota bene : ne pas confondre le kilopascal avec un millier de billets de cinq cents francs sur lesquels figurait le même Blaise Pascal (comme quoi la pression et la finance sont liées…) mais depuis le remplacement des francs par les euros, le risque de confusion est faible. Tant pis.

Dans la foulée, je vous souhaite, à chacun et chacune, un kilooctet de mémoire véritable toutes les secondes. À ce rythme, vous accumulerez, si mes comptes sont bons, un peu plus de 30 gigaoctets dans l’année, ce qui est amplement suffisant pour stocker les documents numériques importants et que vous aurez donc choisi d’archiver durablement.

Et si vous avez eu la patience de lire jusqu’au bout, il ne me reste plus qu’à vous dire : « Mille mercis ! ».

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Pédalo

Auteur invité cette semaine : Richard Cazeneuve

Le premier modèle de vélocipède nautique a probablement été inventé par un ingénieur allemand  au début du XIXe siècle mais  la marque « Pédalo » déposée en 1936 par le charpentier de marine, Jean-Eugène Canton.

Voici donc deux siècles que le pédalage s’épanouit sur l’eau, y compris pour les skippers du Vendée globe qui, malgré leurs bijoux technologiques, « pédalent » eux aussi pour arriver à bon port. Pendant ce temps-là, d’autres pédalent dans la semoule, dans la choucroute ou la cancoillotte ; d’autres encore dans l’archivage…

Il y a plus d’une similitude entre les défis du Vendée globe et ceux d’un projet d’archivage managérial (voir la définition en image).

La première difficulté est de choisir le skipper et de trouver le sponsor qui rendra réalisable le projet. Avec bon sens et détermination chacun dans l’équipe ainsi constituée s’efforcera de garder la main sur  la préparation du défi.

On notera ensuite la tempête (le tsunami numérique) qui guette. Il s’agit de fixer le cap pour arriver à bon port malgré des vents pas toujours favorables. On sait que pour arriver à maîtriser durablement les documents de l’entreprise, le chemin ne sera pas linéaire. C’est pourquoi, lorsqu’on se lance dans l’aventure on doit avoir pris conscience des risques et de l’importance des facteurs humains durant la traversée. Maîtriser les outils n’est pas forcément le plus difficile, parce que l’on peut compter sur une équipe technique performante.

Avec responsabilité le skipper donne vie au « pédalo des mers »des temps modernes, en apparence bien fragile dans l’immensité des océans, mais gouverné avec dextérité et détermination, il est à même d’affronter les tempêtes les plus redoutables. Pareillement, la  qualification des informations au regard des risques encourus, la capitalisation de l’expérience et les témoignages des prédécesseurs, conduisent à actionner le gouvernail de l’archivage dans le bon sens, à définir et à faire appliquer les bonnes règles du jeu sur le bateau-entreprise, et en tirer les bénéfices dans les moments difficiles où il faut prouver les choses et produire des traces fiables. .

Dans la tempête, plus que la façon de contourner l’obstacle, ce qui compte, c’est d’avoir confiance. Le responsable de projet d’archivage, comme le skipper, doit s’assurer d’être toujours en situation favorable lorsqu’il lui faut changer de cap pour éviter les dépressions les plus délicates. Et lorsqu’il voit à l’horizon  poindre la ligne d’arrivée, il a la satisfaction du travail accompli pour le plus grand bénéfice de son sponsor.

Le sponsor, de son côté, tire profit des ressources investies et contribue ainsi dans la durée à la notoriété et  la pérennité de son entreprise.

 

MAC in petto

La comparaison du pédalo et de l’archivage, ou plutôt de l’archivage et du pédalo, est riche. Richard Cazeneuve a vu juste.

