Je pense, donc j'archive, Marie-Anne Chabin, L'Harmattan, 1999
Chapitre 3 - Ordre et désordres
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Il y a toujours un temps, infime ou millénaire, entre le moment de la production de l’archive et le moment où on veut la consulter. Ce temps peut être multiple car, si la production de l’archive est une, sa consultation peut être réitérée autant de fois qu’il se trouve d’utilisateurs, pour peu bien sûr que le document soit conservé et lisible.

Pendant que ces temps s’écoulent, toutes sortes d’événements peuvent survenir, événements naturels ou humains, prévisibles ou accidentels, qui se répercutent sur les archives et peuvent provoquer leur altération ou leur disparition intempestive. Ces événements sont autant de facteurs de modelage des fonds tels qu’ils se présentent aux yeux et à l’entendement des producteurs, archivistes, chercheurs et utilisateurs de toutes catégories, selon le temps où leur intérêt et leur besoin se manifestent.

 

L’oubli

L’oubli est la première des manifestations humaines dont sont victimes les archives. Le fil de connaissance qui relie le document à son utilisateur est rompu, parfois en plusieurs endroits, de sorte qu’il n’est plus possible d’y accéder. Les archives existent mais c’est comme si elles n’existaient pas puisque leur utilisateur ne peut les utiliser. Il y a plusieurs réponses à la question : qui oublie quoi ?

On peut tout simplement oublier l’existence d’archives. Ceci est un phénomène individuel (tout un chacun en fait l’expérience) ou collectif. Les invasions, les conflits armés, les révolutions politiques sont souvent néfastes aux archives. Ceux qui en ont la garde peuvent être écartés ou exécutés et leur savoir, la mémoire dont ils sont les dépositaires, perdus avec eux. Toutes les civilisations et toutes les époques en livreraient plus d’un exemple.

En temps de paix, l’oubli, hélas, ne reste pas inactif. Combien de communes ont-elles vécu l’anecdote suivante : lors d’un changement de municipalité, le contenu d’un petit secrétaire est placé dans deux cageots de bois, remisé dans un garage puis, pour finir, au grenier ; ceux qui ont instruit ces dossiers sont partis, ceux qui ont déménagé les cageots l’ont fait sans prêter attention à leur contenu, personne n’en a besoin. Quinze ans plus tard, on “ trouve ” dans le grenier, sous une couche de guano éloquente, les registres de l’école du début du siècle, le plan du cimetière, les statistiques agricoles des années 1920-1940, au grand plaisir de l’association d’histoire locale et des enseignants. Ces documents-là sont sortis de l’oubli, combien d’autres y sont restés ?

Au niveau individuel, il y a les choses que l’on sait sans les savoir vraiment tel l’emplacement d’un dossier que celui qui l’a rangé ne saurait pas expliquer à autrui avec des mots mais vers lequel le souvenir de l’acte passé le guide instinctivement. C’est une connaissance intuitive qui bien souvent n’est pas transmise et, à chaque génération, emporte dans l’oubli son lot d’archives. Au niveau d’un individu, on constate aujourd’hui dans les bureaux une tendance très nette à refaire un document plutôt que se remémorer où on l’a classé, ce qui sous-entendrait qu’il est plus facile de refaire que de se souvenir, inquiétant paradoxe.

Il faut dire que le phénomène de l’oubli est assez naturel : les informations nouvellement acquises refoulent les informations plus anciennes (ou non utilisées depuis longtemps) plus à fond dans la mémoire où elles finissent par se perdre. L’ennui avec les archives, c’est que des informations très anciennes peuvent être très utiles très longtemps après leur création. D’où le besoin de gérer la propension à l’oubli.

Par ailleurs, il ne suffit pas que les documents existent pour être des archives à part entière, il faut pouvoir les lire, pouvoir en restituer le message. Il faut donc connaître la langue qui a servi à l’exprimer, elle aussi sujette à l’oubli. On pense bien évidemment à ce que seraient les fonds de papyrus égyptiens et de tablettes mésopotamiennes sans le déchiffrement des hiéroglyphes et de l’écriture cunéiforme. D’autres documents de l’Antiquité sont toujours muets, comme les inscriptions en linéaire A de la Crète ou les tablettes de Mohenjodaro, produites il y a quatre mille ans sur les bords de l’Indus. C’est la même chose pour la correspondance diplomatique ou militaire chiffrée quand on a perdu le code. C’est un peu la même situation pour les fichiers électroniques quand on ne dispose plus des machines adéquates pour les lire et que l’on a oublié le langage informatique correspondant. Peut-être des Champollion et des Thureau-Dangin de l’électronique se feront-ils connaître et réveilleront-ils une partie de ces archives. Entre temps, beaucoup auront disparu parce qu’inutiles ou jugées telles.

Cette forme d’oubli vise avant tout les archives qui ne sont pas autonomes, c’est-à-dire celles qui, outre le langage utilisé par l’auteur, dépendent de quelque chose qui leur est physiquement extérieur pour être déchiffrées : une machine mais aussi d’autres documents, des connaissances que l’auteur n’éprouve pas toujours le besoin de noter tant elles sont évidentes pour lui au moment où il crée ce document.

Prenons le cas d’une note qui commente un dossier ou un rapport que l’auteur n’a pas pris soin de rappeler nommément tant cela va de soi pour lui comme pour le destinataire de la note. Le destinataire n’est pas nommé non plus ; le document ne porte pas de date ; il est sur papier libre, sans en-tête ; il n’a pas reçu de tampons. Et pourtant, ces lignes vont décider de l’orientation de l’entreprise ou modifier le travail de dizaines de personnes ; il ne sera pas repris dans un document officiel, délibérément ou par négligence. C’est donc un document de mémoire et il n’en reste qu’une archive tronquée par l’oubli quasi immédiat de l’identification. On peut même dire que l’oubli est double : oubli, concomitant de la création du document, de noter ce qui permettrait d’en pérenniser la compréhension ; oubli ultérieur de ces données si évidentes hier.

L’exemple le plus flagrant est celui des images, photographies ou films, dans les archives personnelles, familiales ou associatives. Des images sans titre, sans date, sans légende parce que le photographe amateur, participant à l’événement, n’en avait nul besoin : la première communion de Charles à Saint-Jacques, la tante Madeleine, le mariage de Bibiche avec les cousins de Belgique, maman et Mike aux sports d’hiver, etc. “ Il faudra que je classe les photos, je ferai ça quand je serai en retraite ! ”. Tous voudraient le faire, tous ne le feront pas. L’oubli en emportera beaucoup. Aujourd’hui, une photo de mariage du début du siècle, même anonyme, présente toujours un intérêt ethnographique car on peut la dater approximativement par les costumes, mais l’oubli en a appauvri la valeur.

 

L’usure

L’usure est un autre corollaire du temps qui passe. Elle ne concerne pas la provenance de l’archive qui est une notion abstraite, ni son contenu qui peut se périmer, se démoder mais non “ s’user ”. Elle concerne le support de l’archive, dans toutes ses composantes matérielles.

On peut distinguer quatre types d’usure : le vieillissement propre du support d’écriture ou d’enregistrement, la dégradation de la matière qui a servi à écrire le message, l’action d’éléments extérieurs sur le support, la dégradation des matières en contact avec le document.

