La loi de Pareto s’applique-t-elle à l’archivage ?

Pourquoi non ?

La loi – ou principe – de  Pareto (Vilfredo de son petit nom, économiste de son état, italien de nationalité bien que né en France et mort en Suisse) est d’abord un constat dans le fonctionnement naturel de l’économie et de la société : de nombreux domaines d’activité s’autorégulent autour de deux ensembles inversement proportionnels :

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes,

80% du produit de l’impôt proviennent de 20% des citoyens imposables,

80 % de la réalisation d’un projet s’obtiennent avec 20 % de l’effort.

Sauf que ça ne se voit pas toujours à l’œil nu, la loi (naturelle ou pas) aimant à se cacher derrière toutes sortes d’artifices et de fioritures. C’est pourquoi, la loi de Pareto peut aussi s’appréhender comme un outil de lecture d’une situation, une grille d’analyse de telle ou telle problématique, dans un but managérial de maîtrise des coûts et bénéfices de l’entreprise.

L’archivage étant une activité comme une autre dans l’entreprise, avec un double objectif de 1/ gérer efficacement dans la durée les données et documents qui tracent et alimentent le travail des équipes, et 2/ de prévenir les risques de non-disponibilité des documents qui permettent de défendre les intérêts de l’entreprise au plan du droit, la loi de Pareto n’a donc pas de raison de ne pas être pertinente pour l’archivage. De fait…

80% du volume des données et documents produits sont issus de 20% des processus,

20% des documents produits correspondent à 80% des besoins d’information,

80% des risques sont concentrés dans 20% des documents archivés,

20 % des actions d’un projet permettent d’atteindre 80% des objectifs.

Pourtant, il n’est pas rare de rencontrer des projets d’archivage dont le rapport investissement/bénéfices ressemblerait plutôt à :

80 % des fonctionnalités des outils ne répondent qu’à 20% des besoins,

80 % des efforts déployés ne couvrent que 20% des risques,

voire, dans les cas extrêmes 80% du temps passé vise à gérer quelques éventuelles exceptions.

Pourquoi ? La problématique de l’archivage est peut-être tout simplement mal posée, en tout cas pas dans un but managérial de maîtrise des coûts et des bénéfices de l’entreprise.

2 Commentaires

  1. Chère Marie-Anne,
    «La problématique de l’archivage est peut-être tout simplement mal posée», dites-vous. Éclairez-moi, je vous prie. (À part cette affirmation qui m’a laissé en plan, votre prose est toujours aussi agréable à lire…) Germain

    • Bonjour Germain,
      Je voulais dire que l’événement déclencheur d’un projet d’archivage est trop souvent la question du comment on archive, avec une réponse technique, liée au support de l’information, alors que la première question à poser est pourquoi il faut archiver tel document et pas tel autre, ce qui constitue une approche par la valeur du document en tant que trace et contenu, quel que soit son support. Cette mauvaise approche se traduit parfois par l’acquisition d’un outil logiciel sophistiqué que très vite les utilisateurs regardent comme des poules regardent un couteau égaré dans le poulailler en se demandant ce qu’elles vont en faire car cela ne répond pas à leur quotidien. Elle peut aussi conduire à des opérations fastidieuses et coûteuses de traitement affiné de documents sans valeur ajoutée car on ne les consultera jamais et qu’un traitement (description du contenu ou mesures de conservation) dix fois moins détaillé aurait rendu à peu de choses près le même service.

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