L’archivage, comme le pédalo, ne paie pas de mine. Beaucoup ne le prenne pas au sérieux et pratiquent en amateur le temps d’un après-midi d’été. Ce document-là, je le garde : c’est important puisque c’est imprimé et que c’est en couleur. Celui-la, je le jette, j’en ai fait une copie pour tout le monde ; si on me le demande, j’enverrai au bureau d’à côté. Ça je jette : les mails du patron, je m’en fiche, il n’a qu’à les garder lui-même ! Cette lettre-ci, je la conserve, il y a une belle signature manuscrite, même si ça n’a rien à voir avec le service. Ça, je scanne. Là, j’imprime, oh et puis non, poubelle… Un petit coup de pédale par ça, un petit coup de pédale par là. Le plus souvent, ceux-là font du surplace.

Il n’empêche que l’archivage est une discipline qui s’exerce aussi au niveau professionnel. Savoir analyser les risques à archiver ou ne pas archiver ; savoir faire créer la trace un accord qui, s’il restait oral, aurait beau jeu d’être contesté ; savoir détruire ou ne pas produire un écrit qui ne peut qu’être mal interprété ou provoquer un contentieux ; savoir retrouver la preuve de son droit ; savoir identifier la bonne version ; savoir pourquoi un document est périmé, et surtout le faire appliquer de manière transverse et homogène dans l’entreprise, c’est  souvent du sport !

Il existe un Championnat mondial de pédalo en eau douce dont la seconde édition a eu lieu en juin 2012 au Québec.

On pourrait imaginer un Championnat international de l’archivage…

Oui, l’archivage managérial est un sport, un sport d’équipe et un sport d’endurance. Dans la catégorie des sports nautiques bien sûr puisqu’on risque réellement soit de se noyer dans la masse, soit d’être emporté par le tsuanmi numérique.

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Cardo

Mon premier est une conjonction de coordination.

Mon second est une note de musique.

Et mon tout structure la ville.

Le cardo, avec son compère le decumanus, structure, ou plus exactement structurait, une ville romaine. Le cardo est l’axe de communication nord-sud, axe majeur, tandis que le decumanus découpe la ville dans le sens est-ouest. Au carrefour des deux se tient généralement le forum, la place publique où hommes d’affaires, badauds et jeunesse viennent s’informer, échanger, négocier. Le cardo est la base de l’organisation de l’espace commun, le cœur de la vie économique et sociale.

Lorsque la ville s’étend et que les axes de communication se multiplient, on trouve plusieurs cardines (pluriel latin de cardo) mais il y a en a toujours un qui est plus important : le cardo maximus, comme à Lutèce. Pour les amateurs de sites archéologiques, le cardo le plus impressionnant est sans doute celui de Jerash (Jordanie) qui a résisté non seulement à plus de deux mille ans d’histoire mais aussi à plusieurs tremblements de terre.

À l’heure où la communication se fait moins en empruntant des voies de pierre que des voies immatérielles (voix immatérielles ?), on peut se demander ce qui a remplacé cet élément structurant de l’espace collectif qu’était le cardo. Où sont les points cardinaux (eh ou ! c’est de là que ça vient) qui permettent de se situer dans la ville numérique ? Quels sont les axes qui inspirent aujourd’hui un sentiment de stabilité dans l’espace quotidien de travail et d’étude ?

C’est la question que je me pose parfois en observant les étudiants en sciences de l’information. Plus d’un étudiant(e) semble désorienté(e) dans le monde de l’information et dans son propre travail ; les points cardinaux paraissent absents ; les notions secondaires prospèrent mais les concepts fondamentaux sont flous ; les axes de repérage de la pensée s’avèrent ténus, les artères méthodologiques se délitent dans la volubilité de l’Internet ou se noient dans le tsunami numérique.

On se dit que ce qui leur manque, c’est un cardo, un cardo documentalis maximus. Voilà qui les aiderait à se stabiliser « nord-sud », autrement dit dans l’axe du temps, avec des racines pour résister au vent et une perspective d’avenir pour savoir dans quelle direction se développer. À quoi on ajouterait ensuite un decumanus informationis afin qu’ils puissent se latéraliser « est-ouest », apprécier le soleil qui se lève ou qui se couche, les informations qui naissent, qui passent, qui déclinent…

À noter qu’en latin (on peut se fier au dictionnaire Gaffiot), documentatio veut dire « avertissement », et informatio signifie  « représentation d’un concept par l’image ».

