Articles par tag : archivage

Loi de Pareto

25 mars 2013

La loi de Pareto s’applique-t-elle à l’archivage ?

Pourquoi non ?

La loi – ou principe – de  Pareto (Vilfredo de son petit nom, économiste de son état, italien de nationalité bien que né en France et mort en Suisse) est d’abord un constat dans le fonctionnement naturel de l’économie et de la société : de nombreux domaines d’activité s’autorégulent autour de deux ensembles inversement proportionnels :

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes,

80% du produit de l’impôt proviennent de 20% des citoyens imposables,

80 % de la réalisation d’un projet s’obtiennent avec 20 % de l’effort.

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Pro

4 mars 2013

Il y a les pros…

… et il y a les cons.

What do you think I am talking about ?

Les pros et les cons, pour les Américains, ce sont les avantages et les inconvénients, ou encore ceux qui sont pour, par opposition à ceux qui sont contre, anti. C’est binaire, efficace, à condition de ne pas tomber dans le manichéisme.

Mais revenons en France avec cette syllabe « pro », apocope de « professionnel », outil marketing, qualificatif valorisant accolé à un nombre croissant de mots : votre opérateur de téléphonie vous propose un contrat « Pro », tel sportif qui n’était qu’amateur est passé « pro » ; « Y a pas à dire, ce type, c’est un pro » ; « Nous les Pros », la reine d’Angleterre est une « pro » de la royauté, écrivait le magazine Elle déjà en 1977…

Si on suit l’étymologie, être professionnel clandestinement, caché dans un bureau ou dans un lieu protégé de l’extérieur serait un non sens. Professionnel vient de professer, qui signifie dire publiquement ce que l’on sait et ce que l’on croit, sens que l’on retrouve dans l’expression « profession de foi », électorale ou pas. Le professionnel est celui qui affiche sa compétence dans un métier, dans un domaine.

On parle parfois du « jargon professionnel » mais cela ressemble à un oxymore : peut-on être professionnel quand on jargonne ? Jargon technique, oui. Jargon professionnel, non.

Pour être compris du public auquel il s’adresse, auprès duquel il exerce, auquel il doit inspirer confiance, le professionnel ne devrait pas utiliser de jargon mais des mots simples pour exposer le diagnostic et les moyens de résoudre les problèmes.

Par exemple, vous avez un souci de désherbage dans votre jardin et vous faites appel à un spécialiste du domaine. Le jargonneur vous dira : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC », et vous ne saurez pas qu’il veut dire : « Vous avez un problème de Repérage de la Mousse (RM) avec le Scarificateur Anti-Éclaboussures (SAE) ; il faut revoir la Désherbation Ultra-Active (DUA) et respecter la Directive Unilatérale de Clause (DUC) ».

Mais le pro, lui, vous dira : Je peux passer un appareil pour retirer la mousse puis un désherbant adapté à la nature de votre sol. »

Si vos soucis ne concernent pas votre jardin mais le classement et l’archivage de vos dossiers, la même formule jargonnesque peut être utilisée : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC », qu’il faudrait dans ce contexte entendre comme : « Vous avez un problème de Records Management (RM) avec le Système d’Archivage Électronique (SAE) ; il faut ajuster la Durée d’Utilité Administrative (DUA) et respecter la Durée d’Utilité Courante (DUC) », mais ça ne vous apprendra sans doute pas grand-chose de plus.

Pourquoi ne pas dire simplement : « Je vais vous aider à identifier les documents qui vous engagent pour les mettre à part, dans un lieu sécurisé, pendant la durée nécessaire pour couvrir le risque, tout en les maintenant accessibles. »?

Boileau a écrit il y a plus de trois siècles : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement… ». Pourquoi ne serait-ce plus vrai ?

Bon, ceci n’est qu’une opinion. Après, comme pour toute idée, il y a les pros, et il y a les cons.

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Vanité

4 juin 2012

Vanité renvoie à ce qui est illusoire, inefficient, vide, vain ; et qualifie aussi une attitude supérieure, prétentieuse, vaniteuse. Les deux concepts de vide et de trop plein semblent à première vue contradictoires, mais comme les extrêmes se rejoignent, on s’y retrouve : quand on a tout, on n’a rien.

Le stockage numérique, par exemple, fraye avec la vanité, dans ses deux acceptions.

D’un côté, il est vain de croire que le Stockage Numérique Illimité Facile (SNIF) répond et répondra demain aux besoins de conservation et d’accès à l’information des utilisateurs. Les capacités de stockage et les moteurs de recherche font merveille mais c’est la pertinence, la qualité et la fiabilité des données qui est en cause, au moment de leur production et au cours du temps. Conserver n’a d’intérêt que pour les utilisateurs potentiels. Mettre dix fois plus de légumes de mauvaise qualité, non lavés, non épluchés et sans assaisonnement, dans un robot ménager top niveau n’a jamais produit de la bonne soupe !

