Articles par catégorie : Qualité du document

Impétigo

6 mai 2013

L’impétigo est une infection superficielle due à un streptocoque, microorganisme qui s’introduit dans la peau par une lésion préexistante telle qu’un eczéma ou une égratignure. Il prend la forme d’une petite bulle qui au bout de quelques heures éclate, libère son contenu et provoque une croûte. Le bobo, qui affecte surtout les enfants, est plus désagréable que dangereux.

La médecine n’étant pas ma spécialité, je veux parler ici non pas de l’impétigo « analogique » mais de l’impétigo « numérique », avec l’hébergeur de messagerie Voila dans le rôle du streptocoque.

Voici (c’est le cas de le dire) ce qui m’est arrivé la semaine dernière : un de mes contacts m’envoie un message via sa messagerie Voila. Je lis le message, court et factuel, puis mon œil est attiré par la ligne de publicité figurant au bas du message comme souvent avec les opérateurs « gratuits », à « l’insu du plein gré » de l’émetteur (sauf si on se met systématiquement en copie de ses envois). La gratuité est la faille par laquelle se glisse la bactérie numérique…

Je lis donc : « Marie-Charline vit avec un ministre de 30 ans son aïné [sic]. Qui est ce ministre socialiste ? Réponse ici ». Étant complètement accro aux peoples, je ne peux pas résister une seconde avant de cliquer sur la petite pustule bleue « ici », laquelle libère alors son contenu : « Pierre Moscovici : Sa compagne Marie-Charline Pacquot se dévoile » :

Après une petite enquête, à laquelle dix autres de mes contacts ont bien voulu contribuer (je leur réitère mes remerciements), il apparaît que cette publicité Voila a été annexée aux mails expédiés entre le 19 et le 26 avril à midi. J’ai aussi pu constater que, dans la moitié des cas, pour des raisons techniques de compatibilité je présume, la phrase qui « achève » le mail affiche le lien complet, à savoir « Réponse ici http://people.voila.fr/people/actu-stars/personnalites/pierre-moscovici-sa-compagne-marie-charline-pacquot-se-devoile-people_10042.html » ce qui a le vilain effet de tuer le suspens puisque la réponse est donnée dans la question. Déception, même plus besoin de cliquer.

À partir du 26 avril, vers 13h, Marie-Charline passe à la trappe et on passe à la pub suivante, plus sobre : « High-tech, jardin, mode, bricolage, maison,… J’achète malin. Je compare les prix avec Voila.fr ».

Dans le monde perso, on se moque de tout cela. Dans le monde pro, en principe, on n’utilise pas son adresse de messagerie perso, encore qu’il y ait pas mal d’exceptions (erreur de manipulation, bouton répondre sans vérifier que l’émetteur lui-même s’était trompé, message envoyé hors du temps de travail au bureau, etc.). Mais dans le monde pro-perso, attention à la pustule qui forme une mauvaise croûte.

Peut-on imaginer dans le monde papier une femme envoyant sa candidature pour un poste d’éducatrice dans un foyer de jeunes filles dans une enveloppe sur laquelle La Poste ajouterait une publicité pour un concert de « Nique Ta Mère » ?

Cette anecdote illustre très bien la question du statut de l’enveloppe qui achemine le message et de sa dissociabilité du contenu assumé par l’émetteur. Si ces mails d’hébergeurs gratuits se trouvent archivés, quid de la responsabilité de l’hébergeur ? Quel recours de l’émetteur contre les conséquences négatives de certaines pubs que souvent il ignore ?

Moralité, si vous cherchez du boulot dans un ministère en ce moment, évitez d’avoir un compte de messagerie chez Voila.fr. Prenez-en plutôt un chez Laposte.net, en ce moment, leur message de pub en fin de mail concerne les coffres forts numériques. Si vous cherchez un job dans l’archivage, ça peut être un plus…

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Pour info

22 avril 2013

« Pour information » : c’est un peu long.

« PI » (sur le modèle du FYI anglo-saxon) est un peu court (et puis on pense à 3,1416, ou à « et pis quoi encore ? »).

« Pour info » : c’est bien. Quand c’est employé à bon escient.

Tout écrit, tout document, a une valeur d’information. Écrire dessus « pour info » simplement pour rappeler cela est superfétatoire. Le « pour info » a un sens précis, en tout cas avait.

Le « pour info » est d’abord utilisé dans l’administration pour qualifier les copies (copies carbones puis photocopies) établies en même temps que l’original et diffusées officiellement ou ouvertement à d’autres destinataires que le destinataire de l’original parce que, pour la bonne marche de l’administration, ces autres destinataires doivent avoir connaissance de la décision ou déclaration portée par l’original (en général un courrier). L’objectif n’est pas de déclencher une action en conséquence de cette information mais de compléter la documentation de ces autres acteurs en vue d’une éventuelle décision relevant de leurs compétences et en lien avec l’affaire.

Exemple : vous êtes le président de l’association de défense du camembert au lait cru. Continuer la lecture →

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Distinguo

15 avril 2013

Que voyez-vous ?

Deux tickets de RER pour le trajet Paris-intra muros – La Défense. Oui, mais il convient de faire le distinguo entre les deux.

L’apparence des deux tickets diffère sur plusieurs points : le sigle RATP est plus Continuer la lecture →

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Quasimodo

8 avril 2013

Encore du latin ! diront les uns.

Ah ! Notre-Dame de Paris, Victor Hugo, Anthony Quinn… diront les autres.

Les deux sont liés.

C’est que j’essaie de coller à l’actualité dans ce blog. C’était hier le dimanche de Quasimodo Continuer la lecture →

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Chrono

21 janvier 2013

Vous pensez immédiatement au chronomètre et au « top-chrono » qui va lancer votre footing, après quoi, vous jouerez peut-être au Chrono Trigger sur votre console, non sans avoir préalablement commandé une côte de bœuf chez Chrono viande (livraison à domicile en 72h) ou appelé Chrono Pizza (plus rapide) Vous n’y êtes pas.

Sans rechercher les temps disparus, sans vouloir mesurer le temps, le raccourcir, le gagner ou le perdre, je veux simplement évoquer ici le vrai bon vieux chrono, c’est-à-dire la collection chronologique de correspondance (courriers émis et parfois courriers reçus) d’une institution ou d’une personnalité. Mais…

C’est là un instrument
Que les moins de vingt ans
Ne peuvent pas connaître.
La boîte en ce temps-là,
Dans le secrétariat,
Classait toutes les lettres.
Et si l’humble classeur
Tenu avec rigueur
Ne payait pas de mine,
C’est là qu’on retrouvait
Les courriers sans délai,
C’était cool, c’était clean.
Bon système, sans problème…

La forme du chrono a évolué au gré de l’évolution des techniques d’écriture : d’abord des registres ou cahiers de copie-lettres à l’époque de la correspondance manuscrite (il en existe de magnifiques pour le début du XXe siècle), auxquels ont succédé les fragiles peluriers regroupant les copies carbone sur papier pelure des courriers tapés à la machine, puis les simples « chronos » constitués de photocopies mais parfois également d’originaux.

