Les offres non retenues sont une catégorie de document bien connues des archivistes dans le secteur public principalement mais aussi dans le privé.
Il s’agit des propositions techniques et commerciales présentées par les fournisseurs en réponse à une consultation dans le cadre des marchés publics (obligation de collecter trois offres au minimum pour tout achat de produit ou de prestation) ou dans le cadre du processus Achats des entreprises.
La première caractéristique de cette catégorie de documents est son volume : le nombre de consultations multiplié par le nombre de réponses multiplié par le nombre de pages de chaque proposition (avec une tendance chronique à l’inflation comme si la qualité était indexée sur la quantité…).
La seconde caractéristique est qu’une fois la commission ad hoc (commission des marchés, comité de pilotage, etc.) a tranché et retenu un fournisseur et son offre, une fois échus les éventuels délais de recours des offreurs non sélectionnés, les « offres non retenues » ne présentent plus d’intérêt. À noter que l’offre retenue fait l’objet d’un marché et change alors de statut et de dénomination, selon deux pratiques différentes : soit le document de proposition est sorti de l’ensemble des offres et est signé pour valoir contrat ; soit un nouveau document intégrant les éléments de l’offre est rédigé par le client et co-signé des deux co-contractants, tandis que le document initial de l’offre retenue, caduc, reste avec les autres offres.
Il faut associer à ces offres reçues par une collectivité, un établissement public, un ministère, une entreprise ou une association, les offres émises en réponse à une consultation externe. Et il ne faudrait pas croire que là, seules les entreprises privées sont concernées car il y a de plus en plus de structures publiques ou parapubliques qui participent à des marchés, y compris à l’international.
La question se pose alors : combien de temps faut-il conserver les offres non retenues ?