L’argile se conserve relativement bien, le parchemin également. Quant au papier, les différentes compositions font que les documents sont plus ou moins résistants au temps. Le papier chiffon, utilisé jusqu’à la moitié du XIXe siècle est beaucoup résistant que le papier bois qui s’est généralisé depuis. La qualité de la pâte de bois et l’épaisseur du papier freinent ou accélèrent selon le cas le processus d’autodestruction. Le papier jaunit, devient cassant au bout de quelques années ou quelques décennies. La cause principale en est l’acidité qui détériore peu à peu les feuillets des dossiers et des livres. D’où les recherches sur le papier neutre dit aussi papier permanent dont la pâte est traitée chimiquement contre l’acidité. Mais l’utilisation du papier permanent pour les documents appelés à être conservés longtemps est encore peu développée.

Un autre facteur d’acidité est l’encre appliquée au papier. On utilisait dans les siècles passés des encres de fabrication artisanale de qualités inégales. Manifestement les notaires de l’Ancien régime se procuraient une encre stable ; sans doute avaient-ils plus de facilités que les curés de campagne qui rédigeaient les actes de baptême, de mariage et de sépulture avec une encre quelquefois de fortune. Tout généalogiste s’est vu confronté un jour ou l’autre à des pages de registres paroissiaux rongées par l’encre, où l’écriture avait traversé le feuillet ou tout bonnement troué le papier.

Aujourd’hui, l’usage de feutres bon marché pour la rédaction de registres ou de correspondance produit exactement le même effet mais hélas beaucoup plus vite. Quelques jours suffisent pour qu’une inscription ou une signature faite avec la pointe épaisse d’un feutre bave sur la page, la traverse, tache les feuillets voisins et transmette son acidité à une partie non négligeable du document. Inversement les encres trop pâles ou les impressions trop légères comme celle d’un papier carbone usagé s’effacent d’autant plus vite. Sur ce point, les imprimantes thermiques ne sont pas fiables non plus, l’encre s’effaçant trop facilement.

Pour les photographies comme pour le film, les couleurs pâlissent ou virent avec les années et surtout avec les écarts de température. Dans un environnement trop sec, le support film se dessèche et se craquelle. Dans un environnement trop humide, la bande a tendance à se coller.

Le microfilm, les supports magnétiques et les supports optiques sont réputés durer cent ans, c’est-à-dire plus que bien des papiers fabriqués aujourd’hui. En revanche, ils engendrent une autre difficulté, celle de l’obsolescence des standards et de l’arrêt de fabrication des appareils de lecture, remplacés par de nouvelles machines plus performantes.

Outre la composition propre du support, leur environnement agit également sur leur conservation. Parmi les quatre éléments, la terre est le plus conservateur. L’air et les micro-organismes qu’il contient participent au processus de dessèchement et de pollution des supports. La lumière est un agent particulièrement dangereux. L’intensité lumineuse aussi bien que la chaleur dessèchent le support et effacent l’écriture. Tout le monde peut en faire l’expérience en laissant un dossier quelques semaines ou quelques mois sur un coin de bureau bien ensoleillé. C’est pourquoi la norme pour un magasin d’archives est que la surface des ouvertures (fenêtres, lucarnes) n’excède pas 10 à 15 % de la surface des murs. C’est pourquoi également les vitrines des musées sont éclairées avec modération. Enfin, l’eau, ou plus précisément l’humidité agit lentement sur l’usure des supports en favorisant le développement de toute une gamme de moisissures et de champignons. Une bonne conservation requiert une hygrométrie avoisinant 55 % d’humidité de l’air. Les conditions de conservation sont aussi importantes que les qualités intrinsèques des documents.

La dégradation peut encore être liée aux petits objets incorporés aux documents papier, tels que trombone, agrafe ou scotch. Les éléments métalliques ne tardent pas à rouiller et à contaminer leurs abords immédiats. Le scotch, initialement utilisé pour réparer une déchirure ou consolider le support, est encore plus nocif : il vieillit très mal, sèche, provoque rapidement le jaunissement de la partie scotchée, dépose son acidité et se détache du support de sorte que, outre les effets pervers, le bénéfice initial est perdu. Ceci vaut autant pour le papier que pour le film.

Même le “ blanc ” utilisé pour les corrections à l’époque des machines à écrire mécaniques s’use et par là même modifie le document sur lequel il a été appliqué. Un jugement d’un tribunal de commerce avait tranché un différend entre Desbois et Lemercier en faveur de Desbois. La secrétaire, peut-être interrompue par un coup de fil au moment de la frappe, inversa les noms et ne s’en rendit compte qu’à la fin de la saisie du jugement. Heureusement, il y a le blanc : elle déposa une petite couche de blanc sur “ Lemercier ” et, la matière une fois sèche, tapa par-dessus “ Desbois ”. Quelques années plus tard, lors d’un rebondissement de l’affaire, quelle ne fut pas la surprise du greffier du tribunal, en consultant les archives, de voir un peu de poudre blanche desséchée s’échapper du dossier et surtout de lire “ Lemercier ” à la place de “ Desbois ”. La pièce prouvait le contraire de ce qu’elle était censée dire !

Dernier aspect du phénomène d’usure : l’intervention de l’homme. D’une part, la consultation des documents favorise leur contact avec l’air et la lumière. D’autre part, la manipulation non précautionneuse, le frottement, les mains moites, sans parler des inconscients qui prennent des notes au stylo bille en appuyant leur feuille blanche sur le document original. La vie d’archive n’est pas de tout repos…

 

Les catastrophes

Oubli comme usure sont des processus lents, inconscients ou invisibles à l’œil nu, qui amoindrissent la mémoire que représente l’archive ou sa matérialité mais qui ne provoquent pas sa destruction intégrale, du moins pas brutalement. Cette destruction ne peut être le fait que d’un acte raisonné (basé sur l’inutilité et l’absence d’intérêt des archives) ou d’une catastrophe, pour ne pas parler des destructions intentionnelles et mal intentionnées.

La catastrophe la plus célèbre, celle qui a le plus marqué la mémoire collective, est l’incendie de la bibliothèque d’Alexandrie en 47 avant Jésus-Christ. À l’initiative de Ptolémée 1er, près de 500 000 rouleaux d’ouvrages philosophiques, poétiques, rhétoriques, historiques ou scientifiques y avaient été regroupés, sous forme d’originaux ou de copies réalisées dans ce but. L’importance de cet événement tient au rapport entre la somme de documents perdus et le volume des ouvrages de connaissance disponibles au monde méditerranéen de l’époque. Ce rapport reste le plus élevé de l’histoire des civilisations. La représentativité pour la mémoire de la collectivité de ce qui est détruit est un bon critère d’évaluation de la catastrophe. Il existe bien sûr plusieurs niveaux de collectivités : la destruction des archives d’une commune, accident hélas moins rare qu’on ne le souhaiterait, est toujours dramatique pour la collectivité communale ; cependant, l’existence ailleurs de copies de ces archives ou d’autres documents à même de reconstituer une partie des données minimise la portée de la catastrophe pour l’Histoire.

Un autre incendie mémorable pour l’histoire de France est celui de l’hôtel de ville de Paris en pleine Commune, le 24 mai 1871, qui détruisit en grande partie les archives de l’état civil. Pendant des décennies, des fonctionnaires s’efforcèrent minutieusement d’en reconstituer le maximum à l’aide de toutes les mentions de naissance, de mariage et de décès reportées dans les registres des autres communes françaises pour les individus ayant vécu au moins un de ces trois événements hors de Paris.

Plus récemment, l’incendie involontaire du Parlement de Rennes en février 1994, déclenché par une fusée de marin-pêcheur, a réduit en poussière un bon lot d’archives de ces dernières années. L’intervention des pompiers dont le rôle est d’éteindre les flammes déplace quelquefois le danger du feu vers l’eau qui n’est guère plus favorable aux archives. Au lieu de se consumer, le support se délite et se décompose. Toutefois, les procédés de lyophilisation utilisés pour l’alimentation sont applicables aux documents papier et permettent de les sauver de la noyade grâce à une congélation suivie d’une dessiccation. C’est un cas de guérison.