De l’autre côté, il est vaniteux de faire croire que le Cloud computing est, dans l’absolu, un progrès technologique, économique et sociétal pour les individus et pour les entreprises ou les institutions. Le progrès technologique est indéniable ; qui songerait à l’ignorer ou à refuser les avantages de la sous-traitance aux prestataires spécialisés, notamment sur les aspects d’infrastructure et d’équipements ? Mais la technologie n’a de sens que relativement au progrès économique et social.

Or, contrairement à ce que beaucoup croient encore, le stockage numérique coûte cher. Les analyses de Barclay T Blair et de David Rosenthal à partir d’une étude IDC de 2010, rapportées par Stephen Clarke dans le billet d’un groupe LinkedIn, mettent notamment en évidence que le coût d’un Gigaoctet de disque  est passé de 9,14 $ en 2000 à 0,08 $ en 2010 (100 fois moins) tandis que les dépenses de stockage numérique n’ont pas baissé et qu’elles pourraient même augmenter dès lors que l’inflation des volumes de données stockées (57% par an) surpasse la réduction des coûts des supports.

Il faut par ailleurs souligner que se débarrasser de ses données dans un outil au seul motif de sa performance technique, en les abandonnant à leur triste sort ou aux nombreux « ré-utilisateurs » de données, relève à la fois de l’hypocrisie et de l’irresponsabilité (responsable et coupable…).

En résumé :

  • on externalise l’infobésité et on est rassuré de voir dans le miroir une silhouette svelte et élégante alors que s’entassent derrière le miroir boules de graisse et crasse desséchée ;
  • on multiplie les risques en se débarrassant sur des serveurs distants (loin des yeux, loin du cœur) de données souvent confidentielles et dont la protection inclut la destruction à échéance de leur utilité.
  • on travaille plus pour financer l’inutile en réchauffant la planète par une consommation énergétique non justifiée. Quel progrès !!!

De tout cela pourrait bien ne subsister un jour, devant le constat d’échec d’une mémoire maîtrisée, raisonnable et humaine, qu’une onomatopée étouffée : snif…

La question n’est pas l’accroissement des données en soi mais l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés. Cela fait penser à la fable de La Fontaine « La Grenouille qui veut se faire aussi grosse que le Bœuf », avec le serveur dans le rôle de la grenouille et la mémoire humaine dans le rôle du bœuf. On connait la fin de l’histoire : « La chétive pécore s’enfla si bien qu’elle creva. » et sa morale : « Le monde est plein de gens qui ne sont pas plus sages ». Sagesse versus vanité.

Heureusement, pour ceux qui veulent bien en prendre conscience, la gouvernance de l’information et l’archivage ne sont pas tout à fait de vains mots.

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Exemplarité

21 mai 2012

Le mot est à la mode au plan politique, profitons en !

Exemplarité : qualité de ce qui est exemplaire. Que veut dire exemplaire ?

Voilà un mot curieux, presque paradoxal. D’un côté, l’acte exemplaire, le modèle de référence, l’exemple à imiter, la voie à suivre ; de l’autre, le substantif « exemplaire », à l’autre bout de la chaîne, désigne toute reproduction d’un objet, par exemple un livre, un journal ou un disque : tirage à 20 000 exemplaires, 300 000 exemplaires vendus, etc., faisant de l’exemplaire quelque chose de tout à fait banal, par opposition à l’unicité de l’original.

L’acte exemplaire est appelé à être reproduit ; et la reproduction mécanique de l’objet crée l’exemplaire. On parle aussi d’exemplaire pour qualifier un spécimen d’une espèce végétale ou animale qui est considéré comme représentatif dans une collection.

La point commun est l’appropriation : on s’approprie l’acte exemplaire pour réaliser une action aussi remarquable, noble ou spécifique dans sa technicité ; on crée l’exemplaire en sciences naturelles par la sélection d’un individu parmi d’autres ; on s’approprie l’exemplaire du livre en y inscrivant son « ex-libris », ou, pour une bibliothèque, en pratiquant l’exemplarisation, terme professionnel pour l’opération de catalogage. Chaque exemplaire a ainsi un petit plus lié à son histoire particulière ou à celle de son propriétaire.

Pour l’écrit qui n’est pas destiné à diffuser des connaissances mais à supporter l’activité des personnes dans leurs relations de travail, contractuelles, hiérarchiques ou administrative, on parle aussi d’exemplaire, comme synonyme de copie, avec des valeurs et des usages assez nuancés : les trois ou quatre exemplaires de la liasse auto-carbonée dont chacun a un destinataire précis, le nombre de copies d’un dossier de réunion que chaque participant annotera et classera à sa façon. Ce qui, dans le cas de plus en plus fréquent d’une multitude d’exemplaires au sein d’une même structure, conduit à créer l’expression « exemplaire de référence », sans que ce soit une tautologie ; il faut comprendre : un « exemplaire exemplaire », ou un exemplaire² en quelque sorte.