Moralité [le suffixe ne me lâche pas ;-)] : quoiqu’en dise l’ami Obélix, pas si fous que ça les Romains !


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Recueil « Serendipité et autres curiosités »

Le billet « Temporalité », qui a inauguré ce blog le 28 juin 2012, évoque le raccourcissement de la mémoire dans la société numérique. Le billet « Traçabilité », la semaine dernière, souligne l’impact du numérique sur la production des documents et l’usage de l’information et, partant, sur le traitement documentaire et archivistique des traces, sur la conservation des données.

Entre les deux, je me suis efforcée de montrer, gentiment, combien les technologies numériques perturbent, malicieusement, la vie quotidienne des personnes, individus ou entreprises, pour le plus grand bien de ceux qui maîtrisent l’information, et au grand dam de ceux qui la subissent. D’un côté, de nouvelles possibilités de s’exprimer, de commercer, d’apprendre ; de l’autre, de nouvelles contraintes avec la pression du temps, l’infobésité, la cybercriminalité, etc.

Comme quoi, dans le rapport entre les progrès technologiques et les comportements humains, nihil novi sub sole, mais ça va mieux en le (re)disant car le temps passe si vite qu’on a tôt fait de l’oublier.

Voici donc le recueil de mes 59 billets en –ité, intitulé « Sérendipité et autres curiosités », que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Le recueil présente les billets dans l’ordre des dates de publication et constitue en quelque sorte les « Archives » du blog bien que je récuse cette acception purement chronologique du mot archives mais il faut bien sacrifier de temps en temps à la mode…

Bonne lecture de ces ité-rations, et surtout : consommez avec modé-ration !

Il reste beaucoup de mots en –ité qui se prêteraient à la critique mais il faut varier les plaisirs et les suffixes.

J’enlève donc l’ité et, la semaine prochaine, je remets le « o » !