L’incendie, qu’il soit d’origine accidentelle ou non, est la plus fréquente et la plus spectaculaire des catastrophes mais n’est pas la seule. Les périodes de guerre sont parfois fatales aux dépôts d’archives, sans que ceux-ci soient spécifiquement visés. Ce fut notamment le cas des Archives départementales du Calvados et du Loiret lors des bombardements de la Seconde Guerre mondiale. Les orages et tornades ne font pas le détail sur leur passage : cultures, véhicules ou archives des greniers. Le stockage des documents dans les caves à basse altitude les rend plus accessibles aux crues des rivières. Les ruptures de canalisation causent les mêmes dégâts. On rencontre aussi des catastrophes presque poétiques comme, lors de la Révolution française et des pillages qui l’ont accompagnée, l’utilisation de titres ecclésiastiques pour emballer les beignets des marchands de rue. Le vol doit être mentionné bien qu’il porte rarement sur de grandes quantités et s’apparente plutôt au vol d’objet précieux. Enfin, on ne saurait clore la liste sans évoquer les rongeurs et leur attrait pour le papier ou la colle.

Les catastrophes ont toujours une vertu éducative en matière de prévention. Il existe des mesures qui, sans réparer le passé, peuvent diminuer les risques des incidents prévisibles. Philippe-Auguste en fit l’expérience : le roi, d’un tempérament itinérant, avait coutume de faire suivre dans ses déplacements les coffres contenant les archives du pouvoir ; en 1194, il affronta Richard Cœur de Lion à Fréteval, près de Vendôme, mais fut défait et dut s’enfuir précipitamment : les coffres restèrent sur place et leur contenu fut perdu. Le roi décida alors de laisser les archives royales à Paris dans une tour du Louvre sous bonne garde. On cite souvent cette anecdote comme l’origine des Archives nationales.

On dispose aujourd’hui de normes très précises sur les conditions de conservation et la construction de bâtiments et salles d’archives : choix du site, qualité des matériaux, résistance des planchers, plots de détection incendie, sprinklers, portes coupe-feu, procédures d’évacuation, etc. La prévention porte aussi sur les méthodes de répartition des documents (ne pas ranger l’original et la copie au même endroit) ou la banalisation des conteneurs de documents qui dès lors ne sont accessibles qu’aux seuls employés formés à leur recherche. Mais les catastrophes d’archives ne sont pas plus éradicables que les accidents de la route ou les vols à la tire de sacs à main. On peut seulement s’efforcer d’y parer, sans garantie absolue.

Dans l’après-midi du 19 août 1997, au Havre, se déclara un spectaculaire incendie dans les hangars d’une société privée d’archivage, réduisant en cendres plusieurs milliers de mètres cubes de dossiers appartenant à des entreprises privées de la région havraise mais aussi de la région parisienne. L’origine criminelle de l’incendie a été avancée par les experts, ainsi que ses liens possibles avec l’affaire du Crédit Lyonnais (bien que le hangar n’abritât point stricto sensu d’archives de ladite banque).

 

Le photocopieur, engin du diable

En 1938, l’Américain Chester Carlson invente un procédé de reproduction de documents utilisant les propriétés de l’électricité statique. L’électrocopie est commercialisée dix ans plus tard sous le nom de “ xérographie ”. Ce procédé possède un avantage remarquable par rapport aux procédés antérieurs de reprographie que sont l’hectographie (duplication à alcool) ou le stencil, dans la mesure où ni le document recopié ni la copie ne requièrent de préparation spéciale. Toutefois, l’utilité de cette nouvelle invention, rebaptisée “ photocopie ” a mis du temps à s’imposer et le marché n’a vraiment décollé que dans les années 1970, voyant du coup une multiplication des fabricants et une concurrence révélatrice.

La photocopie, c’est d’abord un progrès technique qui supprime les tâches fastidieuses de recopie manuelle, évite la conservation des brouillons ou remplace l’enregistrement des réponses apportées à un formulaire d’enquête. Les “ chronos ” des secrétariats obtenus par contact carbone sur papier pelure ont ainsi disparu au profit de la photocopie des courriers originaux, en attendant un autre avatar. La pratique de l’établissement en double des documents, pour l’auteur et pour le destinataire, s’en trouve modifiée. Puisque c’est essentiellement la signature qui donne au document sa force probante, la photocopie, si elle est de bonne qualité, peut être utilisée pour l’établissement d’originaux : un contrat en double exemplaire dont l’un est la photocopie de l’autre avant validation, la signature des parties faisant de l’un et de l’autre deux originaux.

La photocopie, c’est surtout un instrument de travail formidable : des équipes d’ingénieurs qui partagent leurs documents peuvent travailler plus vite et plus efficacement. Un groupe de parlementaires qui discute un projet de loi dispose rapidement de toutes les versions et propositions à amender. Les membres d’une commission qui doit statuer sur la conformité d’un projet de construction ou la validité d’une demande de subvention ont chacun leur dossier à étudier.

Enfin, l’usage du photocopieur permet la diffusion en grand nombre, plus aisée et plus rapide que l’imprimerie. Il devient facile de diffuser des écrits dont la présentation n’est pas impeccable ou qui sont encore des projets, des documents que l’on n’aurait pas fait imprimer : texte de conférence, bulletin d’information, rapport d’activité, étude préalable, projet de budget, revue de presse.

Bref, le photocopieur se répandit chez tous les producteurs d’archives comme un bienfaiteur, facilitant les échanges d’information et le travail de bureau. Mais comme pour toute technique, l’outil finit par créer le besoin. C’est alors que Satan s’en mêla.

Il en fit l’instrument de la paresse. “ Je n’ai pas le temps de prendre des notes maintenant, et puis il est presque six heures, je vais photocopier ce dossier, je le lirai plus tard ”. Mais plus tard, il y avait autre chose à faire, et la présence de la photocopie, là dans le troisième tiroir, donne bonne conscience ; c’est presque un début de lecture.

La gourmandise suivit : “ Cet article semble très intéressant, peux-tu m’en faire une copie ? ”, “ Tiens vous avez le dernier rapport de M. Blanc, je peux en avoir un exemplaire ? ” C’est un peu comme la boulimie, la peur de manquer une information savoureuse ou tout simplement consolante, le confort de la consommation. Et les copies s’entassaient, s’entassaient. Le photocopieur s’entendit aussi avec l’orgueil en favorisant la diffusion des écrits qui causent la fierté de leurs auteurs, comme si l’autorité se mesurait au volume de pages répandues urbi et orbi. L’envie y trouve son compte car c’est bien vite fait de photocopier le manuscrit d’une victime innocente pour se l’approprier, ou de se procurer un double des dossiers de ses ennemis.

En poursuivant la ronde des péchés, on doit reconnaître que, dans le monde des archives, la photocopie peut être tentée par la luxure : des documents dépourvus d’intérêt, photocopiés par faiblesse, se prélassent dans des dossiers où ils n’ont rien à faire ; des lettres reçues pour action sont accrochées à des documents accumulés passivement ; des copies inutiles se frottent coupablement aux pièces originales et pertinentes dans une débauche informationnelle pénalisante. Au bout du compte, on rencontre la colère de l’utilisateur noyé dans un monceau de photocopies périmées qui masquent l’information recherchée. Seule l’avarice échappe à la capitale litanie. C’est même tout le contraire. Certes la photocopie pirate qui évite d’acheter un support commercialisé, dénommée le “ photocopillage ”, est une attitude pingre, mais fondamentalement, en soi, le photocopieur prodigue tout sauf de l’avarice : largesse, dissipation, prodigalité, voilà son credo !