Le numérique met bien sûr son grain de sel dans tout cela : les réseaux favorisent la publicité de l’acte exemplaire, la mise en ligne d’un journal réduit le nombre d’exemplaires en le remplaçant par des connexions et des visites de site, la photo numérique permet d’analyser et de décrire le spécimen plus précisément, et les outils collaboratifs et de messagerie s’ingénient, avec la complicité d’utilisateurs inconséquents, à multiplier les exemplaires tous azimuts, brouillant à l’envi les pistes de la « bonne version », semant perfidement des traces inutilement bavardes dans des espaces non protégés, engraissant les armoires et les serveurs jusqu’à l’infobésité fatale…

Ainsi, pour revenir à l’exemplarité, on peut dire que, l’archivage (numérique), pour être exemplaire, doit être particulièrement vigilant à maîtriser le nombre d’exemplaires de chaque document, tant pour gérer le risque que pour accroître l’efficacité de l’organisation. CQFD.

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Légalité

19 mars 2012

Légal. Ça a à voir avec la loi. Les dictionnaires de langue français précisent : établi par la loi, ou conforme à la loi.

Légal vient du latin lex, la loi. Mais régal ne vient pas du latin rex, le roi, qui vient cependant de rex, via le bas-latin, et qui a lui-même donné royal, tandis que loi, de son côté, produisait loyal, en s’éloignant un peu de la loi… Et puis, il y a l’anglais legal (prononcez : liːɡl) qui, tout en ayant la même origine latine (lex) signifie « juridique » plus que « légal » au sens français du terme.

Ah ! Les mots, les mots ! Ils nous embrouillent !

Heureusement, pour nous mettre d’accord, il y a :

Deux ou trois tasses, ne lésinons pas !

Sur ce, reprenons. Qu’est-ce qui est légal ?

Le dépôt, enfin ça dépend lequel : celui des livres et publications, quel qu’en soit le support, institué par François 1er en 1537 et étendu en 1992 à la radio et à la télévision, et bien sûr pas le dépôt des ordures ménagères au milieu des rues (encore que cela n’a pas toujours été, voir de nouveau l’époque de François 1er).

La médecine, quand elle prête main forte à la police ou à la justice dans l’exercice de la loi, avec les autopsies bien connues des amateurs de romans policiers.

L’informatique ? Oui, dans le même cas de figure que la médecine, avec un accent plus moderne, évidemment : voir investigation numérique légale ou computer forensic science.

L’archivage ? Non, l’archivage n’est pas légal à proprement parler puisqu’il n’est pas établi par la loi, en France du moins, mais sans être illégal pour autant, ouf !

Il existe des durées légales de conservation pour certains documents officiels, énoncées par l’un ou l’autre des codes, mais l’archivage en tant que démarche de « mise en archive » de ces documents qu’il faut conserver n’est pas formellement identifié par la loi. Et c’est bien dommage. Mais c’est ainsi. Du reste, est-ce possible ?

Si on se réfère à la définition légale des archives, créée par la loi du 3 janvier 1979, révisée en 2008, inscrite dans le Code du patrimoine depuis sa création en 2004, on peut voir que ce n’est pas simple : les archives sont définies, de facto, comme l’ensemble des documents produits par une personne publique ou privée dans l’exercice de son activité (voir la définition intégrale). La définition est très englobante, très généreuse. Tout est archive. On note surtout que les archives sont en quelque sorte auto-créées, fruit d’une génération spontanée et non de l’acte d’archiver… Peut-on archiver des archives ?

Parallèlement, les entreprises, et les administrations, font face à des volumes exponentiels de papier et de données numériques dont une bonne part est inutile ou périmée (paperasse, électronasse). Les organisations les plus avisées s’efforcent donc mettre en sécurité ce qui est important et de détruire le reste, autrement dit d’archiver leurs dossiers et leurs informations pertinentes. Et pour tout ça, il faut des équipements et des outils informatiques. C’est un marché, qui se développe depuis bientôt quarante ans pour le papier, depuis dix ans pour le numérique. On parle aujourd’hui d’archivage à valeur probante, d’archivage légal… (influence de l’anglais), ce qui est finalement un pléonasme, puisque l’archivage, dans sa définition essentielle de mise en sécurité dans un lieu protégé et géré dans le temps, a justement et principalement pour but de préserver la preuve, l’authenticité des documents qu’il vise…

Toujours est-il que, en France en 2012, l’archivage n’est pas légal mais il aimerait bien le revenir !

En attendant, l’archivage est extra-légal.