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Représentativité

Merci. Merci à toutes celles et ceux qui ont répondu au sondage (260 réponses dont un tiers via le questionnaire fantaisie en –ité). Les résultats me sont d’une grande utilité et, si les dizaines de commentaires, farcis d’amabilités, ont provoqué la gibbosité de mes chevilles, je baigne quand même dans la félicité…
Les réponses les plus cochées dans le questionnaire de forme classique donnent du visiteur-type le portrait suivant : un homme d’âge mur, professionnel de l’information, plutôt branché Internet et qui apprécie en premier lieu le côté décalé du blog, puis ses arguments sur le numérique et la diplomatique qui aident à réfléchir et instruisent avant d’amuser ; il valide le rythme hebdomadaire des billets et se dit favorable à une ouverture à d’autres pays et d’autres auteurs ; il voit d’un bon œil la poursuite de l’exercice avec un autre suffixe.
Le portrait-type qui se ressort des réponses au questionnaire en –ité est un peu différent : une femme d’âge mur (mais de là à conclure que les femmes sont plus fantaisistes que les hommes, il n’y a qu’un pas que je me garderai bien de franchir), principalement préoccupée par la fiabilité et la pérennité, mais aussi par l’intégrité ; ce qu’elle apprécie dans le blog est avant toute chose son anti-conformité et elle n’a pas hésité à lui faire de la publicité ; sur le fond, ses visites l’ont surtout fait cogiter mais aussi fait rire ; le rythme des billets pourrait être moins soutenu mais il serait bien de sortir de l’hexagone et de solliciter d’autres plumes ; elle est très favorable à la publication d’un recueil des billets en –ité.
Le point le plus curieux, le plus instructif et le plus prometteur est que près d’un tiers des répondants (les deux questionnaires confondus) a découvert le blog à l’occasion du sondage ou ne l’avait regardé que rarement, ce qui ne les a pas empêchés de faire des suggestions.
Et maintenant, la question qui se pose est : « Ces résultats sont-ils représentatifs ? ».
La représentativité est définie comme le degré de similitude entre les représentants et ceux qu’ils représentent. Sur le plan théorique, voir la présentation « La représentativité : synonyme de qualité ? » d’Alain Dessertaine (EDF R&D), qui explique très bien les deux méthodes pour construire un échantillon représentatif (méthode empirique et méthode aléatoire) et pose la question « Au fait, de quoi devrait être représentatif un échantillon pour être valide ? ».
C’est une question épineuse évoquée le plus souvent au sujet des sondages politiques ou des organisations syndicales.
« Le sondage d’opinion est dans, dans l’état actuel, un instrument d’action politique, a écrit Pierre Bourdieu ; sa fonction la plus importante consiste peut-être à imposer l’illusion qu’il existe une opinion publique comme sommation purement additive d’opinions individuelles », mais la remarque ne vaut pas ici car ce blog n’est pas politique, encore que a) il ait la prétention de mettre son grain de sel dans la vie de la e-cité, et b) je vous ai tous manipulés par le simple libellé de mes questions, évidemment !
Quant à la représentativité syndicale, il est intéressant de noter qu’elle est réglementée. L’article L2121-1 du code du travail en donne les critères cumulatifs : le respect des valeurs républicaines, l’indépendance, la transparence financière, une ancienneté minimale, l’audience, l’influence (prioritairement caractérisée par l’activité et l’expérience), les effectifs d’adhérents et les cotisations. Là, on peut être tenté de transposer ces critères au blog lui-même, pour évaluer sa représentativité d’une certaine communauté.
On peut aussi gloser sur la représentativité des archives historiques, un de mes thèmes de prédilection, mais je n’ai pas le temps de développer ici ; je vous renvoie en attendant à ce que j’en dis dans Archiver, et après ?
Pour revenir au sondage sur le blog, il n’y avait pas lieu de définir un échantillon ; l’échantillon s’est construit par le volontariat de ceux qui ont bien voulu y répondre. Dans cette affaire, c’est l’échantillon qui définit les valeurs cibles plutôt que l’inverse, de sorte que les résultats du sondage sont représentatifs par définition.
Vos réponses sont comme les quelques pièces visibles d’un puzzle dont le modèle n’est pas connu ni même totalement défini ; mais comme il y a de fortes chances que ces pièces soient les plus significatives, les plus colorées, les plus expressives, je puis largement imaginer le thème général.
Et maintenant, je vais m’efforcer de répondre à ceux qui m’ont indiqué des mots oubliés, avant de lancer un nouveau suffixe à la rentrée pour les accros.

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Ite

Ite missa est.

Voici le 52e billet de ce blog, la cinquante-deuxième et dernière ration hebdomadaire autour du suffixe –ité, celle-ci étant un peu particulière puisqu’il n’y a pas ici de suffixe mais un verbe entier, ire (aller en latin) conjugué à la deuxième personne du pluriel de l’impératif.

« Ite missa est », expression consacrée pour disperser les fidèles à la fin de la cérémonie, s’imposait pour clore cette série de billets badins-malins, égrenés depuis le 28 juin 2011.

En septembre 2011, sur le site des Infostratèges, Didier Frochot m’a lancé le défi en disant : « Combien de temps Marie-Anne va-t-elle tenir avec des billets sur un truc en -ité ? Faisons confiance à son imagination… ». Eh bien voilà, un an. Comme prévu. Le plus dur n’a pas été pas de trouver la matière car l’observation quotidienne de la société, dans l’exercice de mes activités professionnelles et personnelles, est très nourrissante, mais plutôt d’exclure les mots qui ne seraient pas traités. Il m’en fallait 52 pour jalonner ma première année de blog et il y en a plus de trois cents dans la langue française… Tant pis pour les autres.

Mais avant de partir, si vous voulez bien prendre cinq minutes de votre temps pour remplir un petit questionnaire afin de m’aider à percevoir comment ce blog – qui continue bien sûr – pourrait être plus attractif et plus utile dans sa seconde année, je vous en serai reconnaissante.

Le sondage comporte 10 questions.