On fait souvent le constat de la croissance exponentielle des archives en notre seconde moitié de XXe siècle mais on incrimine rarement la photocopie qui pourtant n’y est pas étrangère. Elle est même un des principaux générateurs de masse, multipliant les volumes d’archives par deux, par dix, par vingt ou davantage. Une expérience a montré que sur les vingt dossiers des membres d’une commission d’urbanisme impliquant des compétences administratives, techniques, commerciales et juridiques, aucun ne possédait toutes les pièces propres à reconstituer exactement l’affaire, alors que plus de la moitié des documents étaient présents dans tous les dossiers. Bien sûr, les archives de ces personnes se trouvent dans vingt bureaux différents, ce qui masque la chose. Trier a posteriori le bon grain de l’ivraie pour ne garder qu’un dossier d’archives commun à tous relèverait de l’exploit herculéen. Faut-il garder le plus complet et tant pis pour les autres ? Encore faudrait-il prendre le temps d’examiner l’ensemble pour savoir quel est le meilleur dossier.

Le phénomène de la copie facile ne touche pas que le papier, même si c’est là sa principale manifestation. Les bandes magnétiques connaissent un sort comparable, avec les mêmes effets pervers. Puisqu’il suffit d’appuyer sur un bouton pour copier une cassette vidéo, pourquoi s’en priver ? C’est l’accumulation non contrôlée des copies qui introduit du désordre.

Le développement de l’électronique et des réseaux est de nature à limiter l’envoi manuel de photocopies, compensé par l’impression croissante des fichiers reçus par messagerie électronique. Toutefois, l’impression étant une démarche active, le volume papier n’atteindra sans doute pas celui d’une réception passive de photocopies. Le pli de la communication, des échanges d’informations et de la diffusion est bien pris. La technologie a informatisé le boom reproductif ; elle est en train d’en réduire le volume physique, elle ne résorbe pas le bouillonnement de copies.

 

La dématérialisation

Après l’oubli et l’usure qui éloignent l’homme de sa mémoire, après les catastrophes qui l’amputent, après le phénomène de la photocopie qui déforme les archives, la technologie numérique introduit une nouvelle relation entre le document et l’homme, qu’il soit producteur ou utilisateur. Six traits caractérisent cette nouvelle relation : la transparence du support dite “ immatérialité ”, la malléabilité de l’écrit, la normalisation des outils et de leur utilisation, la dépendance à l’égard des techniciens, l’individualisation de la recherche et le minois attrayant du multimédia.

Le support physique traditionnel, papier ou film, était perçu à la fois comme une contrainte et comme une sécurité. La contrainte d’un stockage et d’un rangement organisés s’impose dès que le volume dépasse les limites de la mémoire humaine, sans parler des différences de formats ou de matériaux exigeant des précautions particulières. Par ailleurs, le fait de savoir que les dossiers sont là, dans une armoire de la salle d’à côté ou dans la cave, a quelque chose de rassurant : j’ai vu ces documents donc ils existent. La dématérialisation du support (sans tenir compte des conséquences juridiques déjà évoquées) permet de regrouper sur un disque dur, quelques disquettes ou quelques cartouches, des mètres cubes de documents “ classiques ”. De plus, l’impression papier d’un document électronique ou le transfert sur une bande magnétique d’images numérisées n’altèrent pas la qualité des signes, alors que les supports traditionnels perdaient un peu de leur qualité à chaque génération de copie. L’utilisateur n’a pas besoin de se déplacer et peut accéder au document recherché sans que les notions de distance et de délai interviennent. Tangibilité et matérialité font place à immédiateté et crédibilité (quand il n’y a pas de bogues).

La virtualité de toute donnée et de tout message convertis en kyrielles de zéros et de uns donne une souplesse sans précédent à la modification des documents en création et à leur exploitation. Cette malléabilité du document numérique autorise l’auteur à écrire la fin avant le début, à insérer des ajouts et des images, à établir des variantes, plusieurs versions de son document, à cacher une partie du texte que lui seul pourra lire, à connaître le nombre de mots, le nombre de fois où l’adjectif “ important ” revient dans son texte, à revenir sur la mise en page, à remplacer les titres bleus par des titres verts, à construire une table des matières ou un index en deux coups de souris. L’utilisateur, de son côté (quand l’auteur l’y a autorisé), peut modifier, extraire, copier, annoter à son gré le document. La linéarité de l’écrit ou de l’enregistrement est supprimée. C’est une forme de liberté qui va quelquefois jusqu’à la permissivité car on peut aussi remplacer la signature numérisée par une autre signature numérisée, on peut changer la date sans rature, etc.

Plus le volume des données à traiter est grand, plus la machine a besoin d’ordre dans l’organisation de celles-ci. Les documents ou fichiers sont regroupés en sous-répertoires, eux-mêmes agencés dans des répertoires, éventuellement stockés sur des unités distinctes de la mémoire centrale. L’archivage du fichier définit alors un chemin d’accès ou une adresse qui sera indispensable à l’utilisateur pour atteindre le document. Pour faciliter cette manipulation, les logiciels sollicitent avant l’enregistrement quelques renseignements comme le résumé, le nom de l’auteur, un commentaire ou des mots-clés ; ils en établissent d’autres automatiquement tels que la date de création ou de modification. Eu égard au laxisme régnant depuis dix ou vingt ans dans la création de documents, à savoir l’absence fréquente d’en-tête, de référence, de destinataire, d’objet, voire de signature, ces procédures constituent une amélioration certaine de la production d’archives.

Cependant, l’utilisateur qui n’a pas un minimum de vernis informatique se trouve vite dépendant des techniciens du service de maintenance ou du service informatique quand les pannes sont récurrentes. Les outils sont aujourd’hui si perfectionnés que la plupart des utilisateurs n’exploite bien souvent que 10 à 20 % de leurs possibilités. La dépendance réelle et située à différents niveaux est une perte d’autonomie qui peut se résoudre partiellement par la formation. La personne qui ne sait pas conduire utilise un taxi ; si elle passe son permis de conduire, elle sera plus autonome ce qui ne la dispensera pas d’aller quelquefois voir son garagiste.

La délinéarisation de l’écriture comme de la lecture, caractéristique forte de la technologie numérique, introduit insidieusement un changement de comportement dans la consultation d’archives numériques. La démarche naturelle du chercheur traditionnel qui va du général au particulier, qui doit d’abord identifier le fonds, puis le dossier, enfin le document, voire le paragraphe requis, est quelque peu battue en brèche. Le parcours en “ zoom ” permet à l’utilisateur d’aborder l’information en maîtrisant déjà son environnement ; inversement, l’accès direct à une information par un mot-clé ou une requête plus complexe est brut, étriqué et donc desséchant. Ce type de recherche, au delà de la rapidité d’accès, représente une régression dans la qualité de l’information transmise. Cela dit, il est possible de commander à la machine de restituer automatiquement les données d’environnement de création et d’appartenance à l’utilisateur qui irait droit à la page interrogée.

Enfin la dématérialisation induit un nouveau “ look ” pour les documents. L’austérité du document écrit noir sur blanc, même manuscrit, l’existence de supports différents pour le texte, l’image et le son, la linéarité de la consultation ne sont pas pour séduire le consommateur d’archives. Avec le multimédia, les couleurs, le graphisme, l’habillage sonore, la troisième dimension, la forme des documents a les moyens de s’égayer et de prêter à leur apparence la richesse de leur contenu. On le voit déjà en comparant le rapport d’activité d’une entreprise comme France Télécom avec le rapport annuel du ministère des Télécommunications il y a dix ou vingt ans. On est passé de la pièce administrative à l’outil de communication.

