Acteurs / Roles
Personnes ou profils chargés d’une activité particulière dans le projet d’archivage. On distingue cinq profils : le management, la coordination (du projet puis du système d’archivage), l’expertise juridique ou métier des documents, la gestion technique du stockage et de la conservation, et les utilisateurs qui produisent ou utilisent les documents archivés.
Archivage / Records management
Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque.
Archives historiques / Archives
Documents qui constituent les sources originales de la connaissance du passé d’une institution, d’une entreprise, d’une famille ou d’une personne.
Archivistique / Archival science
Discipline universitaire traitant des modes de collecte, d’analyse et de description, de tri et de classement, de conservation matérielle et de mise en valeur des archives.
Authenticité / Authenticity
Caractère d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été.
Capture / Capture
Action de prendre en charge un document dans un système d’archivage, assortie d’un contrôle de la qualité formelle du document archivé et de l’ajout des informations (métadonnées) propres à optimiser la gestion de ce document tout au long de son cycle de vie.
Catégorie de conservation / Retention category
Ensemble théorique de tous les documents issus du même domaine d’activité qui doivent être conservés pendant la même durée pour la même raison, réglementaire, liée au risque ou propres aux besoins métiers (concept de « boîte de valeur archivistique » de la méthode Arcateg™).
Conservation (sens 1) / Retention
Obligation légale ou réglementaire de garder à disposition des autorités voire de la collectivité certains documents traçant les activités d’une entreprise ou d’un organisme dans divers domaines règlementés : gestion financière, santé, environnement, patrimoine historique, etc. Nota bene. Le mot conservation possède aussi en français le sens de maintenance matérielle des documents, correspondant au terme anglais preservation.
Conservation (sens 2) / Preservation
Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur contenu. Nota bene. Le mot conservation possède aussi en français le sens d’obligation réglementaire de garder les documents sous son contrôle, correspondant au terme anglais retention.
Copie / Copy
Exemplaire supplémentaire d’un document produit à partir de l’original.
Coûts / Costs
Addition des dépenses directes consacrées à la mise en œuvre du processus d’archivage (matériel, personnel, prestations), des coûts cachés (non valorisés pour l’archivage), des sanctions financières liées à la non-disponibilité de document et du temps passé à la recherche de documents archivés.
Cycle de vie du document engageant / Record lifecycle
Étapes qui jalonnent la vie d’un document destiné à supporter la responsabilité ou la mémoire d’une entreprise ou d’un organisme, depuis sa conception jusqu’à la mise en œuvre de son sort final.
Dématérialisation / Electronic data processing
Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information.
Destruction / Destruction
Action de supprimer des documents de manière irréversible, en application des choix de sort final énoncés dans le référentiel de conservation.
Diplomatique / Diplomatics
Méthode d’expertise de l’authenticité, de l’intégrité et de la fiabilité des documents, fondée sur une étude de la forme du document tel qu’il se présente, des étapes de son élaboration et de sa validation, de son circuit de diffusion et de conservation.
Document / Document
Objet constitué d’un support et de l’information qu’il porte, considéré comme un tout signifiant.
Document engageant / Record
Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre.
Donnée / Data element
Mot, nombre, signal, chaîne de caractères, séquence de bits, morceau de matière ou tout autre élément brut enregistré dans un système d’information où il pourra être corrélé à d’autres objets et interprété pour constituer une information.
Dossier / File
Ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les date d’ouverture et date de clôture au dossier..
Droits d’accès / Access rights
Désignation du ou des profils ou groupes d’utilisateurs habilités à accéder à tel document, tel dossier, telle série ou telle catégorie de documents archivés, assortie éventuellement des conditions d’usage des documents consultés (copie ou non, engagement de confidentialité, droit à payer…).
Durée de conservation / Retention period
Laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires, pour prévenir les risques de non-disponibilité des documents et/ou pour répondre aux besoins de mémoire de l’entreprise. La durée de conservation s’exprime en nombre d’années assortie d’une précision de point de départ (événement déclencheur) lorsqu’il ne s’agit pas de la date propre du document considéré.
E-discovery / E-discovery
Demande d’investigation systématique du système d’information d’une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d’une procédure d’audit ou contentieuse, visant à repérer et produire des documents (en l’occurrence électroniques) liés à l’affaire en cours.
Environnement réglementaire / Regulatory environment
Ensemble des dispositions émanant des autorités internationales, nationales ou locales dont relève une entreprise ou un organisme (codes, articles de loi, décrets, circulaires, directives, décisions, arrêts, recommandations, etc.) énonçant ou évoquant une durée de conservation, un délai de prescription ou un risque de conservation ou de destruction de certaines informations ou documents, dispositions auxquelles l’entreprise ou l’organisme est tenu de se conformer.