Le chrono est  un aide-mémoire de proximité mais c’est aussi et surtout la trace concise d’une activité, avec un ratio densité d’information/volume particulièrement  intéressant, à la fois pour le dirigeant qui arrive et a l’intelligence de sonder le passé, et pour l’historien.

C’était avant que :

  • l’emballement de la circulation du papier ne rende les chronos obèses de copies sans intérêts, de courriers qui ne veulent rien dire, de publicités impertinentes…, jusqu’à éclater ;
  • la bureautique qui clignote n’envahisse tout et ne ringardise le chrono sans que le nécessaire désordre induit par la technologie soit compensé par de nouvelles pratiques de maîtrise du temps ;
  • la plupart des circulaires administratives relatives à la conservation des archives ne prescrivent sèchement la destruction après cinq ans des chronos de correspondance.

Combien de chronos de directeur général ou de chargés de mission, véritables chroniques, quintessence des activités, ont-ils été détruits sans état d’âme, au nom d’une réglementation délétère appliquée sans discernement ?

Combien de chronos de directeur général ou de chargés de mission sont-ils mort-nés, éparpillés dans des dossiers d’affaires, émiettés dans des mails éphémères ?

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Sténo

10 décembre 2012

La sténo (graphie ou typie) a-t-elle de l’avenir ?

Cette technique de transcription de la parole qui remonte à l’Antiquité va-t-elle résister à la technologie ? Ou plutôt, ces différentes techniques inventées au cours des siècles et des besoins des civilisations écrites vont-elles résister aux technologies numériques qui semblent savoir tout faire ?

Le besoin, sur le forum romain, dans les entreprises commerciales de la fin du XIXe siècle, dans les enceintes parlementaires d’aujourd’hui ou dans les amphis de l’université, est toujours le même : noter tout ce qui se dit pour n’en rien perdre et pouvoir se référer à l’intégralité du discours.

Or, la vitesse d’écriture de la langue en respectant l’orthographe et la grammaire, même pour les plus habiles, est bien inférieure à la vitesse de la parole (sauf pour ceux qui déclament au ralenti à la manière de Montfleury moqué par Molière dans L’Impromptu de Versailles).

Pour noter à la vitesse de la parole (environ 220 mots par minute), il existe plusieurs méthodes d’écriture resserrée (le sens de stenos en grec), lesquelles se rattachent à deux grandes approches :

  1. le système abréviatif : on codifie certaines suites de caractères, certains mots voire certaines formules par des suites de lettres représentatives ou de nouveaux signes, par exemple le fameux « 9 tironien » (de Tiron, secrétaire de Cicéron) : le chiffre 9, tracé d’un trait dans le sens des aiguilles d’une montre mais dont le rond est sur la ligne, remplace les trois lettres du préfixe latin « cum » ou « con » en français [je l’utilise personnellement au quotidien– pour prendre des notes, pas pour injurier les passants, je précise au cas où…] ; autre exemple, les savants tracés des notaires aux allures de gribouillis, sur les minutes manuscrites d’antan, qui renvoient à certaines clauses récurrentes ;
  2. la transcription phonétique : on note les sons et la ponctuation avec des traits ou des points dont la combinaison s’opère plus facilement que celle des lettres de l’alphabet. Les deux grandes méthodes de ce type remontent à la période d’expansion économique du Second empire : la méthode Prévost-Delaunay et la méthode Duployé.

Il convient de distinguer plusieurs usages : la production du procès-verbal d’une séance officielle qui exige une méthode avalisée, une saisie systématique sur une durée assez longue de manière à prévenir des contestations ; la production d’un courrier pris en sténo par une secrétaire (une ou deux pages) ; la prise de notes à des fins de mémoire personnelle sans retranscription à la clé.

Mais aujourd’hui, pourquoi s’embêter à transposer en écriture un discours que l’on peut l’enregistrer facilement en audio ou en vidéo ? Cela supprime en plus l’intermédiaire entre la réalité de la parole et le lecteur inhérent à la sténo, quelle que soit la méthode. L’enregistrement audiovisuel est bien plus fiable et plus complet (la prononciation, les inflexions de la voix, la gestuelle, etc.). Quant à la retranscription, les systèmes de reconnaissance vocale seront bientôt au point. Les technologies numériques savent capturer, traduire, restituer…. Bien sûr on peut produire un compte rendu in extenso à partir d’un enregistrement audiovisuel (l’Assemblée nationale a fait ce choix il y a peu). Bien sûr le dictaphone permet un travail en différé et le message peut être réécouté. Bien sûr, un cours enregistré est plus sûr quand on révise que des notes codées.

Cependant la sténo présente un double avantage pour celui ou celle qui doit à la fin produire un écrit : celui de s’approprier plus vite le sujet par l’effort de compréhension que constitue la prise de notes (par opposition à l’ enregistrement passif du discours), et celui de gagner du temps car on a plus vite fait de lire les notes en sténo d’une heure de réunion que d’écouter ou visionner une heure de vidéo. Tout dépend du but, des enjeux et du temps disponible.

En revanche, si les outils du marché étaient un peu plus performants pour assister la saisie de notes (raccourcis clavier, développement d’abréviation…), ce serait appréciable.

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Bolino

5 novembre 2012

Dans les années 1950, les visionnaires de l’époque imaginaient qu’en l’an 2000 on se nourrirait de pilules de couleurs variées au goût des mets d’antan. Trente ans plus tard, Maggi a trouvé mieux avec les plats cuisinés déshydratés (lyophilisés) : « Bolino, Bolino ! Le bon petit plat tout chaud ». Un succès ! Si tout le monde n’y a pas goûté, tout le monde a entendu la pub (si vous voulez la réécouter, cliquez ici).

La pub date et la marque ne fait plus les devants de gondoles, mais le produit a encore quelques adeptes. C’est que le Bolino, c’est séduisant :

B comme Bon marché, bien moins cher que le plat du jour chez le traiteur du coin (mais plus cher qu’une baguette aux céréales).

O comme Odoriférant (une odeur de cantine de collège qui joue les prolongations en s’accrochant au palais et aux vêtements pour toute la journée… Ah ! nostalgie…).

L comme Léger dans le sac à provision (un pot pèse 75 grammes pour un plat qui, une fois reconstitué en fait 275).

I comme Instantané, enfin presque parce qu’il faut quand même le temps de chauffer l’eau, de mélanger et de laisser refroidir, soit cinq à dix minutes selon l’équipement. On peut trouver plus rapide mais c’est nettement plus vite fait, par exemple pour le hachis Parmentier – produit phare du Bolino – que de cuire des pommes de terre, de hacher la viande et d’avoir pensé à garder un reste de viande.