C’est un ordre nouveau pour les archives, au propre et au figuré. Le processus de création et de présentation des documents est en train d’évoluer. L’interactivité de la technologie et des aspirations des émetteurs potentiels de documents est particulièrement productive.

 

Prolifération et dérégulation

Les possibilités de la technique et de la technologie ne suffisent pas à expliquer la masse tentaculaire d’archives et de documents archivables. La mouvance de l’environnement économique et social, le développement du tertiaire, les enjeux de la recherche, la complexification du droit et l’extension de son champ d’application, la bureaucratisation, la normalisation, l’essor des loisirs et du mouvement associatif n’y sont pas étrangers.

Fondamentalement, l’archive se caractérise par son caractère organique, par le fait qu’elle supporte une activité qui se déroule logiquement au rythme de la vie de son producteur. Elle fait le lien entre la mémoire de l’auteur et l’action qu’il prépare. L’archive isolée n’est qu’un document banal ; sa force lui vient de son appartenance intime à une structure cohérente dans le temps et dans l’espace. C’est cette appartenance et toute l’information qu’elle recèle qui archivifie le document. Naguère encore, les archives s’inscrivaient presque toutes dans le long terme, reflétant ainsi la relative stabilité ou longévité de leur producteur : elles s’enracinaient assez profondément et se développaient progressivement comme les branches d’un arbre. Aujourd’hui, on croise à tout bout de champ des archives n’ayant que peu de racines et pas de ramure nouvelle au printemps. L’accélération du temps et la domestication de la distance changent la donne. Avec la pluie économique, sociale et technologique, le sous-bois de la forêt de chênes s’est couvert de champignons.

Les causes de la prolifération documentaire sont donc multiples et enchevêtrées. Sur le plan des résultats de cette prolifération, c’est-à-dire de l’existence d’archives pléthoriques, il faut distinguer trois niveaux de structure.

Primo, l’émergence de nouveaux producteurs (voir “ la farandole des émetteurs ”). Certains sont de grands arbres aux racines solides comme les centrales nucléaires qui produisent des kilomètres de documents à durée de vie légale ou utilitaire pluridécennale. D’autres sont de petites pousses comme les entreprises éphémères ou les associations locales.

Secundo, l’effritement ou la dilution des circuits d’émission des documents au sein d’une même personne morale : valse des organigrammes, quadrille des commissions et groupes de travail, twist des attributions, rock des réunions, chacun produisant son lot d’informations couchées sur des papiers, des images vidéo, des bandes sonores ou des fichiers électroniques.

Tertio, les transferts de compétence, le recours aux consultants et à la sous-traitance qui introduisent des ruptures dans la continuité de traitement des affaires. Ces ruptures sont sans grande conséquence au moment où elles se produisent car tous les acteurs sont au courant des événements qu’ils vivent, mais elles peuvent susciter après coup des difficultés dans la détermination de la responsabilité des uns et des autres en cas de contentieux.

Une des conséquences directes de cette prolifération est une dérégulation certaine, un relâchement progressif des procédures de création des documents. L’instabilité ambiante et la multiplication des contacts se traduisent par une pression du quotidien et une personnalisation des relations de travail.

D’aucuns résistent, parce qu’ils sont mieux armés ou plus déterminés, à la pression du quotidien mais beaucoup y succombent : on n’a plus le temps (on ne prend plus le temps) de relire ce qu’on a écrit, on néglige de dater puisque le destinataire qui attend ce rapport sait bien qu’il vient d’être rédigé, on entasse plutôt que de classer, on confond le “ pour action ” avec le “ pour information ”, on ne pagine pas. Bref, tout ce qui semble ne pas avoir d’utilité immédiate est laissé pour plus tard. La mémoire est livrée à elle-même, tant on est tourné vers demain et happé par l’avenir immédiat.

Les lois de décentralisation de 1982 ont introduit un contrôle a posteriori des actes des collectivités locales par le préfet. La réglementation prévoyait l’envoi de toute décision communale ou départementale en quatre exemplaires à la préfecture. Les fonctionnaires, dans les premiers mois, pouvaient encore lire, enregistrer et contrôler ce qu’ils recevaient. Dans les départements les plus actifs, la démultiplication des délibérations à viser ne laissa rapidement aux agents préfectoraux que le temps de les tamponner.

L’inconfort qui accompagne cette avalanche documentaire et informative est partiellement compensé par le tissage de réseaux personnels. Les êtres humains sont en effet plus faciles à identifier que des documents informels. Michel appelle Bernard : “ Je t’envoie un projet sur la mise en réseau de nos bases Production, tu me dis ce que tu en penses, je me suis inspiré de ce que j’ai vu la semaine dernière chez Blup-Tech ” ; seul Bernard saura le titre de la note et sa source car Michel n’a écrit que la teneur du projet.

Madame Voisin est directeur de la Communication ; prudente, elle a préparé ses propositions budgétaires avant que la Direction générale ne les réclame et les a confiées pour mise en forme à Marie, sa secrétaire. Quinze jours plus tard, Marie lui présente ses propositions à signer dans un courrier titré “ Note à Nathalie Lenoir ”. “ Mais qui est Nathalie Lenoir ? ” demande Madame Voisin surprise de ne pas connaître ce nom. Nathalie est la nouvelle secrétaire du Directeur financier : comme la note pour les demandes budgétaires est partie très tard au courrier interne, Nathalie a été chargée de prévenir tous les secrétariats par téléphone en demandant l’envoi des réponses par fax à son nom pour être sûr qu’elles ne se perdent pas…

 

Rigueur et fantaisie des bureaux

Au delà des comportements collectifs ou génériques induits par l’évolution de la société, le façonnage des archives en formation doit encore à la personnalité des individus qui les créent, chefs de service, cadres ou agents d’exécution. Pour les mêmes activités, selon que la personne est concise, ordonnée, perfectionniste, débonnaire, réfléchie, surchargée, approximative ou minutieuse, selon sa formation et sa perception du monde professionnel, de la société et de l’Histoire, l’allure et la portée des archives sera différente. Ceci n’est pas foncièrement lié à l’époque contemporaine. Quelques exemples suffiront à démontrer la chose.

On connaît le rôle de la Révolution française et du Premier Empire dans la mise en place de l’administration française et l’homogénéité des services de l’État dans la France centralisée. En dépit des réalités provinciales et locales, les cent préfectures présentaient jusqu’aux années 1960 bien des similitudes d’organisation et de fonctionnement. Or les archives départementales, où ont été versés les papiers des préfectures, présentent des disparités que les processus de constitution des dossiers ou les accidents ultérieurs ne suffisent pas à expliquer.

Une journée d’étude, organisée en 1994 par l’Association des archivistes français sur les archives de la santé, donna lieu à une enquête comparative sur les archives départementales en matière de prévoyance sociale et d’administration hospitalière pour la période de la Révolution française à la Seconde Guerre mondiale[1]. Cette enquête mit en évidence des écarts de volume importants pour cette catégorie d’archives, dénommée série X : 13 mètres linéaires pour les Pyrénées-Orientales, 350 mètres pour la Côte-d’Or, 725 mètres pour l’Eure. Les Pyrénées-Orientales comptent trois fois moins de communes que les deux autres départements et sont moins peuplées mais la proportion n’y est pas. Du reste, Côte-d’Or et Eure sont assez proches sur ce plan et le fonds de l’une est physiquement le double de l’autre. On ne peut que subodorer des causes diverses : fonctionnaires plus ou moins paperassiers, documents non archivés et perdus, dossiers bien tenus dans un cas et pléthoriques dans l’autre, tris sévères ici et entassement là.