Exigences d’archivage / Records management requirements
Formulation de ce que les outils doivent absolument ou devraient pouvoir faire pour qu’un système d’archivage fonctionne d’une manière conforme à la politique d’archivage d’une entreprise ou d’un organisme. On distingue les exigences fonctionnelles pour la mise en œuvre du processus d’archivage et les exigences techniques pour l’intégration dans le système d’information.
Externalisation / Outsourcing
Choix pour une entreprise ou un organisme de confier à un prestataire spécialisé une ou plusieurs activités dans la mise en œuvre du processus d’archivage.
Facteurs d’échec et de réussite / Failure and success factors
Événements et actions, mais aussi absence d’événements ou d’actions, internes ou externes, qui peuvent accélérer ou freiner le déroulement d’un projet d’archivage.
Fiabilité / Reliability
Caractère d’un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des faits qu’il décrit, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’actions ultérieures.
Gestion de contenu / Content management
Ensemble des méthodes et techniques qui permettent de produire, diffuser, gérer, partager et rechercher des informations de toutes formes et de toutes natures dans les systèmes informatiques au travers d’outils collaboratifs.
Gestion des archives / Archives and Recordkeeping
Du fait de la définition très large du mot archives en France et du rattachement des services d’archives publics à l’administration de la Culture, l’expression « gestion des archives » renvoie à la fois à une partie de la notion de « recordkeeping » (c’est-à-dire de conservation des documents archivés dans l’intérêt des services producteurs) et à l’organisation des archives historiques.
Horodatage / Time stamping
Technique permettant d’associer à un document une date certaine en référence à un système de temps donné et reconnu ; cette date peut être la date à laquelle un document est émis ou la date à laquelle un document fait l’objet d’une opération de gestion.
Information / Information
Tout ensemble de sons, d’images, de données ou de documents intelligible par l’homme, qu’il soit fixé sur un support ou non.
Intégrité / Integrity
Caractère complet et non altéré d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucun ajout, aucun retrait ni aucune modification, accidentelle ou intentionnelle, depuis sa validation.
Métadonnées / Metadata
Données structurées ou semi-structurées qui permettent de qualifier et de gérer les documents archivés tout au long de leur cycle de vie : contexte de création, contenu, validation, règles de conservation / destruction, caractère vital, confidentialité, support, etc.
Méthode / Methodology
Démarche ou succession d’étapes formalisées pour atteindre un but.
Mise à disposition / Availability / Access
Ensemble des tâches conduisant à fournir à un utilisateur autorisé des documents archivés dont il a besoin : réception et instruction de la demande (vérification des droits, repérage du document), extraction du document, livraison à l’utilisateur et, en cas de prêt, récupération, vérification et rangement du document consulté.
Nommage / Naming
Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’entreprise), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents.
Norme / Standard
Document de référence, souvent technique, parfois organisationnelle, approuvé par une instance de normalisation ou une autorité professionnelle qui formalise le déroulement d’un processus ou d’une opération dans le but de favoriser le développement économique.
Original / Original, master copy
Première rédaction définitive d’un document, engageant ou non, à partir de laquelle seront réalisées d’éventuelles copies ou reproductions.
Pérennisation / Long term preservation
Opération préventive ou curative de régénérescence de la lisibilité d’un document imposée par l’obsolescence récurrente des technologies numériques par le biais de migrations de format et/ou du support.
Plan de classement / Classification scheme
Le plan de classement pour l’archivage est un plan de classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme, selon le principe fondamental du « records management ». Il ordonne l’ensemble de ces activités et les documents qui en sont issus suivant une organisation logique, souvent hiérarchique, qui sert de colonne vertébrale au référentiel de conservation.
Plate-forme de conservation / Preservation plateform
Ensemble d’outils dédiés à la réception, sécurisation, stockage et pérennisation de documents ou de données, qualifiés de telle façon qu’on puisse les retrouver, y accéder et les gérer selon les règles et les besoins exprimés par leurs propriétaires (donneurs d’ordre).
Politique d’archivage / Records management policy
Déclaration, signée par la direction générale d’une entreprise ou d’un organisme et opposable à l’ensemble des collaborateurs, énonçant les principes de gouvernance et d’action pour se conformer à l’environnement réglementaire, répondre au besoin de mémoire et anticiper le risque de ne pas archiver et conserver certains documents.