Si vous êtes sérieux ou pressé, vous pouvez le remplir en version « normale » en cliquant ici.

Si vous êtes resté(e) sur votre faim d’ité et que vous avez une minute de plus, vous pouvez le remplir dans sa version « spécialité » en cliquant là.

Nota bene : seule la version « spécialité » comporte une question subsidiaire. Il n’est pas utile de remplir les deux. Encore qu’il n’y ait pas d’objection majeure…

Sur ce, je vous dis « À bientôt ! »

Cordialités, sincérité,

MAC

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Exemplarité

Le mot est à la mode au plan politique, profitons en !

Exemplarité : qualité de ce qui est exemplaire. Que veut dire exemplaire ?

Voilà un mot curieux, presque paradoxal. D’un côté, l’acte exemplaire, le modèle de référence, l’exemple à imiter, la voie à suivre ; de l’autre, le substantif « exemplaire », à l’autre bout de la chaîne, désigne toute reproduction d’un objet, par exemple un livre, un journal ou un disque : tirage à 20 000 exemplaires, 300 000 exemplaires vendus, etc., faisant de l’exemplaire quelque chose de tout à fait banal, par opposition à l’unicité de l’original.

L’acte exemplaire est appelé à être reproduit ; et la reproduction mécanique de l’objet crée l’exemplaire. On parle aussi d’exemplaire pour qualifier un spécimen d’une espèce végétale ou animale qui est considéré comme représentatif dans une collection.

La point commun est l’appropriation : on s’approprie l’acte exemplaire pour réaliser une action aussi remarquable, noble ou spécifique dans sa technicité ; on crée l’exemplaire en sciences naturelles par la sélection d’un individu parmi d’autres ; on s’approprie l’exemplaire du livre en y inscrivant son « ex-libris », ou, pour une bibliothèque, en pratiquant l’exemplarisation, terme professionnel pour l’opération de catalogage. Chaque exemplaire a ainsi un petit plus lié à son histoire particulière ou à celle de son propriétaire.

Pour l’écrit qui n’est pas destiné à diffuser des connaissances mais à supporter l’activité des personnes dans leurs relations de travail, contractuelles, hiérarchiques ou administrative, on parle aussi d’exemplaire, comme synonyme de copie, avec des valeurs et des usages assez nuancés : les trois ou quatre exemplaires de la liasse auto-carbonée dont chacun a un destinataire précis, le nombre de copies d’un dossier de réunion que chaque participant annotera et classera à sa façon. Ce qui, dans le cas de plus en plus fréquent d’une multitude d’exemplaires au sein d’une même structure, conduit à créer l’expression « exemplaire de référence », sans que ce soit une tautologie ; il faut comprendre : un « exemplaire exemplaire », ou un exemplaire² en quelque sorte.

Le numérique met bien sûr son grain de sel dans tout cela : les réseaux favorisent la publicité de l’acte exemplaire, la mise en ligne d’un journal réduit le nombre d’exemplaires en le remplaçant par des connexions et des visites de site, la photo numérique permet d’analyser et de décrire le spécimen plus précisément, et les outils collaboratifs et de messagerie s’ingénient, avec la complicité d’utilisateurs inconséquents, à multiplier les exemplaires tous azimuts, brouillant à l’envi les pistes de la « bonne version », semant perfidement des traces inutilement bavardes dans des espaces non protégés, engraissant les armoires et les serveurs jusqu’à l’infobésité fatale…

Ainsi, pour revenir à l’exemplarité, on peut dire que, l’archivage (numérique), pour être exemplaire, doit être particulièrement vigilant à maîtriser le nombre d’exemplaires de chaque document, tant pour gérer le risque que pour accroître l’efficacité de l’organisation. CQFD.

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Assiduité

Assiduité : présence exacte et régulière de quelqu’un en quelque endroit où le conduisent son penchant, son plaisir ou son intérêt (entre autres).

Exemple : présence des internautes sur ce blog, régularité des visites depuis sa création le 28 juin 2011.