Hum !… C’est extra ! Vous en reprendrez bien une p’tite tasse ?


 

Légal. Ça a à voir avec la loi. Les dictionnaires de langue français précisent : établi par la loi, ou conforme à la loi.

Légal vient du latin lex, la loi. Mais régal ne vient pas du latin rex, le roi, qui vient cependant de rex, via le bas-latin, et qui a lui-même donné royal, tandis que loi, de son côté, produisait loyal, en s’éloignant un peu de la loi…

Et puis, il y a l’anglais legal (prononcez : liːɡl) qui, tout en ayant la même origine latine (lex) signifie « juridique » plus que « légal » au sens français du terme.

Ah ! Les mots, les mots ! Ils nous embrouillent !

Heureusement, pour nous mettre d’accord, il y a :

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Simplicité

27 février 2012

La simplicité deviendrait-elle tendance ?

La société Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions  de dématérialisation de documents, affiche comme slogan « expert en simplicité » et déclare dans son message de vœu de cette année « En 2012, on aura tous besoin de simplicité ».

Simple ne serait donc plus synonyme de stupide ou de primaire ? Simple voudrait dire élémentaire et compréhensible ? Et pas seulement dans le monde de l’entreprise ? Espoir !

Revenant sur les catastrophes naturelles, industrielles et financières de l’année passée et les incertitudes qu’elles portent, Jean-Marc Vittori , dans son billet « Reprendre la main », en dernière page du Spécial bilan des Échos de janvier 2012, écrit : « Le futur n’est pourtant pas écrit. Avec de l’énergie, avec de la volonté aussi, nous pouvons reprendre la main. Mais à condition d’agir autrement. Il nous faut accepter, simplifier, repenser. », puis « Bien sûr, la réalité n’est pas simple. |…]  Raison de plus pour simplifier tout  ce qui peut l’être : les chaînes de commandement, les lois, les objets. Cette exigence peut amener à relocaliser, à redéfinir les contours d’une entreprise ou d’un service public. Mais c’est un impératif essentiel, minoré par des élites qui tirent leur pouvoir de leur capacité à manier cette complexité. ».

Hélas, il y a encore du chemin à parcourir ! Les tenants de la complexité sclérosante sont encore nombreux. Or, le premier instrument de cette complexité est un langage confus et confusionnel.

Un seul exemple dans le monde de l’information : on rencontre facilement des discours commerciaux ou administratifs qui mélangent sans les mixer les normes internationales sur l’archivage (records management) et des pratiques antinomiques (antinormiques ?), conduisant l’utilisateur à un empêtrement sémantique et opérationnel, au point qu’il finit par trouver normal de ne pas avancer… Celui ou celle qui cherche à comprendre ce qu’il doit faire ou ce qu’il peut faire face à la masse de données et de documents qui font exploser son armoire ou son serveur, trouvera facilement des phrases du type : « Concernant les documents d’activité à l’âge courant, il faudrait songer à verser les records dans un système de gestion intermédiaire de management d’archives ». Qui ne serait pas impressionné ?

Tout de même, ne serait-ce pas plus simple d’oser dire : « Ces documents sont engageants, il faut les archiver. » ?

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Promiscuité

13 février 2012

Il n’est pas rare dans l’archivage de confondre solidarité et promiscuité.
En cause, ce réflexe conditionné (par des siècles de pratiques papières ou par quelques décennies de dérégulation de l’information ?) de considérer que tous les documents ou toutes les informations qui se trouvent physiquement à un certain moment au même endroit ont la même valeur. On met n’importe quoi dans une boîte d’archives et on n’ose plus y toucher, on promène tout du bureau au couloir, du couloir à la cave et de la cave au centre d’archives sans oser remettre en cause le contenu qu’on promène. Pour les serveurs partagés de documents numériques, c’est encore pire. On grave tout en détournant le regard, pudiquement, comme si c’était honteux de regarder de plus près ce qui s’empile dans les répertoires ou dans un cédérom, comme si cette promiscuité documentaire était inéluctable ! Ou alors, il faudrait y voir une contribution, plus ou moins consciente mais assurément généreuse, à la constitution des masses qu’affronteront goulument, demain et après-demain, les nombreux adeptes du dieu TRI…
L’archivage n’est que le prolongement du classement. Si on archive promiscuitement, c’est parce qu’on classe de la même manière, sans tenir compte du caractère solidaire des éléments à classer, sans prendre en compte leur destin.