En 1964, les départements de la Seine et de la Seine-et-Oise furent redécoupés pour donner lieu à sept nouveaux départements formant, avec la Seine-et-Marne inchangée, la nouvelle région parisienne, appelée par la suite Ile-de-France. Dans l’Essonne, Paul Feuilloley fut le premier sous-préfet de Palaiseau, en 1963-1964. À ce titre, il participa activement à la mise en place des nouvelles instances de la banlieue Sud de Paris. Par culture et par tempérament, ce sous-préfet prenait beaucoup de notes, d’une écriture lisible, sur des demi-pages qu’il classait dans ses dossiers d’affaires. Surtout, il prit soin de les déposer lui-même aux Archives départementales avant de quitter son poste, dans le but exprimé de contribuer plus tard à l’histoire du département[2]. Il est heureux qu’il l’ait fait, mais on ne saurait imposer la même discipline à tous ses collègues.

Autre exemple, la tenue du registre des délibérations municipales dans deux communes distantes de quelques kilomètres. Au XIXe siècle, c’était deux communes rurales dont les registres se ressemblaient comme ils ressemblaient à ceux des communes environnantes. Dans les années 1980, l’une ne compte toujours que quelques centaines d’habitants, l’autre a dépassé les 10 000 et a bien sûr plus de moyens. Le registre de la ville est fringant et zélé : non content de rendre compte de la tenue du conseil municipal, des sujets discutés et des décisions qui y sont prises, le registre contient l’intégralité des débats, onomatopées et injures comprises, telles qu’on peut les entendre sur la bande d’enregistrement de la séance, comme à l’Assemblée nationale ; le texte a été soigneusement dactylographié et chaque page collée proprement sur une page de registre. En comparaison, le registre du village fait de la peine à voir, si on peut encore l’appeler registre : au départ un registre vierge dont les feuillets ont été réglementairement cotés ; autrefois, il était manuscrit, comme ailleurs ; maintenant les délibérations sont tapées à la machine ; en fait, comme il faut les envoyer à viser à la préfecture, la secrétaire de mairie utilise directement l’imprimé proposé aux communes à cet effet : il s’agit d’une liasse autocarbonée sur laquelle il faut compléter le nom des présents et la teneur des décisions ; quand le formulaire est plein, la secrétaire continue sur un autre imprimé ; elle envoie les premiers volets à la préfecture et agrafe le volet restant à peine lisible à une page du registre ; parfois, elle agrafe plusieurs pages ensemble ; les pages ne sont pas systématiquement signées par les élus. En fait, il n’y a plus de registre original, on a fabriqué directement une pâle copie. Le registre original, complet et validé qui aurait dû continuer à exprimer la vie de la commune à la suite des registres qui l’ont précédé depuis 1790 est une sorte de registre virtuel avant la lettre.

Un tribunal d’instance de banlieue, confiné dans une bâtisse du XIXe siècle, range tant bien que mal ses archives au dernier étage, dans des petites pièces très hautes de plafond, équipées de rayonnages en bois centenaires. Pour certains jugements, la dernière pièce de la procédure n’est adressée au tribunal qu’un ou deux ans après la clôture provisoire et l’archivage des dossiers. Il faut alors monter sur une frêle échelle (les dossiers que l’on cherche sont toujours classés en haut) et manutentionner des kilos de papier. Le greffier qui est une femme et qui est enceinte n’ose pas imposer à sa secrétaire, qui est aussi enceinte, de périlleuses acrobaties. Nécessité aidant, elles trouvent ensemble un système de rangement parallèle : les dernières pièces de procédure sont classées en chrono à un mètre du sol et une table de concordance donne le numéro du dossier de rattachement.

Corinne est une secrétaire consciencieuse ; elle travaille pour la présidence, c’est-à-dire le président et les cinq vice-présidents. Elle classe le double des courriers dans un même classeur, dans l’ordre chronologique, quel que soit le signataire. Comme on lui emprunte trop souvent son classeur, elle a décidé récemment de faire six copies du chrono aux noms de chacun de ses patrons, de six couleurs différentes. Plus tard, Marion, qui remplacera Corinne, vidant le bureau sans s’immiscer dans les affaires “ personnelles ” de sa collègue, enverra tous les classeurs aux archives.

 

Vrais-faux et faux sincères

On ne saurait faire le tour des causes de désordre dans les archives sans évoquer les faux. Ils ne représentent qu’une part infime des volumes archivés mais, par définition, ils sont à la fois conséquents et difficiles à localiser. La notion de faux est complexe car, si l’on met de côté le cas de l’original multiple, le document authentique est un et unique alors qu’un faux peut revêtir mille formes différentes.

En premier lieu, il convient de distinguer la forgerie de la falsification d’un document existant. La forgerie elle-même présente deux cas de figure : la fabrication de toute pièce d’un document à partir d’éléments dispersés ou imaginés, tels un faux testament ou les faux carnets d’Hitler ; l’imitation, la copie à l’identique d’un document, par exemple un faux billet, selon le même principe que le faux tableau. Quant à la falsification, ou bien les éléments nécessaires au document final se trouvent exister par ailleurs, c’est le cas des passeports volés sur lesquels on ne change que la photo d’identité ; ou bien le “ besoin de faux ” est directement lié à un document précis dont on veut modifier les données, comme le gommage de Trotski, après son exil, sur les photographies du gouvernement soviétique. Évidemment, plus le document initial est important, dans sa longueur, dans son volume, dans son agencement, plus il y a matière à falsifier.

Ensuite, il faut considérer tous les aspects du document où peut se loger et donc se détecter la fausseté. Ce sont : le message exprimé, les matériaux et outils qui servent à l’exprimer et les éléments de validation du document. On retrouve dans cette analyse les trois parties constitutives de toute archive : le contenu, le support, l’origine et ce qui permet de l’attester.

Dans le cas d’une copie donnée pour un original, la forgerie porte à la fois sur la qualité et la provenance du papier, le type d’écriture manuscrite ou mécanique, la composition de l’encre, la mise en page, la façon d’indiquer la date et l’adresse, la signature. Pour une création, c’est la vraisemblance du contenu et la fiabilité des signes de validation qui primeront. Le faux, pas plus que les documents authentiques, ne peut s’apprécier isolément : il est supposé être en cohérence avec les autres pièces du fonds d’appartenance (tant chez l’auteur que chez le destinataire). Quant au contenu, s’il relate un événement ou supporte une action, ceux-ci sont censés être vérifiables sur le terrain. S’il s’agit d’un document falsifié, la matérialité de la falsification (grattage, photocopie après montage, ajouts) est tout aussi importante que l’altération du contenu.

Enfin, on doit s’interroger sur les motifs qui ont présidé à la confection d’un faux, sur les intentions du faussaire. Clairement, il y a volonté de tromper, mais qui trompe qui et dans quel but ? Le but du faux est presque toujours le même : gagner ou détourner de l’argent, forger un alibi pour échapper à une sanction, obtenir une place ou un privilège, nuire à autrui. Pour ce qui est de la relation trompeur/trompé, là encore les cas de figure sont nombreux. L’auteur du faux est forcément en cause mais il peut y avoir plusieurs auteurs ou “ agents ” qui interviennent dans le processus de fabrication : une dactylo n’est pas nécessairement associée au caractère coupable de la fausse lettre qu’elle tape ; un vieillard malade peut signer un testament en croyant en signer un autre, c’est une question de confiance et de défiance entre les acteurs de l’opération. A priori, le destinataire du document n’est pas au courant mais ce n’est pas toujours lui que l’on veut tromper. Prenons l’exemple des fausses factures qui alimentent les “ affaires ” de cette décennie : bien souvent, signataire et destinataire de la facture sont complices, le fournisseur est aussi coupable que le commanditaire. C’est un tiers qui est trompé, en l’occurrence les bailleurs de fonds ou actionnaires, particuliers ou institutions, et à terme l’État et la Justice. Les fausses factures sont des faux à deux temps : le temps de l’apparence qui ne trompe personne puisque seuls les trompeurs sont en jeu ; le temps de la preuve qui suit le doute et l’investigation.