Google Analytics, le gentil et parfois fantaisiste mouchard qui piste les faits et gestes de l’internaute, ou plutôt de son adresse IP (ça fait  mieux par les temps qui courent), est un puits d’information pour l’auteur d’un blog.

Pour celui-ci, il indique 15000  visiteurs en neuf mois dont près de 5000 « revenants » parmi lesquels plus de 400 internautes assidus, comptant chacun cinquante à deux cents visites pour la période : Bienvenue, Welcome, Wëllkom, добро пожаловать, Willkommen, Degemer mad, نرحب !

Outre les pages qui concernent l’auteur du blog (autant savoir un peu à qui on a affaire), les pages les plus consultées sont celles de l’ouvrage Archiver, et après ?, publié en 2007 et mis intégralement en ligne fin août 2011.

La diplomatique numérique connaît un franc succès avec plus de 800 visiteurs attentionnés, ce qui témoigne de l’intérêt de cette discipline émergente.

Cependant, à côté de la traductibilité qui a mobilisé le public professionnel, ou de l’infobésité (l’angoisse du moment), les billets les plus consultés sont « nudité » et « sexualité » ; il est vrai que pour « nudité », la majorité des visiteurs n’ont  fait que passer, déçus sans doute par la nudité numérique … Conclusion 1 : l’esprit est curieux mais la chair est faible. Conclusion 2 : le numérique n’a pas encore convaincu tout le monde…

Le tag le plus cliqué est « mètre linéaire » ; c’est aussi l’expression la plus souvent saisie dans les moteurs de recherche qui aboutit au blog. Cette unité de mesure préoccupe nos contemporains, semble-t-il ; il faudrait creuser ce point davantage.

Mais le plus instructif sont les manifestations de la sérendipité, les expressions a priori étrangères à la « critique malicieuse et hebdomadaire de l’information numérique dans la société, à l’usage de ceux qui pensent (et donc archivent) » et qui, non seulement guident un nouvel internaute vers ce blog, mais surtout le conduisent à y prolonger son séjour. On trouve ainsi, parmi les expressions qui ont fait découvrir et apprécier le site : « cordialité langue française téléphone », « regarder la bouteille à moitié pleine plutôt », « plage naturiste » [amateur/trice de plage numérique ?], « exploiter l’information dans les jpeg », « critique de tweeter », « panneaux écraser vos mégots ».

Quant à l’internaute qui; ayant tapé « archivage inutile » Google, finit par explorer le blog de fond en comble avec une assiduité rare, il prouve qu’il n’est jamais vain de prêcher la bonne parole.

Adonques, poursuivez. Poursuivez ce blog de vos assiduités !

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Simplicité

La simplicité deviendrait-elle tendance ?

La société Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions  de dématérialisation de documents, affiche comme slogan « expert en simplicité » et déclare dans son message de vœu de cette année « En 2012, on aura tous besoin de simplicité ».

Simple ne serait donc plus synonyme de stupide ou de primaire ? Simple voudrait dire élémentaire et compréhensible ? Et pas seulement dans le monde de l’entreprise ? Espoir !

Revenant sur les catastrophes naturelles, industrielles et financières de l’année passée et les incertitudes qu’elles portent, Jean-Marc Vittori , dans son billet « Reprendre la main », en dernière page du Spécial bilan des Échos de janvier 2012, écrit : « Le futur n’est pourtant pas écrit. Avec de l’énergie, avec de la volonté aussi, nous pouvons reprendre la main. Mais à condition d’agir autrement. Il nous faut accepter, simplifier, repenser. », puis « Bien sûr, la réalité n’est pas simple. |…]  Raison de plus pour simplifier tout  ce qui peut l’être : les chaînes de commandement, les lois, les objets. Cette exigence peut amener à relocaliser, à redéfinir les contours d’une entreprise ou d’un service public. Mais c’est un impératif essentiel, minoré par des élites qui tirent leur pouvoir de leur capacité à manier cette complexité. ».

Hélas, il y a encore du chemin à parcourir ! Les tenants de la complexité sclérosante sont encore nombreux. Or, le premier instrument de cette complexité est un langage confus et confusionnel.