N comme Nouille, car il n’est pas besoin d’avoir inventé la poudre pour préparer un Bolino (la poudre de nouille au fond du bol…).

O comme On the shelves : le Bolino c’est du « prêt à consommer », à la mode de notre temps, pour les gens pressés, passifs devant ce qu’ils ingurgitent, attirés par les couleurs qui flashent et sans grandes exigences sur la qualité du contenu.

Prêt à manger, prêt à lire ou prêt à informer, tout cela  fonctionne sur le même principe. Le journaliste, l’étudiant ou le chef de projet qui doit rédiger un article ou un rapport mais qui ne sait pas choisir les ingrédients d’une bonne préparation, qui ne veut pas se donner la peine d’éplucher ses sources, de mixer les idées, de faire revenir après la première saisie, de tourner pour faire disparaître les phrases grumeleuses et de goûter pour voir si c’est bon, un rédacteur donc qui a la flemme de prendre le temps d’une composition documentaire équilibrée, se comporte en bolinophile. Recette : on se procure sur Internet un fond d’information brute, genre dépêche d’agence ou un fait quelconque, et on l’allonge avec de l’eau tiède (pas de problème d’approvisionnement, les inventeurs d’eau tiède sont légion), sous la forme de copiés-collés, de périphrases, de redites, d’extraits de vieilles versions mal fagotés. Et voilà, le « Bolinfo » est prêt à consommer ! C’est rapide, c’est pratique. C’est fade, pâteux, indigeste, mais c’est à la mode.

Finalement, la vertu principale du Bolino, c’est sa capacité à susciter l’envie d’un bon repas, à réveiller la cuisinière et le gastronome (ou inversement) qui dort en chacun de nous. Enfin, c’est ce que peuvent penser les optimistes.

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Recto-verso

1 octobre 2012

Regardez attentivement cette image. Que voyez-vous ?

Un registre vierge ouvert en son milieu, illustrant la page « santé-social » de la boutique en ligne de Berger-Levrault éditeur depuis le dix-septième siècle, maître incontesté du registre coté et paraphé de l’ère de l’administration napoléonienne, aujourd’hui 1er éditeur multicanal européen, et 10e éditeur de logiciels français.

Plus précisément (bien que la photo ne soit pas très lisible) il s’agit d’un registre pré-imprimé pour l’enregistrement chronologique des interventions chirurgicales ou obstétricales, registre que doit remplir l’infirmière ou la sage-femme de salle. Peu importe, cela n’a aucune importance ici. L’intérêt de cette image réside dans le nombre 119 que vous avez bien sûr remarqué dans les deux coins supérieurs de l’image, ou plutôt du registre.

Pourquoi 119 ? Pourquoi pas 2, 13 ou 78 ?

Est-ce parce que 119 est la somme de cinq nombres premiers consécutifs ? Est-ce un clin d’œil au numéro d’appel gratuit 119, consacré au signalement des enfants maltraités, histoire de conjurer le mauvais sort pour les enfants dont les noms seront consignés dans ce registre ? Peu importe, cela n’a aucune importance dans cette affaire. Ce qui fait que cette image est remarquable est la répétition du même nombre à droite et à gauche. Il y a là dedans quelque chose de bizarre qui m’a sauté aux yeux comme un caillou dans un plat de lentilles.

Traditionnellement, ce que l’on cote, dans un registre, ce sont les folios, le folio désignant la feuille de papier prise dans la reliure, avec ses deux faces, le recto et son verso, correspondant à deux pages d’écriture. Chaque folio reçoit logiquement un numéro, de 1 à N, au recto, et le verso porte le même numéro assorti d’un petit « v° » pour « verso » : 1, 1 v°, 2, 2 v°, 3, 3 v°, etc. La raison d’être de cette numérotation est de vérifier, le cas échéant, qu’un folio n’a pas été arraché, ce qui provoquerait un trou dans la numérotation et donc entamerait l’intégrité du registre.

Pour les livres imprimés, contrairement aux registres, la coutume veut que l’on numérote les pages et non les folios : 1, 2, 3, etc.

Les deux 119 ci-dessus ne se rattachent ni à la cotation des registres ni à la numérotation des pages d’un livre. C’est un mixte, une hybridation entre la cotation des folios et la numérotation des pages, l’émergence d’une nouvelle pratique qui ne dit pas clairement son utilité, un changement gratuit (c’est vrai qu’avec tout ce qu’on paie déjà, un peu de gratuit est tentant…). Est-ce délibéré ? Sans doute que non. Faut-il y voir une influence du numérique qui ne connaît pas le verso (il n’y a rien derrière l’écran !) ? Peut-être…

Rassurons-nous, le recto-verso n’est pas perdu pour tout le monde. Il semble qu’il connaisse une nouvelle carrière dans la gastronomie. En effet, plusieurs restaurants portent ce nom, allusion sans doute aux deux côtés de la tartine. Mais alors : le beurre correspond-il au recto et la confiture au verso ? Ou l’inverse ?

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Recueil « Serendipité et autres curiosités »

3 septembre 2012

Le billet « Temporalité », qui a inauguré ce blog le 28 juin 2012, évoque le raccourcissement de la mémoire dans la société numérique. Le billet « Traçabilité », la semaine dernière, souligne l’impact du numérique sur la production des documents et l’usage de l’information et, partant, sur le traitement documentaire et archivistique des traces, sur la conservation des données.

Entre les deux, je me suis efforcée de montrer, gentiment, combien les technologies numériques perturbent, malicieusement, la vie quotidienne des personnes, individus ou entreprises, pour le plus grand bien de ceux qui maîtrisent l’information, et au grand dam de ceux qui la subissent. D’un côté, de nouvelles possibilités de s’exprimer, de commercer, d’apprendre ; de l’autre, de nouvelles contraintes avec la pression du temps, l’infobésité, la cybercriminalité, etc.

Comme quoi, dans le rapport entre les progrès technologiques et les comportements humains, nihil novi sub sole, mais ça va mieux en le (re)disant car le temps passe si vite qu’on a tôt fait de l’oublier.

Voici donc le recueil de mes 59 billets en –ité, intitulé « Sérendipité et autres curiosités », que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Le recueil présente les billets dans l’ordre des dates de publication et constitue en quelque sorte les « Archives » du blog bien que je récuse cette acception purement chronologique du mot archives mais il faut bien sacrifier de temps en temps à la mode…

Bonne lecture de ces ité-rations, et surtout : consommez avec modé-ration !

Il reste beaucoup de mots en –ité qui se prêteraient à la critique mais il faut varier les plaisirs et les suffixes.

J’enlève donc l’ité et, la semaine prochaine, je remets le « o » !

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Recyclabilité

20 août 2012

Rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme, dit le savant.

Toute chose est donc appelée à se métamorphoser un jour ou l’autre en une autre chose ou en une autre matière. Toute chose sera recyclée, passivement, y compris les canettes de Coca-Cola dans les refuges de l’Himalaya ou les sacs plastiques dans certaines ruelles de certaines villes. C’est une question de temps, le temps long de la nature.

