Jean-Louis Pascon a publié sur LinkedIn un article au sujet de l’obligation faite aux employeurs de conserver pendant 50 ans le double des bulletins de salaire numériques, intitulé « Le bulletin de paie numérique mais pas n’importe comment »

L’auteur rappelle la réglementation relative au bulletin de paie électronique depuis sa création en 2009 jusqu’à la disposition du décret de décembre 2016 qui demande aux employeurs de « garantir à ses employés l’accès à leurs bulletins de salaire électroniques sur une période de 50 ans », et s’interroge sur la faisabilité technologique et organisationnelle de cette obligation.

J’ai versé les trois remarques suivantes à la discussion :

• la première est que la question n’a pas attendu le bulletin de salaire numérique ; depuis des décennies, le code civil et le code du travail exigent que l’employeur conserve son double des bulletins de salaire pendant 5 ans ; or, 80% des entreprises, d’après mes constats, conservent ces bulletins pendant 50 ou 60 ans, sans fondement juridique précis mais pour rendre service à leurs anciens salariés qui auraient perdu leur original et seraient ennuyés pour constituer leur dossier de retraite ;
• la seconde veut attirer l’attention sur la formulation « 50 ans ou 6 ans après le départ de l’employé à la retraite » : cette façon d’exprimer la règle est bien connue des archivistes : quand on n’a pas de visibilité sur le terminus ad quem (borne finale), on transpose le délai à partir de… en durée objective en faisant une hypothèse sur cette borne finale (au passage, c’est une des caractéristiques d’Arcateg que de gérer des durées et non des délais car c’est bien plus efficace) ;
• troisièmement, depuis le temps que j’observe les archives et les pratiques d’archivage, je crois pouvoir dire que les besoins de conservation des bulletins de salaire pour la retraite étaient réellement justifiés avant la réforme de 1971 (c’est plus facile de créer son dossier quand la carrière se situe après cette date, ce qui est le cas de la très grande majorité aujourd’hui) ; par ailleurs les caisses de retraite collectent aujourd’hui les informations de plus en plus tôt de sorte que cette durée de 50 ans perd largement de son sens.

Conclusion : je crois que le droit se cherche encore un peu sur le sujet.

Le débat reste ouvert.