Un seul exemple dans le monde de l’information : on rencontre facilement des discours commerciaux ou administratifs qui mélangent sans les mixer les normes internationales sur l’archivage (records management) et des pratiques antinomiques (antinormiques ?), conduisant l’utilisateur à un empêtrement sémantique et opérationnel, au point qu’il finit par trouver normal de ne pas avancer… Celui ou celle qui cherche à comprendre ce qu’il doit faire ou ce qu’il peut faire face à la masse de données et de documents qui font exploser son armoire ou son serveur, trouvera facilement des phrases du type : « Concernant les documents d’activité à l’âge courant, il faudrait songer à verser les records dans un système de gestion intermédiaire de management d’archives ». Qui ne serait pas impressionné ?

Tout de même, ne serait-ce pas plus simple d’oser dire : « Ces documents sont engageants, il faut les archiver. » ?

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Vitalité

Puisse 2012 vous apporter la jovialité, la curiosité, la vérité, l’excentricité, la créativité, la placidité, et surtout la vitalité, cette forme pétillante que vantent les étiquettes des bouteilles d’eau minérale, cette fraîcheur de vivre que suggère la publicité d’une certaine marque de chewing gum.

Car c’est cette vitalité qui tout au long de l’année vous fait grimper les marches des escalators quatre à quatre pour attraper votre train les jours où votre réveil n’a pas sonné. C’est elle qui inspire vos projets les plus fous, qui vous fait voir la bouteille à moitié pleine plutôt qu’à moitié vide, qui vous permet d’être en même temps au four et au moulin (comme ça on est sûr que le pain sera cuit, de préférence aux carottes…). C’est encore elle qui vous donne la faculté de slalomer entre les écueils que des personnes malintentionnées s’ingénient à semer sur votre chemin, ou qui vous aide à vous réceptionner au mieux en cas de chute malencontreuse sur une surface glissante.

Ces vœux visent également les documents, certains d’entre eux du moins, en l’occurrence ceux qui sont vitaux, ces documents particulièrement  sensibles, stratégiques ou engageants et surtout uniques qui vous permettent de redémarrer votre activité au lendemain d’un sinistre, selon la définition des normes internationales (vital records).

Que la nouvelle année, donc, préserve le caractère vital de ces données, de ces écrits et de ces images dont peut dépendre la vie même de votre entreprise lorsque les vents sont contraires.

Que 2012 exalte cette vitalité archivistique grâce à laquelle vous pourrez la bailler belle aux importuns qui prétendront contre vous des choses qui ne sont pas conformes à la réalité, en leur présentant les preuves de leurs fausses allégations. De même, il pourra être vital de produire rapidement des informations stratégiques disséminées dans le système d’information et de les propulser sur le devant de la scène pour gagner un marché. Ce sera aussi une affaire de vitalité quand la production des bons documents vous évitera d’être emporté par le courant inexorable d’un contrôle fiscal. Et ce sera une manifestation caractérisée de dévitalisation si d’aventure votre entreprise, emberlificotée dans le tsunami numérique de l’actualité, ne sait plus d’où elle vient, comment elle s’est construite, pourquoi elle fait ce qu’elle fait, et ne sait pas le dire.

Mais, attention, cette vitalité-là s’entretient au moyen d’un régime documentaire approprié : production à bon escient, archivage à bon escient, destruction à bon escient.

Créez ou ingérez une information pure, conservez ce qui renforce votre organisme et rejetez le reste.

En 2012, tracez, éliminez !

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Sincérité

Il est des documents qui ne sont pas objectivement authentiques, bien que parfaitement datés et pleinement assumés par l’auteur prétendu. C’est ce qu’on appelle en diplomatique les « faux sincères ».