Le recyclage est une activité humaine, qui s’inscrit dans un temps court, pour satisfaire à des critères humains : rationalité, économie, culture, par exemple, le pudding : on prend des restes de pain que l’on recycle en gâteau. C’est facile. Pour les métaux, évidemment, c’est plus compliqué.

La notion de recyclabilité, c’est-à-dire la capacité d’un produit à être reconvertir dans un autre, vient, comme la qualité, de l’industrie qui fixe des normes. Pour être recyclable, un produit doit pouvoir être réintroduit dans un processus de production mais aussi être associé à une filière de récupération qui lui assure un débouché commercial.

Selon le produit manufacturé considéré et la possibilité technique d’en extraire les composants (carton d’emballage du réfrigérateur ou réfrigérateur lui-même), la recyclabilité sera totale ou partielle. De même, pour être considéré comme « recyclé », un produit industriel doit contenir un certain pourcentage de matières qui ne provient pas de l’usage de matières premières mais de cette « matière première secondaire » que sont les déchets. Ce pourcentage varie selon les produits : au moins 50 % de fibres cellulosiques de récupération pour du papier recyclé, etc.

Le papier recyclé coûte volontiers plus cher que le papier non recyclé mais il faut participer à l’effort collectif pour la planète. Si donc vous avez un rapport à écrire, il vous est fortement recommandé de gaspiller cent pages de papier recyclé ou recyclable pour payer votre écot à la recyclabilité. Ceux qui se contentent, pour produire le même rapport, de consommer « seulement » 10 pages de papier non recyclé qui ne partira pas au recyclage, ne sont que des mauvais coucheurs !

Le papier n’est que le support de l’écrit. Quid du contenu ? Quid de la recyclabilité des « documents », constitués d’une information sur un support, selon la définition communément admise ?

Les « archives intermédiaires » (cette vilaine et viciée expression française…) donnent un exemple de la recyclabilité du produit « archive » au moment crucial de la fin d’usage. Les archives qui ne servent plus font l’objet d’un tri (on dit aujourd’hui « sélection ») : d’un côté, le support est recyclé en pâte à papier ou composants informatiques (avec l’information embarquée qui ne nuit pas au recyclage de la matière) ; de l’autre l’information historique (avec son support qui lui donne une existence matérielle) est recyclée en archive patrimoniale. La recyclabilité ici correspond à la possibilité technique (technicité archivistique et diplomatique)  d’extraire de la matière première initiale (les documents tels qu’ils ont été produits) la matière première secondaire que sont les sources historiques. Les dossiers en vrac au fond d’une cave humide présentent une recyclabilité proche de zéro ; inversement des dossiers bien qualifiés en amont présentent un pourcentage de recyclabilité historique correct, mais les normes commencent seulement à aborder ce sujet…

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Imputabilité

16 juillet 2012

Les commentaires sur le billet «authenticité » avaient mis en avant le mot imputabilité, en lien avec la jurisprudence française relative à la signature électronique.

L’imputabilité dans ce contexte de preuve fait référence aux éléments, aux indices qui permettent d’attribuer un acte à un auteur. L’authenticité aussi, avec un positionnement différent. L’authenticité vise l’acte, le document qui doit porter (comporter, supporter, pouvoir importer et exporter…) les traces de la validation d’un contenu par son auteur prétendu et la date de cette validation. La notion d’imputabilité ratisse plus large dans le sens où elle s’applique à une action ou à un fait et qu’elle peut s’appuyer sur des éléments extérieurs au document proprement dit. L’authenticité est une qualité du document engageant ; l’imputabilité est une possibilité à partir de ce document. L’imputabilité passe par les caractéristiques d’authenticité quand elles existent, mais pas seulement.

Le point commun entre les deux mots est que ni l’un ni l’autre ne figure dans l’article 1316-1 du code civil relatif à la reconnaissance légale de l’écrit électronique : il n’y est question que d’identification de la personne et de conservation intègre. Par ailleurs, si authenticity est une notion bien affirmée en anglais notamment dans les normes d’archivage/records management, imputability est un mot plutôt rare si on en croit l’ami Google ; il traduit bien sûr «imputabilité » mais accountability est bien plus fréquemment utilisé pour cela, lequel mot accountability n’a pas non plus de traduction frontale en français et renvoie souvent au terme responsabilité qui ne correspond pas tout à fait responsibility. Après tout, c’est bien comme ça, sinon on s’ennuierait…

L’imputabilité est étymologiquement le fait de «porter au compte de ». L’usage le plus courant concerne la comptabilité avec l’imputabilité d’une dépense sur telle ou telle ligne budgétaire. Mais on parle aussi de l’imputabilité d’une action de formation (sous entendu au plan de formation de l’entreprise), ou encore de l’imputabilité des maladies à l’activité professionnelle, et bien sûr de l’imputabilité d’une faute, d’un dommage, d’un crime (on « impute » rarement des bienfaits).

Dans sa dernière enquête – voir Curtain, en français Hercule Poirot quitte la scène – Hercule Poirot démontre que cinq crimes depuis longtemps élucidés sont en réalité imputables à un même personnage qui n’en a pourtant commis aucun au sens strict mais qui fait partie de l’entourage de chaque affaire, Cet individu n’a pas versé le poison ni tenu l’arme du crime, mais il a instillé dans l’esprit du meurtrier ou de la meurtrière en herbe, en proie à la souffrance et au doute, les arguments justificatifs à leurs propres yeux du geste fatal, à la manière de Iago dans Othello. L’imputabilité ne repose pas là sur des indices matériels du crime mais sur une analyse plus complexe des motivations et des influences.

Pour revenir au document en général et au document numérique en particulier, il est souhaitable d’anticiper les traces à charge ou à décharge sur lesquels se fondera en premier lieu la preuve et la recherche d’imputabilité. Comment faire ? En ayant recours à « l’input-abilité », c’est-à-dire la capacité des individus (décideurs, collaborateurs, personnes privées) à insérer les bons «inputs » (signature, horodatage…), dans les documents et les dossiers numériques de façon à en assurer la lisibilité, la validité, la fiabilité, l’authenticité…

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Élasticité

11 juin 2012

Le dictionnaire de l’Académie française de 1986 définit l’élasticité comme la « propriété qu’ont certaines substances ou certains objets de se déformer, de se comprimer, de se distendre sous l’action d’une force extérieure, puis de reprendre leur forme et leurs dimensions dès que cette force cesse de s’exercer », comme peut le faire une rondelle de caoutchouc à l’ouverture d’un bocal de conserve, ou un caleçon en lycra sur des jambes plus ou moins musclées, ou encore l’élastique (bien nommé) que l’on fait passer derrière la chemise après y avoir classé un document. Or, il arrive que le document à l’intérieur de la chemise réponde lui aussi à cette définition de l’élasticité, bien que la question soit plus rarement évoquée.

