Archiver ou ne pas archiver. La question est binaire dès lors que l’on considère qu’archiver veut dire bien archiver (mettre en sécurité un document pour sa valeur dans le temps et le doter d’une règle de vie appropriée), et non pas stocker n’importe comment, entasser les documents sans les qualifier, repousser des écrits encombrants loin des yeux et du cœur pour s’en débarrasser pudiquement et hypocritement dans l’espoir que les souris, les virus ou la longueur du temps auront le courage de les faire disparaître.

Un document existe. C’est une information enregistrée sur un support, une feuille de papier portant un message, un fichier numérique avec ses données, ou un ensemble de feuilles, ou encore un agrégat de fichiers. Ce document est achevé ou non. Il est daté ou non. Son contenu est original ou reproduit, banal ou stratégique, confidentiel ou public. Il est explicite ou non, utile ou peut-être pas, pour une personne ou pour plusieurs. Il y a tant de cas de figure !

Ce document sera ou ne sera pas archivé.

S’il n’est pas archivé, sa vie restera pilotée par son auteur ou son détenteur, selon ses goûts ou ses habitudes (Ah, la force de l’habitude !). Certains documents s’en sortent très bien : ils ne sont jamais archivés parce qu’ils sont toujours sur le devant de la scène, ils interviennent tous les jours dans la vie de leur auteur, se transforment, voyagent. D’autres ont un avenir plus incertain : à échéance plus ou moins brève, ils sont oubliés, livrés à leur triste sort, abandonnés au profit de documents plus jeunes (tout le monde est prêt à délaisser un document de cinquante ans pour deux documents de vingt-cinq, n’est-ce pas ?)

S’il est bien archivé, le document ne sera plus modifiable, même si sa description et ses critères de gestion pourront être enrichis, et il obéira à des règles prédéfinies de conservation et d’accès, aux côtés de nombreux autres documents soumis aux mêmes règles ou à des règles similaires moyennant quelques variantes de durées de conservation, de sécurité ou de traitement.

Le geste d’archiver fait basculer le document de la sphère de l’utilisateur à la sphère de l’entité dont la responsabilité est engagée par l’action tracée dans ce document : administration, entreprise, collectivité, association, famille. Ce point de bascule est le moment que les Anglo-saxons appellent la « record creation ».

Ce passage du monde « vivons l’instant ! » au monde « traçons le présent pour préparer demain ! » est un moment capital dans la vie d’un document, un nouveau départ, l’initialisation d’une nouvelle vie. Oh ! Elle n’est pas forcément plus drôle que la précédente. L’archivage assure au document le gîte et le couvert (de bonnes conditions de conservation, la sécurité face aux nuisances des agents extérieurs), ce qui est déjà quelque chose. L’horizon est cependant limité, et les sorties très aléatoires. La plupart des documents archivés auront une vie pépère de chez pépère avant de s’éteindre tranquillement à un âge respectable. Mais quelques happy few auront droit à une vie trépidante, appelés des dizaines de fois à revenir dans un bureau ou dans un prétoire, provoquant les cris de joie de ceux qu’ils sauront renseigner, et les pleurs de ceux qui seront déçus devant la preuve des faits passés. Mes amis, quel destin !

Mais ce n’est pas le document qui décide de son sort. C’est son propriétaire, au sens juridique du terme. Pour opérer la bascule, il faut un opérateur, une intervention humaine, que ce soit l’individu directement impliqué ou l’émissaire de l’entité morale dont la responsabilité est engagée par la vie de ce document et qui doit réfléchir à ses joies et pleurs futurs…


 

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