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Plusieurs critères doivent être pris en compte pour évaluer la pertinence d’un document et sa durée de conservation :
- la qualité intrinsèque du document (forme et support),
- le poids ou la sensibilité de l’information,
- la possibilité de retrouver cette information ou un autre exemplaire du document ailleurs,
- le contexte de production et de classement.
2
Il existe divers schémas sur le cycle de vie de l’information selon que l’on parle de partage d’information ou d’archivage.
Ce schéma montre les deux bornes du cycle de vie d’un document engageant (record en anglais), à savoir T0 pour la création du document (au sens de record creation, c’est-à-dire d’achèvement du document), et T2 pour l’extinction des motifs de conservation pour son producteur. La borne T1 (que beaucoup appellent à tort archivage) n’est qu’une borne logistique qui ne modifie pas le statut juridique du document.
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La plupart des documents qui engagent la responsabilité d’une entreprise sont issus d’un processus (métier, management, support). Il convient que, au sein de chaque processus, l’entreprise
- identifie les documents/données à archiver (selon leur valeur),
- avec les pièces justificatives ou explicatives qui en sont solidaires
- et que l’on organise la destruction des documents intermédiaires qui n’ont aucun intérêt ) être conservés.
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Pour que le système d’archivage soit fiable, conforme et efficace (ce que recommande la norme ISO 15489), il faut :
- que tout ce qui doit être archivé soit archivé,
- que tout ce qui est archivé soit bien décrit pour l’accès, bien conservé pour la pérennité et sécurisé.
- et que ce tout ce qui touche aux données à caractère personnel, comme ce qui est périmé ou inutile soit supprimé.
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L’environnement numérique a largement chamboulé la perception de l’archivage. Les défis techniques que sont l’intégrité des données (un fichier non sécurisé et non tracé est facile à modifier) et la pérennité (les formats et les supports numériques ne garantissent pas la lisibilité des données dans le temps sans des opérations technologiques de migration) sont de mieux en mieux maîtrisés.
Mais la prolifération de l’information (tout le monde produit des masses de données dont la majorité n’a pas d’intérêt) est un enjeu humain de taille : sélectionner ce qui mérite d’être gardé !
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La normalisation, dans le domaine de l’archivage et de la conservation, s’est développée au cours des quinze dernières années.
Auparavant il existait peu de choses. On recense aujourd’hui plusieurs dizaines de textes à vocation normative (normes, standards, spécifications), que nous appellerons « normes » pour simplifier.
Elles sont regroupées ici en deux grands ensembles, l’un plus managérial, l’autre plus technique
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Ce schéma, issus des recommandations de la norme ISO 15489 souligne qu’un projet d’archivage managérial commence par la définition de la cible (quels documents il faut créer pour tracer quelles décisions, couvrir quels risques, documenter quels dossiers). La cible une fois précisée, on pourra estimer l’écart entre les objectifs et l’existant et organiser la résorption de cet écart, en suivant les priorités. Un audit des réalisations permettra d’ajuster l’analyse.
Hélas, on fait trop souvent l’inverse.