Il y a deux phénomènes observables dans l’élasticité documentaire : l’un touche au contenu, l’autre au support, étant entendu qu’un document est un contenu (une information) enregistrée sur un support (définition classique).

Il apparaît que certains types de documents ont tendance à se distendre, à s’allonger, sous l’action d’une émulation extérieure ou sous la pression d’une mode rédactionnelle, avant de revenir à une taille normale, lorsque le bon sens et la recherche de l’efficacité reprennent le dessus. Voici quelques exemples.

La note, face à quelque nécessité aussi impérieuse qu’infondée, enfle volontiers, comme si la longueur compensait le contenu et que la dilatation du discours en permettait une meilleure réception ; à d’autres moments, la disparition de cette angoisse permet à la note de reprendre son allure ordinaire d’une ou deux pages dédiées à une décision ou une information ponctuelle.

Le rapport, cédant à l’appréhension de ne pas répondre à l’objectif, réagit par l’augmentation du nombre de pages, la multiplication des sauts de page, le ballonnement des paragraphes verbeux, la redondance des phrases creuses ; mais le rapport sait aussi revenir une forme originale plus épurée, concentrée sur ce qu’il y a vraiment à rapporter, sur le fait de dire bien et non de dire beaucoup.

Quant à la thèse, le phénomène est encore plus palpable ; la surenchère estudiantine (rédiger une thèse plus longue que l’autre) conjuguée aux progrès technologiques (je copie-colle, j’insère) ont provoqué un étirement général, une boursoufflure de la thèse, décorrélés de la qualité du travail. Lorsque la pression de la course au plus gros bébé se relâche, on revient à une certaine normalité, dictée par le rôle initial de la thèse qui est de démontrer qu’on a compris quelque chose et non que l’on sait noircir ou colorier des pages. D’autres exemples pourraient illustrer ce fait que la typologie documentaire est élastique ; elle se module au gré d’événements extérieurs qui, via la perception qu’en ont leur auteur, impactent significativement leur forme et leurs proportions. Heureusement, la transformation est réversible (sinon ce ne serait pas de l’élasticité) : dès que les effets perturbateurs disparaissent ou s’estompent, le document recouvre une dimension ajustée à sa vocation première.

Le second phénomène concerne le support de l’information, non seulement la matière sur laquelle les caractères d’écriture sont enregistrés mais aussi le conditionnement, l’unité physique de conservation, qui présente également des propriétés élastiques. Exemple : un dossier constitué initialement de vingt pièces peut facilement tripler ou quadrupler de volume par l’ajout compulsif de sous-chemises, chemises, pochettes et autres intercalaires, qui vont par la suite disparaître, notamment à l’occasion du tri estival.

Le numérique transpose le processus mais le maintien : la compression des fichiers tasse le contenu dans un plus petit volume avant de le restituer dans son apparence initiale, via la décompression.

La matière documentaire se caractérise donc par une double élasticité : élasticité informationnelle doublée d’une élasticité matérielle ; pas étonnant que les mêmes documents, issus de la même activité conduite par des acteurs différents, revêtent des formes si différentes, selon la conformation de leur auteur, comme un vêtement finit par ressembler à celui qui le porte, à force d’épouser ses caractéristiques.

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Exemplarité

21 mai 2012

Le mot est à la mode au plan politique, profitons en !

Exemplarité : qualité de ce qui est exemplaire. Que veut dire exemplaire ?

Voilà un mot curieux, presque paradoxal. D’un côté, l’acte exemplaire, le modèle de référence, l’exemple à imiter, la voie à suivre ; de l’autre, le substantif « exemplaire », à l’autre bout de la chaîne, désigne toute reproduction d’un objet, par exemple un livre, un journal ou un disque : tirage à 20 000 exemplaires, 300 000 exemplaires vendus, etc., faisant de l’exemplaire quelque chose de tout à fait banal, par opposition à l’unicité de l’original.

L’acte exemplaire est appelé à être reproduit ; et la reproduction mécanique de l’objet crée l’exemplaire. On parle aussi d’exemplaire pour qualifier un spécimen d’une espèce végétale ou animale qui est considéré comme représentatif dans une collection.

La point commun est l’appropriation : on s’approprie l’acte exemplaire pour réaliser une action aussi remarquable, noble ou spécifique dans sa technicité ; on crée l’exemplaire en sciences naturelles par la sélection d’un individu parmi d’autres ; on s’approprie l’exemplaire du livre en y inscrivant son « ex-libris », ou, pour une bibliothèque, en pratiquant l’exemplarisation, terme professionnel pour l’opération de catalogage. Chaque exemplaire a ainsi un petit plus lié à son histoire particulière ou à celle de son propriétaire.

Pour l’écrit qui n’est pas destiné à diffuser des connaissances mais à supporter l’activité des personnes dans leurs relations de travail, contractuelles, hiérarchiques ou administrative, on parle aussi d’exemplaire, comme synonyme de copie, avec des valeurs et des usages assez nuancés : les trois ou quatre exemplaires de la liasse auto-carbonée dont chacun a un destinataire précis, le nombre de copies d’un dossier de réunion que chaque participant annotera et classera à sa façon. Ce qui, dans le cas de plus en plus fréquent d’une multitude d’exemplaires au sein d’une même structure, conduit à créer l’expression « exemplaire de référence », sans que ce soit une tautologie ; il faut comprendre : un « exemplaire exemplaire », ou un exemplaire² en quelque sorte.

Le numérique met bien sûr son grain de sel dans tout cela : les réseaux favorisent la publicité de l’acte exemplaire, la mise en ligne d’un journal réduit le nombre d’exemplaires en le remplaçant par des connexions et des visites de site, la photo numérique permet d’analyser et de décrire le spécimen plus précisément, et les outils collaboratifs et de messagerie s’ingénient, avec la complicité d’utilisateurs inconséquents, à multiplier les exemplaires tous azimuts, brouillant à l’envi les pistes de la « bonne version », semant perfidement des traces inutilement bavardes dans des espaces non protégés, engraissant les armoires et les serveurs jusqu’à l’infobésité fatale…

Ainsi, pour revenir à l’exemplarité, on peut dire que, l’archivage (numérique), pour être exemplaire, doit être particulièrement vigilant à maîtriser le nombre d’exemplaires de chaque document, tant pour gérer le risque que pour accroître l’efficacité de l’organisation. CQFD.

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Fidélité

23 avril 2012

Donc (voir le billet de la semaine dernière), pour les copies, la notion de fidélité aurait damé le pion à celle de conformité.