Les factures de téléphone sont à cet égard un cas intéressant : que l’envoi de la facture se fasse par La Poste ou par Internet, le détail des consommations, autrement dit le détail des numéros appelés, improprement appelé « fadette » pour « facture détaillée » (incise pour les Berrichons: George Sand doit se retourner dans sa tombe ! Pour les non Berrichons: cliquez là), donc le détail des numéros se trouve joint à la facture proprement dite (avec la somme à payer). Et de ce fait, les gens (particuliers, agents administratifs…) n’osent pas les dissocier, comme si une puissance supérieure imposait de laisser unis ces écrits qui l’ont été momentanément. Pourtant, si la facture est bien un document comptable que l’on conserve généralement dix ans, le relevé des consommations, lui, a une valeur de réclamation pendant un an (voir le code des Télécoms) et il est préférable de ne pas conserver plus longtemps ces données pour éviter leur mésutilisation lors d’une enquête administrative ou judiciaire…

Curieusement, ce manque de clairvoyance ne concerne guère que le monde de l’écrit. On n’aurait pas idée de penser que toutes les personnes qui se côtoient à un instant T dans un bus ont une communauté de destin. Cela peut arriver s’il s’agit d’un autocar d’un tour-opérateur qui transporte les membres d’un groupe constitué et interdépendant dans le déroulement du voyage selon un programme préétabli et validé, mais sur une ligne interurbaine, les probabilités sont infimes : les uns vont travailler, d’autres ont rendez-vous avec leur dentiste, d’autres encore se promènent ou reviennent du marché.
Justement, quand vous rentrez du marché, avec un panier garni de produits divers et variés, allez-vous, au motif de cette promiscuité ponctuelle au sein de votre panier, les ranger spontanément au même endroit ? Une personne normalement constituée rangera le beurre et les œufs dans le réfrigérateur, le pain frais sur la table de repas, le fromage de chèvre sous la cloche à fromages, le sirop d’érable dans le placard, le bouquet de basilic dans un verre d’eau, la viande rouge également dans le frigo, le saucisson d’Auvergne dans le garde-manger et les fleurs dans le salon…
Dans tous ces exemples, c’est bien la question de la valeur intrinsèque et de la destinée de chacun et, le cas échéant, de la destinée commune consentie qui joue, et non la proximité physique. Pourquoi pas pour l’archivage ?

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Fragilité

19 décembre 2011

Passer des frissons aux excès de fièvre, voilà de quoi fragiliser une personne, même costaude.

Et il en va des personnes morales comme des personnes physiques.

C’est ainsi que, dans la salle du conseil d’administration, on commença à entendre cette ritournelle célèbre mais quelque peu incongrue dans l’entreprise :

J’ai les dates qui se dilatent
Les données, modifiées
Le classement, désarmant
Les dossiers, c’est pas le pied
Côté loi, c’est pas droit
Côté fisc, que des risques
Côté CNIL, pas tranquille
Pour la veille, c’est pareil

Ah! Bon Dieu! que c’est embêtant
D’être toujours patraque,
Ah Bon Dieu! que c’est embêtant
Je ne suis pas bien portant.

Les standards, je suis en retard
Et les normes, pas conforme !
Les mots de passe, je m’en passe
Pas signé : assigné !
Et les mails qui s’emmêlent
Les contenus, biscornus
Les supports, c’est du sport
Les serveurs, c’est l’horreur
Et mon Cloud is no good
Les fichiers, ça me fait…

Ah! Bon Dieu! que c’est embêtant
J’ai bien peur que ça crâââque
Ah Bon Dieu! que c’est embêtant
Je ne suis pas cohérent !

Ce billet fait partie d’un triplet: Frilosité - Fébrilité - Fragilité
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Employabilité

28 novembre 2011

C’est un mot moche mais il fait son chemin.

L’employabilité est définie comme la capacité d’un individu à trouver et conserver un emploi « dans des délais raisonnables tenant compte de la situation économique ». Ce qui suppose des qualités personnelles (mobilité, sociabilité, adaptabilité…) et que la formation des futurs employés corresponde aux emplois réels et potentiels offerts par le monde du travail.

Si vous étiez poinçonneur du métro, vous trouverez peut-être un nouvel emploi de figurant dans un film sur Gainsbourg (si vous habitez Les Lilas, ce sera un plus !). Si vous vous destinez à travailler dans les centraux téléphoniques parce que votre arrière-grand-tante était demoiselle du téléphone et qu’elle fourmillait d’histoires amusantes, vous avez intérêt à émigrer au Maroc ou en Inde car l’emploi dans ce secteur s’est déplacé, en espérant que vous ne redoutez pas le stress.

Les systèmes scolaire et universitaire sont en décalage avec le monde réel. C’est un peu normal car il y a un temps nécessaire de répercussion des évolutions. Mais quand ce décalage est « beaucoup normal », on se demande ce que font les pouvoirs publics, les responsables éducatifs et les médias.

Le décalage est à la fois plus accusé et moins visible dans les domaines où les technologies numériques révolutionnent les usages et redistribuent en profondeur les responsabilités. L’archivage est de ceux-là.