Les faux de documents historiques forment un cas particulier, c’est le public que l’on cherche à tromper. Le faussaire le plus célèbre reste Vrin-Lucas qui, au début du XIXe siècle, pouvait vendre à des naïfs comme le mathématicien Chasles une lettre de Jules César à Cléopâtre rédigée en bon français !

La dernière catégorie de faux est plus délicate car plus subtile : il s’agit des faux sincères. En effet, on rencontre des documents qui présentent les caractéristiques externes ou internes des faux alors que leur auteur est de bonne foi. C’est par exemple le cas, au Moyen Âge, de plusieurs chartes de donation d’un roi à une abbaye, détruites lors d’un pillage ou d’un incendie et reconstituées scrupuleusement par un moine qui les connaissait par cœur mais sur un parchemin plus récent et avec son écriture habituelle. Ce sont des faux objectifs mais dont les historiens ont pu vérifier la “ vérité ” dans les archives du donateur : intégrité louable du “ faussaire malgré lui ” face à la tentation de gonfler le prix de dotations ou l’étendue des terres concédées, tentation à laquelle plus d’un moine médiéval succomba.

Notre époque technologique génère également des documents que l’on peut qualifier de faux sincères. Il s’agit par exemple de certains montages dans les documents audiovisuels d’actualité, et plus précisément l’utilisation d’images d’archives pour illustrer un discours. La télévision impose de montrer. Or, on dispose plus facilement de commentaires de l’actualité que d’images, ou du moins, on les fabrique plus facilement, surtout pour les événements imprévus ou qui se déroulent à l’étranger. Alors, quand on n’a pas d’images, on puise dans les réserves, et pas toujours à bon escient. Antenne et audimat obligent.

La chaîne Arte est assez coutumière du fait. Ainsi, le soir du 31 août 1997, date du décès de la princesse Diana, le journal “ Huit et demi ” passe en revue les réactions des chefs d’État dont celle de Bill Clinton qui a interrompu ses vacances pour donner une conférence de presse : on voit son visage très affecté par cette nouvelle, d’autant qu’il avait rencontré Lady Di peu de temps auparavant. Ces images sont parvenues aux chaînes françaises par le système classique d’échanges internationaux d’images. Le 4 septembre suivant a lieu un attentat à Jérusalem, quelques jours avant la visite officielle du secrétaire d’État américain Madeleine Albright : le “ Huit et demi ” montre quelques images de l’attentat, reçues par le même canal que précédemment, puis évoque la déclaration du président américain qui voit là un mauvais présage pour le processus de paix au Proche-Orient. Le spectateur attentif aura pu remarquer que les images de Bill Clinton présentées sur l’écran à ce moment précis sont exactement celles de sa réaction à la mort de Diana, Arte ne disposant pas d’images spécifiques. Le but avoué était de montrer des images de Clinton affligé, ce qui était le cas. Il n’en reste pas moins que du point de vue du montage et de la cohérence intellectuelle du sujet journalistique, c’est un faux. Le chemin, innocent, pourrait se révéler glissant. Cet exemple est volontairement minime pour mieux faire apparaître le mécanisme en cause mais les exemples plus choquants sont de moins en moins rares , soulevant un véritable problème déontologique.

On pourrait assimiler cet exemple à un vice de forme, dicté davantage par l’ignorance que par la malveillance. Il convient malgré tout d’être vigilant car ces vices de formes sont autant d’occasions de guérillas juridiques ou juridico-administratives, attisées peut-être par le vent procédurier d’outre-Altantique.

 

Entre négligence et sanction

Étant le fruit de l’activité humaine, les archives en présentent la diversité et les inégalités ; elles en reflètent aussi la négligence. La forme du document peut être bâclée au moment de sa création, sa conservation délaissée, quelle importance ? Pourquoi s’en préoccuper si cela n’a pas de conséquences, ou du moins de conséquences immédiates ? Il y a au quotidien des enjeux d’un autre niveau.

De fait, les archives n’ont d’intérêt que par les informations qu’elles peuvent délivrer à un utilisateur potentiel ; leur forme n’a d’intérêt que si elle fiabilise leur témoignage. La question est donc d’identifier les informations susceptibles d’intéresser aujourd’hui ou demain un utilisateur et de déterminer comment ses informations seront gardées à sa disposition.

Tout se joue sur la validité de l’information dans le temps et la nature des relations entre producteur et utilisateur. Beaucoup de documents sont établis en vertu d’une procédure légale ou réglementaire qui détermine non seulement les modalités de collecte ou de présentation des informations mais encore le délai pendant lequel ces pièces peuvent faire foi. C’est notamment le cas dans le domaine commercial et dans les affaires d’urbanisme, avec les délais décennal et trentenaire. Dans le domaine de la sécurité (les centrales nucléaires notamment) les procédures sont même très contraignantes. Pour un dossier médical, le délai d’utilisation, on l’a vu, est bien difficile à déterminer. Parfois la législation n’est pas aussi claire, par exemple sur le rôle des syndics qui gèrent les faillites d’entreprises et leur responsabilité dans la conservation ou non des dossiers de personnel utiles à la constitution des dossiers de retraite.

Dans le domaine public, les archives sont, de par la loi, imprescriptibles, c’est-à-dire que la qualité d’archives ne peut se perdre avec le temps. Par ailleurs, celles-ci ne sauraient être détruites, vendues ou cédées sans contrôle ; cela vaut bien sûr pour les archives probantes au regard des juridictions et pour les archives historiques définies comme telles par l’autorité compétente. Cette disposition pourrait conduire à l’inculpation d’un maire ou d’un notaire qui aurait détruit ou laissé détruire des registres de l’état civil ou des minutes notariales. C’est la Nation qui est propriétaire de ces archives publiques, ses producteurs ou ses détenteurs n’en sont que les dépositaires. Leur destruction est donc condamnable, même par négligence. Leur conservation n’est pas un acte personnel dicté par la culture ou l’habitude ; elle relève de la responsabilité normale du producteur dans l’exercice de ses fonctions. À cet égard, l’entassement, bien que moins néfaste, est tout aussi répréhensible que la destruction.

Parmi les documents qui supportent l’activité des personnes morales et physiques de tous horizons, la grande majorité perd sa valeur probante dans les dix ans ou n’en a jamais eu. Quant aux archives historiques, elles ne représentent de nos jours que quelques pour cent de la masse : certaines ont une valeur probante, d’autres non ; l’intérêt de certaines est évident tels un rapport d’activité d’entreprise ou un procès-verbal d’élection ; pour d’autres il est peu visible dans l’immédiat et se révèle avec le temps à la manière d’une photographie dans son bain. C’est le cas des dossiers de constructions utilisant l’amiante dont l’actualité médicale a rénové la portée. Exemple plus rare, les copies du lycée Descartes de Tours corrigées dans les années 1930 par le professeur de lettres Léopold Sédar Senghor, rendues historiques par la notoriété ultérieure du correcteur.