L’article 1348 du code civil, issu de la loi du 12 juillet 1980, dit : « Les règles ci-dessus [production d’une preuve écrite] reçoivent aussi exception lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. »

À l’époque, le texte vise la réalisation de microfilms et de photocopies (papier). C’est clair. Puis est venu le numérique et l’article 1348 a été mis en avant pour favoriser la numérisation suivie d’une destruction du papier numérisé (argument à l’origine de nombreux projets de GED). Enfin est arrivée la reconnaissance légale de l’écrit sous forme électronique, « admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que etc. » (loi du 13 mars 2000).

Quelques années plus tard apparaissent des formulations curieuses.

L’instruction fiscale du 11 janvier 2007 décrit les conditions auxquelles les entreprises peuvent conserver sous forme électronique le double des factures clients émises sous forme papier. Optime ! Mais, comme le fait très justement remarquer Me Thierry Piette-Coudol dans un article consacré à la « copie fidèle et durable », le texte, en se référant à l’article 1348, confond « copie » et « double » ; il est vrai les fondamentaux de la diplomatique ont été injustement malmenés par l’usage du numérique.

L’arrêt de la Cour de Cassation du 4 décembre 2008 (voir le commentaire de Me Isabelle Renard) condamne la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) de la Marne, dans le litige qui l’oppose à la société Continent France, au motif que le courrier produit par la CPAM comme preuve de sa bonne foi, est présenté sous la forme d’une impression postérieure à la date présumée dudit courrier – de surcroît non signée – et n’en est donc pas une « copie fidèle ». Certes ce fichier Word et son impression ne valent pas tripette, dépourvus qu’ils sont de traces de validation et de date. Cependant, l’argument, là encore, s’accorde mal avec une analyse diplomatique.

Question : le double d’un courrier émis a-t-il jamais valablement prétendu être une « copie fidèle », ou plutôt une « copie » tout court ? Rédiger le brouillon (ou projet) d’un courrier qui sera mis en forme après validation de sa teneur et enregistré, geste séculaire dans le travail de bureau, ne correspond pas à la production d’une copie mais d’une minute. Les milliers de volumes de copies-lettres, peluriers ou chronos de courriers, autant de doubles (non signés) qui ont accompagné des décennies de secrétariat étaient-ils irrecevables ? Non, bien sûr, dès lors que les règles minimales d’enregistrement (numéro séquentiel, date) étaient respectées.

Dans Gaspard, Melchior et Balthazar, Michel Tournier montre le roi de Nippur (Balthazar) s’émerveillant de la beauté des tatouages et scarifications des compagnons noirs du roi de Méroé. Gaspard lui répond : « Je tiens compte de cela quand je choisis mes hommes. Jamais un tatoué ne m’a trahi. », provoquant la remarque de Balthazar : « Étrange métaphore qui identifie tatouage et fidélité. »

Voilà enfin une définition ! La fidélité s’oppose à la trahison, et se matérialise par le tatouage et non par le clonage. La fidélité ne réside pas dans une reproduction à l’identique mais dans la trace irréversible du lien entre les deux parties. C’est bien par la traçabilité (identifiant, tatouage numérique…) que passe la fidélité entre un document et son double ou sa copie, et non par une apparence d’identité.

C’est à se demander si, en matière de fidélité, la littérature n’est pas plus pertinente que la loi…

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Fiabilité

14 novembre 2011

À qui se fier ? Voilà la question du siècle !

Aux étiquettes sur les boîtes de conserve ? Au journal gratuit dans le métro ? À la météo ? Au Journal officiel ? À sa concierge ? Au commercial en costume-cravate ? À Cassandre ? Au dernier qui a parlé ? À la vidéo plébiscitée sur Youtube ? Au Petit Larousse ? À la télévision publique ? À la télévision privée ? À twitter ? À Wikipédia ?…

La norme internationale ISO 15489 sur le « records management » place la fiabilité, juste après l’authenticité et avant l’intégrité et l’exploitabilité, dans la liste des quatre caractéristiques du document d’archives, avec la définition suivante : « Un document fiable est un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’elles attestent, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits ultérieurs. »

Ce qu’on demande à un document, c’est de pouvoir se fier à l’information qu’il porte, de pouvoir s’appuyer sur son contenu, de pouvoir transformer les faits décrits en une connaissance solide, aussi solide que la première brique du mur que l’on veut construire. C’est pouvoir se dire qu’on peut avancer sans danger de se tromper de route, de se retrouver dans des sables mouvants ou de se faire mordre par un serpent.

La fiabilité ne se prouve pas comme l’authenticité. Elle s’apprécie. Les éléments intrinsèques au document sont le plus souvent insuffisants ; c’est la confrontation à l’environnement documentaire, à des indices extérieurs, qui permet cette appréciation. Le petit bonhomme vert vous signale que vous pouvez traverser la rue mais n’empêche pas un éventuel chauffard d’ignorer le feu rouge correspondant et de vous écraser en toute légalité.

Madame X a rédigé un testament par lequel elle lègue son tableau de Gauguin à son petit-fils. Le testament est manuscrit, daté, signé ; nul ne conteste son authenticité. Cependant, est-il fiable ? Peut-être que le tableau ne lui appartient pas, ou qu’il est faux. Peut-être que Madame X a rédigé depuis un autre testament qui annule le premier avec d’autres dispositions…

Maurice Jarre est décédé le 29 mars 2009. Le lendemain, les journalistes, parmi d’autres curieux, trouvent dans l’article de Wikipédia (en) consacré au musicien une citation bien opportune où l’artiste expose « La musique était toute ma vie, etc. ». Plusieurs journaux anglais s’empressent de citer la citation… qui s’avère être un canular lancé par un étudiant irlandais, Shane Fitzgerald, dans le dessein de tester les réactions des journaux face à une information gratuite car non sourcée. Et ça marche !

Cette anecdote relate une expérience originale (la supercherie de la « fausse nécrologie » à des fins expérimentales est datée) visant sincèrement (l’étudiant n’a pas chercher à tromper) à démontrer le caractère non fiable (la citation ne correspond pas à la réalité) d’un texte constitué d’une suite de phrases ou d’illustrations rédigées ou retranscrites par X personnes plus ou moins identifiables au travers de leur pseudo, exprimant une vision souvent partielle voire partiale, dans un ordre à peu près tracé dans l’historique de l’article, assemblage dont on ne peut valablement évaluer l’authenticité.

C’est bien la fiabilité qui est en cause dans cette histoire. La faille est d’une part dans l’absence de sources vérifiables incluses dans l’énoncé de la citation, d’autre part dans l’absence d’esprit critique de ceux qui sont censés informer la population mais qui ont recopié sans se poser de questions, aveuglés par l’appât du scoop.

À qui se fier ? À ce qui est authentique ? À ce qui est sincère ? À ce qui est original ? À votre instinct qui vous dit de ne pas prendre tout et n’importe quoi pour argent comptant peut-être…

Ce billet fait partie du quartet : authenticité – sincérité – originalité – fiabilité
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Authenticité

24 octobre 2011

L’authenticité est une caractéristique que partagent :

-       une montre Cartier de 1910,

-       le journal où Louis XVI a écrit « Rien » au soir de la prise de la Bastille,

-       un coupon de toile de Jouy.