Lors d’une récente manifestation du CR2PA, un expert en sûreté illustrait les enjeux de l’archivage par ce témoignage : un constructeur automobile est mis en cause lors d’un accident de voiture survenu en Amérique pour défaut de conception d’un véhicule mis sur le marché près de vingt ans auparavant. Pas moyen de retrouver le compte rendu des tests dans les archives ; plus exactement, on trouve bien un PV de tests mais qui fait état de test négatifs… Les ingénieurs savent bien que la pièce incriminée a passé avec succès les tests de qualité ; seulement voilà, on ne peut pas le prouver. Ce n’est pas qu’on ait oublié d’archiver le PV ou qu’on l’ait détruit trop tôt. C’est tout bonnement qu’il n’a jamais existé ! Les premiers tests étaient négatifs, on en a fait un compte rendu et les ingénieurs ont travaillé et corrigé les dysfonctionnements ; les seconds tests ont été positifs mais, dans la joie de la réussite, personne n’a songé à consigner ce constat par écrit…

Cette anecdote est symptomatique des enjeux de l’archivage et des compétences requises aujourd’hui pour y répondre de façon satisfaisante et prospective, c’est-à-dire en prenant le problème à la racine et non au bout des branches. Hélas, force est de reconnaître que la formation dans ce domaine oscille entre l’outrageusement poussiéreux et l’exagérément technologique. Ici on se propose de vous former à faire consciencieusement le tri des pièces en double dans les dossiers d’archives du XIXe siècle des petites communes (wouahh ! quel métier d’avenir !). Là, vous apprendrez à tout numériser, à appliquer des sceaux électroniques à droite et à gauche, et à tout envoyer dans les nuages du côté de Saint-Cloud ou d’ailleurs.

Comment se fait-il qu’il n’y ait pas en France un seul master (ni même un seul projet de master) consacré à la gestion de l’archivage (records management) alors que des dizaines de milliers d’entreprises, d’établissements publics, d’administrations, sont confrontés aux risques de défaut d’archivage et subissent les bouleversements introduits par le numérique dans la gestion et la conservation des documents engageants ?

Le CNAM a eu la bonne idée de créer en 2008 un « certificat » pour « La maîtrise de l’archivage à l’ère numérique », le CS32 en jargon CNAM, valorisé à 180 heures et 15 crédits ECTS, avec 24 reçus à ce jour (5 en 2010 et 19 en 2011) mais il faudrait aller plus loin.

En attendant que cette lacune générale percute les neurones des grands décideurs, les cours du CS32 reprennent fin février 2012. Venez nombreux !

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Traductibilité

10 octobre 2011

La question de la traduction trouve son origine dans la destruction de la tour de Babel. Au cours de l’histoire, des langues meurent, des dialectes se créent ; le besoin de traduire est permanent. Mais peut-on vraiment tout traduire ?

À cette question, Rada Iveković, reprise par des chercheurs roumains, répond positivement : « Entre deux termes, deux langues, deux cultures, il y a toujours la possibilité d’une traduction relativement réussie, insuffisante, mais donnant à espérer mieux car entrouvrant la porte d’un sens. La traduction n’est qu‘une ouverture de sens, jamais une promesse d’exhaustivité. Il n’y a pas, cependant, identité entre les deux termes, langues, cultures, jusque dans la traduction réussie. Et c’est peut-être le prix de sa réussite: qu’elle ne soit pas parfaite, et que donc elle soit encore nécessaire ».

La traduction est aussi une posture. Que veut le traducteur ? Traduire pour traduire ou donner à comprendre le sens, transmettre la valeur d’un texte au lecteur ? On peut gloser sur le sujet : les belles infidèles des latinistes, la théorie des verres colorés et des verres transparents, etc.

Quant à la traduction spécifique des mots, plusieurs cas de figure se présentent :

-       le concept ou l’objet n’existe pas pour les locuteurs de la langue d’arrivée, exemples : wapiti, ou taïga ;

-       les autorités de la langue d’arrivée imposent ou tentent d’imposer un mot ou une expression en ligne avec la politique linguistique nationale ;

-       le mot existe en français mais est trop polysémique et le mot étranger est alors plus précis, exemple : disclaimer pour « avertissement en bas d’un mail » ;

-       plusieurs mots existent en français, correspondant à divers contextes ou à divers regards, ce qui est de nature à enrichir la traduction voire à questionner le texte d’origine, mais par snobisme ou complexe (infériorité ou supériorité ?), on en préfère importer le mot étranger ou inventer une expression de toute pièce…

La traduction de l’anglais record (d’origine latine) est un cas intéressant.

Un dessin valant mieux qu’un grand discours, laissons parler l’excellente illustration du très pédagogue Jon Garde, rédacteur de la norme européenne MoReq2010® – Exigences modulaires pour les systèmes d’archivage (figure 1e p 20).