On attribue au roi Louis XI l’institution, ou du moins l’officialisation, du « secrétaire de la main », un homme de confiance (dans le « secret » du roi) qui non seulement rédige mais surtout signe les actes royaux à la place du roi, en imitant sa signature. Le procédé est commode et constitue une réponse efficace à diverses situations : l’auteur théorique est peu enclin aux tâches administratives ou les juge trop fastidieuses ; il n’est pas disponible et la délégation en bonne et due forme n’est pas admise ou pas acceptable eu égard au destinataire ; le signataire officiel n’est pas présent et l’envoi ne peut attendre, etc. Au plus haut sommet de l’État, l’usage pourrait paraître dangereux mais finalement le risque est limité dans la mesure où le signataire officiel reconnaît la signature qui en réalité n’est pas de lui. Et si le secrétaire de la main outrepasse la volonté de son mandataire, l’acte pourra être invalidé et son inauthenticité facilement établie.

Il était une fois (souvenir de stage estudiantin) un ministre de Valéry Giscard d’Estaing qui, à la tête d’un gros ministère, avait chaque soir une grosse pile de parapheurs à signer. Ayant trouvé l’homme ad hoc, il le nomma officieusement secrétaire de sa main, ce qui lui permettait de quitter son bureau de ministre plus tôt le soir, pour s’adonner à des activités plus ludiques… Jusqu’au jour où le secrétaire de la main tomba malade, obligeant le ministre à le remplacer. Ce sont des aléas prévisibles. Sauf qu’un fonctionnaire avisé du Conseil d’État remarqua la différence  de signature (une signature manuscrite évolue au cours des années) et rejeta le courrier comme faux… Ce ne fut pas une affaire d’État et le ministre, un peu piteux sans doute, arrangea rapidement les choses.

Quand, de temps à autre, les journalistes  accusent un ministre de ne pas se rappeler avoir signé un courrier de forme (distinction honorifique par exemple), peut-être celui-ci a-t-il de bonnes raisons de ne pas se le rappeler…

Pour les courriers qui ne comportent pas de décision mais qui sont simplement la transmission d’une information (par exemple les extraits de naissance délivrés par le service central d’État civil du ministère des Affaires étrangères à Nantes), l’évolution technique et technologique des dernières décennies a conduit à utiliser le tampon encreur reproduisant la signature manuscrite, surmonté d’un autre tampon officiel (les tampons, ça ne fait jamais de mal !), puis l’image de la signature manuscrite du signataire officiel. La tendance, semble-t-il, est de croire que la copie d’une signature d’un personnage important fait plus d’effet sur l’administré ou le client que l’original d’une signature « par délégation », pourtant plus honnête. Et le destinataire de s’extasier : « Vous vous rendez compte, c’est le directeur général lui-même qui m’a répondu ! ».

Avec la signature numérique, le procédé reste le même : il suffit de donner sa clé ou son code d’identification à qui on veut faire passer pour soi. Il n’y a même plus besoin de procuration en bonne et due forme ! En dépit du discours officiel d’égalité des supports devant la loi, force est de constater le décalage entre les pratiques de la signature papier et celle de la signature électronique. Exemple : vos parents sont âgés et vous les assistez dans la tenue de leur compte bancaire, cas de figure banal. Comment faire ?

  • Pour signer un chèque, il vous faudra une procuration établie en trois exemplaires, signée devant témoins dans les bureaux de la banque (s’arranger pour que le rendez-vous ait lieu avant que l’intéressé(e) ne se casse le col du fémur…), etc.
  • Imiter la signature fait prendre le risque d’un rejet du chèque (même si vous êtes ministre…).
  • Suggérez à vos parents de demander leurs codes Internet à la banque (même s’ils n’ont pas d’ordinateur, pas besoin de fournir d’adresse IP ou quelque justificatif que ce soit) et de vous les confier (la confiance est un préalable bien sûr). Avec ces petits numéros, vous pouvez en trois clics faire un virement, sans aucune autre formalité.

Vive le numérique !

Le faux-sincère est un sport plus pratiqué qu’on ne croit. Et vous, vous êtes débutant, confirmé ou simple spectateur ?

Ce billet fait partie du quartet : authenticité – sincérité – originalité – fiabilité (le 14 novembre)
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