Ces trois objets impressionnent le spectateur ou suscitent son admiration, non par ce qu’ils disent ou par ce à quoi ils servent, mais par ce qu’ils sont. La beauté plastique peut s’ajouter à l’authenticité mais ne se situe pas sur le même plan.

L’authenticité, pour les documents, est définie au niveau international (norme ISO15489) comme la propriété d’un document « qui peut prouver qu’il est ce qu’il prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui prétend l’avoir créé ou envoyé, et qu’il a été créé ou envoyé à la date prétendue ».

L’authenticité est une et indivisible, comme la vérité. L’authenticité s’oppose à la non-authenticité qui connaît, elle, divers degrés, depuis la forgerie complète (les faux carnets d’Hitler en 1983) jusqu’à l’absence ou la présence d’un indice, sur ou dans le document ou l’objet, qui suffit à introduire le doute sur sa provenance et sa crédibilité. C’est le cas de bon nombre d’objets qu’on trouve dans les brocantes et bon nombre de documents qu’on trouve dans les archives des entreprises.

Le droit français présente deux particularités en matière d’authenticité. D’une part, le concept d’authenticité des documents est restreint à l’acte authentique, c’est-à-dire l’acte passé devant un officier public (le notaire ou l’huissier) dont la fonction est de garantir l’identité du ou des auteurs, le lieu et la date d’établissement de l’acte. Pourtant, un testament peut répondre aux critères d’authenticité ci-dessus même s’il n’est pas passé par devant notaire ; la différence est que, en cas de contestation, l’authenticité sera peut-être plus difficile à établir…

D’autre part, l’article 1316 du code civil qui reconnaît la validité de l’écrit électronique au même titre que l’écrit papier insiste sur l’identification de la personne dont émane l’écrit mais sans doute pas assez sur la formalisation de la date de création du document. Ainsi que le souligne l’arrêt de la Cour de Cassation du 4 décembre 2008 au sujet du contentieux opposant la CPAM de la Marne à la société Continent, il ne suffit pas, pour qu’un document numérique soit recevable, d’établir l’identité de son auteur, il faut aussi qu’il ait été horodaté, avant d’être conservé dans des conditions propres à en maintenir l’intégrité.

L’authenticité est une qualité native. Elle ne s’acquiert pas. Peut-on imaginer un faux que l’on rendrait authentique au moyen d’une opération de chirurgie esthétique ? C’est un non sens. Le seul résultat possible est un faux, un très beau faux sans doute, mais un faux encore plus faux.

En revanche, l’authenticité peut se perdre si les éléments d’identification de l’auteur et de date se délitent au point que, au bout d’un certain laps de temps, la preuve de la provenance ne soit plus possible. C’est toute la question de la conservation et de l’intégrité, question traditionnelle pour les archives mais qui a pris une acuité toute particulière avec l’archivage électronique, du fait de la fragilité du support numérique.

Les outils d’archivage électronique mettent en avant des garanties d’intégrité des documents. C’est bien. Mais qu’est-ce que l’intégrité sans l’authenticité ? À quoi bon investir dans une solution technique sophistiquée si c’est pour y mettre des documents dont on n’a pas contrôlé en amont la qualité formelle ou qui ne sont que des copies ou des documents de travail sans pertinence pour l’archivage ?

Le coffre-fort électronique qui rend authentique un document qui ne l’est pas à l’origine est à ranger dans la même catégorie que la pierre philosophale ou le filtre d’amour…

C’est pourquoi, si les concepts avaient une devise, celle de l’authenticité serait : « J’y suis, j’y reste !», pour reprendre le titre de la célèbre pièce de Raymond Vincy et Jean Valmy qui a égayé des décennies de programmation théâtrale.

Ce billet fait partie du quartet : authenticité – sincérité – originalité – fiabilité (le 14 novembre)

 

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Exploitabilité

22 août 2011

Une fois qu’on a lu les données et compris l’information, la troisième étape consiste à exploiter l’information pour en tirer des connaissances, un savoir sur quoi se fondera une décision en « connaissance » de cause, ou une action à bon « escient ».

Le suffixe en –able ou –ible souligne la possibilité de faire quelque chose. Il s’applique un objet, une personne, une matière, un terrain qui présente les caractéristiques souhaitées face à une action qui la ou le vise : lisible, constructible, éligible, malléable, téléchargeable…

Mais l’exploitabilité n’est pas liée qu’à l’objet, elle dépend également de l’exploitant, de l’existence des instruments et des conditions nécessaires à l’exploitation. Être éligible veut dire que l’on possède les qualités requises pour pouvoir être élu ; mais qu’est-ce que l’éligibilité s’il n’y a pas d’élection ? Qu’est-ce que l’exploitabilité d’une forêt si l’exploitant n’a pas le permis d’exploiter ?

L’exploitabilité, pour l’information, est d’être localisée et décrite, ainsi que le précisent les normes, en supposant a) que les exploitants aient le droit ou l’autorisation de le faire et qu’ils disposent des « engins » propres à transformer la matière ; b) que les informations ne soient ni fausses ni périmées, faute de quoi l’exploitabilité, techniquement possible, serait vaine voire fallacieuse pour l’utilisateur.

On distinguera donc au sein de toute structure quatre grands ensembles d’informations : les informations exploitables et exploitées à juste titre, les informations peut-être intéressantes mais malheureusement inexploitables, les informations sans intérêt mais quand même décrites et localisées, et les informations inexploitables et sans intérêt, avec des flux subtils entre les zones, très intéressants à observer.

Ne serait-il pas raisonnable de supprimer les informations inexploitées et inexploitables ?

Sûrement, mais on le fait rarement, pour deux raisons :

  1. au plan financier, la destruction raisonnée est une forme d’exploitation des informations qui suppose qu’elles soient identifiées ; le serpent se mord la queue ; car si produire de l’information inutile coûte presqu’autant que d’en produire de la bonne, détruire les informations périmées au sein d’un ensemble non géré (non localisé, non décrit, non qualifié) revient à prendre le risque de jeter le bébé, caché derrière les bulles de savon, avec l’eau du bain ; or, qualifier l’information numérique a posteriori, autrement dit trier des amas de fichiers désorganisés, coûte en moyenne dix fois plus cher que de les stocker dix ans de plus ;
  2. au plan affectif, on se dit qu’on aura peut-être besoin de ces informations demain. Il y a de grandes chances que non et de toutes petites chances que oui. Alors, dans le doute, on les entasse dans des bric-à-brac numériques, comme d’autres entassent clous, bouts de ficelles, vaisselle cassée et colifichets en tous genres.
    Il y a au moins un avantage manifeste à l’affaire : on pourra bientôt organiser en fin de semaine des « vide-serveurs » : un « DSCN6449.jpg » à 20 centimes, une série de documents en Word 95 à 2,50 euros, etc.