La négligence n’apparaît pas que dans l’attitude du producteur ou du détenteur vis à vis des archives ; elle se situe aussi au niveau des relations entre le producteur et les utilisateurs, à savoir : le producteur lui-même, ses collaborateurs, ses partenaires, sa hiérarchie, son prédécesseur, son successeur, ses détracteurs, la Justice, la collectivité, le public. Encore faut-il connaître les besoins de ces utilisateurs potentiels, y compris ses besoins propres. La durée parfois très longue au cours de laquelle ce besoin peut apparaître pousse à différer toute action réfléchie en la matière. Le jour où le besoin se fait jour, il est trop tard pour recréer un document incomplet ou détruit. Il faut donc que le besoin soit évalué avant et que les mesures soient prises avant la manifestation du besoin, à l’appui de besoins potentiels maîtrisés.

Nous ne développerons pas le cas où la sanction évitée par la destruction délibérée d’archives dépasse de loin celle encourue par ce forfait. Talleyrand en est un illustre exemple : il ne “ négligea ” pas de détruire les documents compromettants de son passage au ministère des Affaires étrangères. Ses émules ne parvinrent pas toujours à égaler la technicité du grand homme.

Sous bien des aspects, les archives ressemblent à une patate chaude qu’on s’empresse de refiler à un autre ou de laisser choir mais il y a des raisons valables de penser que celui qui sait l’attraper avec une fourchette et la peler avec un couteau, en y ajoutant un petit morceau de beurre salé, pourra en faire son profit.

 

Entre coût et profit

Les archives ont un coût et même plusieurs. Au début, la confection de documents finis et complets est légèrement plus onéreuse en temps, mais surtout en qualité de support et en procédures et discipline. Puis il y a le coût de la conservation proprement dite, c’est-à-dire les mètres carrés de locaux convenablement équipés en rayonnages et systèmes de sécurité. Enfin, la recherche et la production de l’information constituent une tâche non négligeable, d’autant plus longue et délicate que les outils de recherche sont moins performants : la rapidité de la recherche est en principe proportionnelle à la qualité du classement ou de la documentation des documents archivés. Dans un cas comme dans l’autre, cela représente un coût logistique et humain.

Pour autant, l’absence d’archives n’est pas gratuite. Le fait de ne pas être en mesure de produire devant une juridiction civile, criminelle ou administrative une pièce qui prouverait la bonne foi de son détenteur peut se conclure par la perte d’un procès. Dans le domaine du contrôle de l’État et principalement du fisc, ce sera une amende ou au moins une remontrance.

Les documents comptables, les documents d’urbanisme et généralement tous les documents qui traitent des données existant par ailleurs ou qui décrivent des faits toujours observables au moment du besoin peuvent être reconstitués en cas de perte ou de “ simple ” égarement. À vrai dire, tant que le coût de reconstitution est inférieur à une gestion saine des archives, pourquoi pas ? L’équation mérite cependant d’être vérifiée. Mais attention à prendre en compte les fichiers électroniques non sauvegardés, les bandes effacées, les rapports et courriers dépourvus d’éléments d’identification et les changements de classement sauvages.

L’idée de l’avantage objectif qu’il y a à bien gérer ses archives fait son chemin. On la retrouve dans le fait que la bonne tenue des documents de l’entreprise est une des composantes des normes internationales d’assurance qualité, dénommées ISO 9000 (International Standard Organisation). Ces procédures permettent d’attester que toutes les étapes d’une chaîne de travail ont bien été réalisées dans de bonnes conditions. Elles ont d’abord été développées pour le secteur industriel afin de fournir aux clients la preuve de la qualité des produits. Depuis une dizaine d’années, elles s’étendent à l’ensemble des services, demain peut-être à l’administration. La “ certification qualité ” s’est désormais imposée comme un atout pour les fournisseurs et prestataires de services. Pourtant la démarche qualité s’avère lourde et paperassière, évoquant un mouvement de balancier après une période de déficit de maîtrise documentaire. La gestion des archives joue en quelque sorte le rôle d’une assurance dont les cotisations paraissent toujours trop élevées mais dont on récupère largement l’investissement en cas d’accident.

Les gains seront ce que les coûts auront permis d’économiser dans le cadre d’une procédure contentieuse. Pour des archives fréquemment consultées, ce sera le retour sur investissement, concrétisé par la somme du temps gagné sur chaque recherche. Dans certains domaines d’activité, il pourra y avoir des retombées sur le plan financier et en matière d’image de marque, ainsi, les droits attachés aux documents audiovisuels, les prestations techniques de reproduction, les produits dérivés de documents historiques ou de communication tels que guides, posters, cartes de vœux, cédéroms, etc.

Parmi les documents qui n’ont qu’une valeur probante de courte durée et qui deviennent avec le temps source de revenu, l’audiovisuel offre une illustration intéressante. Dans les premières années de la télévision, en 1949 et au début des années 1950, seuls les films montés à l’avance (sujets de reportage) étaient conservés ; ce qui se passait en plateau n’était pas mémorisé. Il semble que l’on en ait tout simplement pas eu l’idée à l’époque, c’était le direct intégral. Cette absence de mémoire donna lieu à quelques contestations sur ce qui avait été réellement dit par un journaliste ou par un invité. En 1953, il fut donc décidé de filmer l’écran de télévision au moment même de la diffusion afin de conserver l’image et le son de l’intégralité des émissions : ce furent les premiers kinescopes. Toutefois, ces documents ne présentaient à l’origine qu’un intérêt juridique temporaire et étaient éliminés ou recyclés à court terme. L’intérêt documentaire n’apparut qu’après coup et la conservation systématique de ces films n’intervint pas avant les années 1970, peu avant le remplacement des kinescopes par leurs équivalents vidéo, dénommés très justement “ parallèles antenne ”. En cette fin de siècle, les images de plateau avec des journalistes ou des invités des années 1950 et 1960 sont très prisées par les clients de l’audiovisuel et tout le monde regrette qu’on n’en ait pas archivé davantage. Aujourd’hui, on conserve les parallèles antenne, mais on jette beaucoup de rushes : Épaminondas n’est pas loin.

Comme on ne dispose pas toujours dès le départ de toutes les données finales (besoins, valeur ajoutée, problèmes de conservation matérielle), on est contraint de faire des hypothèses et des choix, de parier, d’anticiper les modes et les centres d’intérêt, voire d’innover. Naguère, les estampes représentant des animaux ou des plantes étaient peu recherchées ; elles se vendent aujourd’hui très bien.

Par ailleurs, il faut considérer que, lorsque le producteur des documents en est aussi l’utilisateur, la notion de rentabilité, pour employer le mot, ne tient pas qu’à la valeur actuelle ou potentielle de l’archive terminée. Elle est liée au processus de création du document (conception et fabrication), processus dont la rentabilité propre conditionne l’archivage et l’archivation.

L’essence même de l’archive est le paradoxe entre l’instant de sa création et la durée de sa signifiance. On ne peut pas à la fois vivre l’instant et prendre du recul pour en apprécier les racines et les conséquences, de même que l’on ne peut pas être à la fois à l’intérieur d’une maison et en regarder la façade, sauf à en posséder une photographie réalisée antérieurement, à disposer d’un jeu de miroirs élaboré ou encore à être en relation “ visioconférence ” avec un interlocuteur placé à l’extérieur.

La complexité de la gestion d’archives est proportionnelle à trois facteurs : la diversité des types de documents concernés, le volume, le laps de temps au cours duquel elles se sont accumulées. Selon ces facteurs, leur détenteur aura avantage à se soumettre à des procédures rigoureuses dans la production et l’utilisation des documents, à se ménager des plages de temps consacrées à la mémoire, à déléguer à des spécialistes.

[1] L’auteur de cette enquête est Isabelle Delabruyère-Neuschwander.

[2] M. Feuilloley vint plus tard aux Archives de l’Essonne consulter ses notes à l’occasion de la rédaction de son ouvrage Une randonnée préfectorale (1993)

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