On voit bien l’opposition entre la liste de courses et le ticket de caisse.

A gauche, un document personnel, sans auteur ni date. A droite, un document probant, issu d’une machine paramétrée selon un processus bien défini, comportant l’identification du magasin, la date, le descriptif des produits et le montant de l’achat.

Le ticket est la trace d’une transaction qui engage la responsabilité du magasin, enregistrée et archivée par l’entreprise (pour des motifs à la fois comptable, fiscal et d’anticipation du contentieux) et par ailleurs preuve de l’achat pour le client, commencement de preuve par écrit en cas de réclamation, rôle que la liste de courses ne peut pas jouer.

Exceptionnellement, l’expertise de l’écriture manuscrite, les empreintes digitales, la comparaison avec d’autres listes ou enveloppes du même suspect ou de la même victime, le cas échéant, permettront à un enquêteur d’alimenter son dossier ou à un juge de se faire une opinion.

Il existe plusieurs traductions en français de « record », correctes et explicites : document d’archives, document à conserver, document à archiver, document engageant, document probant… Mais il y a ceux qui aiment à dire qu’ils s’occupent de records (ça fait « sport » sans doute). D’autres encore ont jeté leur dévolu sur le saugrenu « document d’activité », expression récemment promue par l’AFNOR, bien qu’elle ignore manifestement le sens majeur du mot record, à savoir la valeur de traçabilité et l’action d’archivage liée à ce statut de trace. Il en ressort de la confusion qu’on ne peut que dénoncer.

C’est comme si le traducteur de We all live in a yellow submarine, au motif qu’il a le mal de mer dans les sous-marins, tournait la question en disant « Nous vivons tous dans un moyen de transport jaune ». Un Français non anglophone pensera naturellement à une voiture de La Poste et conclura que les Beatles sont des garçons bizarres !

D’aucuns diront que tout cela, c’est du baratin. Et ils n’auront pas vraiment tort : le plus important avec les normes (quand elles sont bonnes…), c’est de les traduire dans les faits ! À condition quand même de ne pas confondre La Poste avec la Marine nationale…

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Édité

5 septembre 2011

«  – Eh ! dites, Edith !
– Oui ?
– Avez-vous édité votre profil ?
– Euh…
– Have you mis à jour your CV ?
– Ah ! Yes ! Fallait le dire ! »

« Éditer » a ici le sens franglais et informatique de « modifier », a priori éloigné du sens classique du métier d’éditeur.

L’éditeur définit la ligne éditoriale (des orientations de contenu, de forme et de public), choisit des textes et des auteurs, travaille puis finalise les manuscrits, fabrique et commercialise ses produits que sont ses livres. L’éditeur « papier » est un médiateur puisque c’est lui qui donne accès aux contenus, mais c’est aussi souvent (enfin, parfois) un véritable créateur par les choix qu’il exprime.

Avec les outils aujourd’hui disponibles, l’internaute, utilisateur-auteur, modifie à loisir, sans l’intervention d’un tiers, ses propres contenus ou ceux qui sont proposés à la communauté sur les nombreux wikis, à commencer par Wikipédia.

On y gagne certes en interactivité, mais on risque d’y perdre en ligne éditoriale, les articles étant tiraillés entre les ajouts et modifications de divers contributeurs aux connaissances inégales, aux visions hétérogènes et aux styles différents. La portée du discours peut s’en trouver altérée.

L’offre publique en matière d’accès à la connaissance semble avoir pris deux voies parallèles : d’un côté les encyclopédies collaboratives qui font des synthèses mais ne proposent pas vraiment l’expression de thèses (théories), de l’autre les « Archives ouvertes » (anglicisme) où les auteurs font « l’auto-archivage » (quel mot affreux !) de leurs articles successifs (l’air du temps universitaire est à la quantité, il faut publier !).

Ne pourrait-on concilier les deux, ou du moins envisager une troisième voix ? Le chercheur, au lieu (ou en plus) d’égrener ses idées dans une suite d’articles ou d’accumuler les publications sans prendre le temps de la synthèse globale, pourrait mettre à jour, réécrire, rééditer son discours, au fur et à mesure de l’avancée de ses recherches dans un document unique (i.e. un document par thème de recherche), comme on entretient une plante qui donne chaque saison de nouvelles feuilles. L’auteur y gagnerait sans doute en appropriation de son propre savoir, et le lecteur y gagnerait en temps de découverte d’un auteur, en évitant de s’appesantir sur des éléments caducs.