Processus d’archivage / Records management process
Ensemble des activités qui transforment les traces de l’activité d’une entreprise ou d’un organisme en un corpus cohérent d’objets documentaires fiables dont la non-disponibilité présenterait un risque. Le processus d’archivage croise les processus métier au moment de la déclaration des documents engageants et de leur entrée dans le système d’archivage, avec le contrôle de la qualité des documents archivés et la prise en charge de leur conservation matérielle.
Processus métier / Business process
Ensemble des activités qui s’enchaînent pour créer un produit ou un service à partir d’éléments de base. Un processus se décompose en sous-processus.
Projet d’archivage / Records management project
Ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents engageants soient sous contrôle, c’est-à-dire identifiés, sécurisés, conservés, accessibles, gérés tout au long de leur cycle de vie et détruits ou transférés aux archives historiques à échéance de leur durée de conservation.
Protection des données personnelles / Data protection, Privacy
Mesures législatives et réglementaires stipulant la destruction, la suppression ou l’anonymisation au-delà d’une certaine période (souvent deux ou trois ans) des informations relatives à la vie privée des personnes telles que coordonnées, contacts téléphoniques, déplacements, afin d’éviter les abus de réutilisation des données à des fins commerciales ou illégales.
Responsabilité / Accountability
Principe selon lequel toute entité juridique est tenue de rendre compte de ses actes à ses instances dirigeantes, aux autorités de contrôle, à la société et doit pouvoir justifier de ce qu’elle a dit ou n’a pas dit, de ce qu’elle a fait ou n’a pas fait.
Risque de non-disponibilité / Risk of non availability
Risque juridique et financier encouru par une entreprise ou un organisme par suite de l’impossibilité de produire à une autorité les documents justificatifs de ses actes ou de retrouver un document comportant des informations essentielles pour la poursuite de son activité.
Risque de sur-conservation / Risk of over-retention
Risque encouru par une entreprise ou un organisme qui néglige de détruire des documents inutiles dont la durée de conservation réglementaire est échue ou inexistante et qui pourraient être saisis par une autorité ou utilisés à des fins contentieuses.
Référentiel de conservation / Retention and disposition schedule
Disposition authority
Document prescriptif qui, en application de la politique d’archivage, définit les durées de conservation des documents engageants d’une entreprise ou d’un organisme, en fonction des risques de non-disponibilité et des besoins d’accès à l’information, en précisant le sort final à échéance de ces durées.
Sauvegarde / Back-up
Opération technique consistant à dupliquer des données ou des documents, et à les stocker dans un lieu distant, dans le but de prévenir une faille du système ou une disparition accidentelle des originaux. En cas de survenance d’un incident, les données font l’objet d’une restauration.
Scellement / Sealing
Technique consistant à associer physiquement à un document un élément unique, sceau manuel ou empreinte numérique, qui permet de garantir l’intégrité d’un document, la modification du document entraînant une modification du sceau lui-même.
Sécurité / Security
Exigence d’un système d’archivage (électronique ou non) susceptible de comporter des documents dont il convient de contrôle l’usage (confidentialité, risque de divulgation) et/ou l’intégrité (non modification des contenus, non altération des supports).
Sort final / Disposition
Devenir physique des documents archivés à échéance de leur durée de conservation soit, dans la grande majorité des cas, la destruction ou, pour une minorité de documents, le transfert aux archives historiques.
Stock / Back-log
Ensemble des documents produits, archivés ou simplement conservés dans le passé et dont les conditions de stockage, d’identification, d’accessibilité et de sécurité ne sont peut être pas conformes à ce qu’elles devraient être au regard des risques de non-disponibilité et de sur-conservation. Le stock s’oppose au flux des documents nouvellement créés et non encore archivés.
Support / Medium
Élément matériel sur lequel est enregistrée l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver.
Système d’archivage,
Système d’archivage électronique (SAE) / Records management system, Electronic records management system (ERMS)
Ensemble des matériels, logiciels et procédures qui organise et contrôle la capture, la conservation et la destruction, dans le but de maîtriser le risque de non-disponibilité et de sur-conservation des documents, ainsi que la mise à disposition des documents engageants dans une entreprise ou un organisme.
Tiers de confiance / Escrow service
Dans le contexte de la conservation sécurisée, personne qui grâce à son indépendance, accomplit, pour le compte d’une entreprise ou d’un organisme, des actions de datation, de certification ou de conservation de nature à assurer l’authenticité et l’intégrité des documents.
Traçabilité / Tracking
Exigence d’un système d’archivage électronique d’enregistrer systématiquement tout événement affectant le fonctionnement du système ou les documents conservés dans la plate-forme de conservation