Ce billet fait partie d’un triplet : lisibilité – intelligibilité – exploitabilité

 

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Intelligibilité

15 août 2011

Ce n’est pas parce que vous détenez des données que vous possédez des informations.

La donnée est brute, c’est un ensemble de signes que l’on peut rattacher à un système d’écriture mais qui n’est pas suffisant pour faire passer une information à un utilisateur. La donnée isolée ne parle pas. Ce n’est qu’un morceau d’énoncé, un bout de message qui doit être contextualisé, un indice qui doit être complété pour apprendre quelque chose au lecteur, de préférence la même chose que ce que l’auteur a voulu écrire ou enregistrer.

Les trois lettres OCA désigneront, selon le contexte métier et linguistique, un tubercule péruvien, l’Observatoire de la Côte d’Azur (dont le logo ci-dessus n’est pas forcément très lisible), une oie italienne (oca) ou une guêpe russe (oca en lettres cyrilliques aussi bien que latins- prononcez « assa »).

« 23 » sera, selon les cas, le poids en kilos d’un enfant lors de sa visite médicale, la note sur 40 d’un devoir très moyen, le numéro du département de la Creuse, la température en degrés Celsius dans le jardin (ou en degrés Fahrenheit, mais alors prenez une petite laine) ou encore, dans un document plus personnel, le nom codé de l’actuel archevêque de Paris…

Un groupe de mots organisés conformément aux règles de la syntaxe peut lui-même être inintelligible, ou du moins polysémique. La phrase « La souris bloque sur la bécane » évoque-t-elle une petite pépée qui refuse un tour en moto ? Ou l’accessoire informatique qui n’est pas reconnu par l’ordinateur ? Ou la bestiole de laboratoire qui panique dans sa roue métallique ? Évidemment, une image à la place de la phrase éviterait cette ambiguïté (sur la lisibilité et donc l’intelligibilité des photographies, voir le billet d’André Gunthert).

Donc, toute information écrite qui se respecte exige deux choses :

-       que les données qui la composent soient liées à des listes de valeurs prédéfinies ; et

-       que ces données soient agencées en référence à un contexte connu et accessible par l’utilisateur.

Le numérique perturbe les bonnes habitudes, notamment pour les données dites « structurées ». En effet, l’archivage des tables d’une base de données en même temps que les données elles-mêmes, comme élément contextuel, ne va pas toujours de soi, alors qu’il ne viendrait pas à l’esprit d’arracher les en-têtes de colonnes d’un registre pour l’archiver.

Ce billet fait partie d’un triplet : lisibilité – intelligibilité – exploitabilité (lundi prochain)

 

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Lisibilité

8 août 2011

Il y a ceux qui entreprennent de lire la flopée de mails qui attendait derrière l’écran leur retour de vacances ; ceux qui s’efforcent de lire les archives du XVIe siècle à la recherche de leurs ancêtres, ceux qui lisent « Z U » etc. sur le tableau que leur présente l’ophtalmologiste, ceux qui lisent dans les pensées, et il existe encore bien d’autres cas de lisibilité ou d’illisibilité.

Qu’est-ce qui différencie quelque chose (un document, et plus généralement un objet d’étude) de lisible de quelque chose d’illisible ?

Un document est lisible a) s’il porte des données, des signes et b) s’il offre la possibilité à un humain de les identifier en les rattachant à un système de signes préétabli dont il a connaissance.

La lisibilité n’est donc pas une propriété absolue mais une qualité relative au lecteur car un document peut être lisible pour celui qui sait reconnaître les signes portés sur l’objet, même déformés, et illisible par  celui qui maîtrise mal le système d’écriture utilisé et peinera à déchiffrer le message ; il peut être lisible à l’œil nu ou illisible sans le truchement d’une loupe ou d’une solution d’iodate de potassium et d’acide tartrique. La pierre de Rosette est lisible quand on s’appelle Champollion ou Young (et qu’on fait un effort…) et illisible pour le commun des mortels.

La lisibilité de l’écriture doit être distinguée de l’intelligibilité du message écrit. Un document peut présenter des signes identifiables en référence à un système d’écriture sans que leur suite ait une signification ou sans que le lecteur en comprenne le sens. Le « Z U » est lisible mais ne signifie rien pour un francophone (ce qui n’est pas le cas pour un Allemand ou un Chinois lisant l’alphabet latin). Les lettres ou chiffres d’un captcha n’ont pas d’autre but que d’être lisibles par un internaute, un humain, lequel sait en principe reconnaître un « t » qui penche comme un roseau dans le vent ou un « 2 » zigzaguant comme une image de 2 sur la surface d’une eau troublée (par ce même vent), ce qu’un robot ne saura pas faire.

L’incertitude du monde numérique conduit à poser régulièrement la question « Pourrons-nous relire nos données dans dix ans ? ». Bien sûr, la conservation numérique est préoccupante mais si on laisse des feuillets de papier, traitées au dioxyde de souffre et écrites avec un stylo feutre de mauvaise qualité, sur le rebord d’une fenêtre ensoleillée et qu’on demande : « Pourrons-nous relire nos documents dans 10 ans ? », la réponse sera du même ordre : probablement non, ou alors avec des outils très sophistiqués et donc coûteux.

La question finalement est sans doute mal posée ; il serait plus perspicace d’en poser deux :

1-    est-ce que le procédé d’enregistrement (d’écriture) est le plus approprié à nos données compte tenu de leur valeur et des techniques dont nous disposons ?

2-    sommes-nous prêts à surveiller nos documents dans leur cycle de vie et à les soigner (rafraîchissement, migration) en cas de besoin ?

Ce billet fait partie d’un triplet : lisibilité – intelligibilité (lundi prochain) – exploitabilité (dans 2 semaines)

 

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Intégrité

4 juillet 2011

C’est un mot particulièrement à la mode dans le monde du tout numérique.

Mais ce n’est pas un mot nouveau. Il renvoie au fait qu’à l’instant T+1, un objet (un produit périssable, un bien d’équipement, un document original) est le même qu’à l’instant T, autrement dit qu’il n’a pas été modifié (ajout, suppression ou modification) pendant ce laps de temps 1, ni par une action humaine ni par les effets naturels du temps qui passe, en tout cas qu’il n’a pas été déformé au point d’empêcher son utilisation ou de tromper l’utilisateur sur son essence même.

Par exemple, un fromage est intègre quand une souris vient se nicher dans une anfractuosité créée par le processus de fabrication ; il ne l’est pas si la souris a grignoté la pâte pour faire le trou. Et la souris, même maligne, ne laisse pas les mêmes traces que les bulles de gaz issues de la fermentation. L’altération du fromage peut être détectée (apparences, poids, odeur) ; elle peut et doit surtout être évitée (équipement du local de conservation, pièges anti-rongeurs, vérification régulière).

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