Si le professeur Georges Dumézil (1898-1986), créateur de la thèse de la structure trifonctionnelle des sociétés indo-européennes et académicien, était encore parmi nous, il saisirait sans doute cette possibilité que nous offre la technologie : à Didier Eribon qui lui faisait remarquer que, finalement il réélaborait sans cesse des livres déjà publiés, Dumézil répondait : Ce sont les mêmes « lieux géométriques » que j’étudie. Simplement, ils font des petits. Si vous voulez, on commence par avoir une vue globale et confuse. Et en précisant tel ou tel point, on en voit d’autres, jusqu’alors obscurs, s’éclairer. Et de nouveaux problèmes surgissent. Je ne laisse pas derrière moi une collection de livres également accomplis ; mon travail a tâché d’être un progrès continu et dans nos recherches, même si elle porte sur une autre chose, chaque découverte colore différemment ce qui avait été établi précédemment, reconnaissant que l’idéal serait de pouvoir réécrire ses livres après chaque découverte.

Se poserait alors à poser la vraie question de l’archivage : comment garder la trace du cheminement du chercheur ? Faut-il conserver toutes les versions et modifications du texte de référence, à la façon d’un logiciel bureautique qui ne fait pas la différence entre la correction d’une faute de frappe et une correction de fond ? Faut-il demander au chercheur de définir ce qu’il veut garder et pourquoi ? Peut-on définir des règles pour le faire à sa place ? Question déjà soulevée par Bertrand Müller au sujet de la production des revues.

 

 

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Intégrité

4 juillet 2011

C’est un mot particulièrement à la mode dans le monde du tout numérique.

Mais ce n’est pas un mot nouveau. Il renvoie au fait qu’à l’instant T+1, un objet (un produit périssable, un bien d’équipement, un document original) est le même qu’à l’instant T, autrement dit qu’il n’a pas été modifié (ajout, suppression ou modification) pendant ce laps de temps 1, ni par une action humaine ni par les effets naturels du temps qui passe, en tout cas qu’il n’a pas été déformé au point d’empêcher son utilisation ou de tromper l’utilisateur sur son essence même.

Par exemple, un fromage est intègre quand une souris vient se nicher dans une anfractuosité créée par le processus de fabrication ; il ne l’est pas si la souris a grignoté la pâte pour faire le trou. Et la souris, même maligne, ne laisse pas les mêmes traces que les bulles de gaz issues de la fermentation. L’altération du fromage peut être détectée (apparences, poids, odeur) ; elle peut et doit surtout être évitée (équipement du local de conservation, pièges anti-rongeurs, vérification régulière).

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Temporalité

28 juin 2011

Le temps se raccourcit.

Les mémoires informatiques sont de plus en plus puissantes,  et celles des individus de plus en plus plates, étendues mais peu profondes. On observe un phénomène de vases communicants entre les volumes d’informations qui augmentent prodigieusement et le mode de sédimentation de ces informations dans la mémoire des individus ; plus on est abreuvé de données et plus on à de mal à les tamiser, à les capitaliser, à se repérer dans une mémoire collective.

L’information se déverse à une telle vitesse qu’elle ruisselle, s’étale, sans avoir le temps de se fixer durablement dans les esprits, comme une pluie d’orage sur une terre asséchée, n’affectant que la surface. En conséquence, la mémoire qu’on associait autrefois à l’image d’une racine s’apparente aujourd’hui à celle d’un nénuphar :

Ce phénomène induit une nouvelle perception du temps, qui transparaît dans une tournure linguistique de plus en plus répandue dans les médias, du fait des journalistes ou de ceux qu’ils interrogent, significative d’une nouvelle perception du temps : « On n’a jamais vu ça depuis deux ans ! » ou « Du jamais vu depuis dix ans ! », à propos de la météo, d’une victoire sportive ou d’un bouchon sur l’autoroute.

Naguère et jadis, on aurait dit : « On n’a jamais vu cela » tout court, ou « … de mémoire de Bourguignon », ou « … d’aussi loin qu’il me souvienne ». Ou alors, on aurait dit simplement : « On n’avait pas vu cela depuis dix ans ». La locution « ne… jamais » aurait donc tendance à prendre le sens de « ne… pas ». Pourquoi pas ? La langue évolue, c’est la preuve qu’elle est vivante. Mais justement, c’est là un indice d’évolution de la dimension temporelle de la mémoire. Il semble que le monde numérique, par sa surabondance, sa course à la nouveauté, à une pseudo-actualité, écrase la mémoire humaine, la déracine doucement, et la rend ainsi plus vulnérable car coupée de ses fondations.

Il serait utile de compenser ce glissement, induit par l’environnement technologique, par une démarche volontariste de ré-ancrage de la mémoire dans un passé mieux perçu, mieux discerné, mieux évalué. Cela passe par l’éducation à la critique et à l’archivage raisonné.

Voir la Journée FULBi du 21 janvier 2010
« Je me souviens…. de l’Internet. Traces et mémoires du numérique. »
http://www.fulbi.fr/?q=content/2010

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