Ce n’est pas moi qui le dit mais Florent Vincent du département IT (technologies de l’information) de Thales Systèmes Aéroportés. La citation est extraite du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » qui s’est déroulé de janvier à mars 2015 sur FUN (France Université Numérique).

Chaque processus doit définir les documents qu’il manipule : cette phrase est essentielle pour comprendre l’archivage.

C’est que, contrairement à certaines idées reçues, les documents ne naissent pas dans les choux (pas plus que les archives ne naissent dans les roses…).

Un document (un contenu sur un support d’après la définition communément admise, mais aussi quelque chose qui contient un enseignement, petite nuance) est élaboré par un auteur, dans un contexte daté, pour une finalité donnée (informer, tracer, prouver, mémoriser). Une fois que ce document est achevé, il peut circuler, être modifié, être reproduit, occasionnant la production d’autres documents ou objets de la même « fratrie documentaire » (exemplaire, version, copie) ; il peut aussi être simplement lu et relu, utilisé, transformé, exploité, ce qui alimentera ou enrichira la création d’autres documents « cousins », « amis » ou « ennemis ».

Et le processus dans tout ça ?

Le processus, c’est le contexte, mais un contexte en mouvement, l’enchaînement des actions qui, à partir d’un événement déclencheur tel que décision, commande ou constat (entrée de processus) conduit à un résultat tel que produit, livrable ou décision (sortie de processus). Le processus donne leur sens aux documents, que ces documents soient directement le résultat du processus (un rapport d’audit, un contrat d’embauche)  ou qu’ils en soient seulement une trace écrite ou l’enregistrement (certificat de conformité, procès-verbal de réception de travaux).

Les documents jalonnent la vie du processus, en plus ou moins grand nombre selon la nature et la durée du processus (industriel, intellectuel, comptable, médical…), selon le volume et la complexité des données d’entrée et de sortie. Ces documents (papiers, fichiers, groupes de données) sont reçus, créés, modifiés, transmis, façonnés, renommés, classés, assemblés, agrafés, raturés, triturés, parfois dorlotés, bref sont manipulés par le processus comme des substances chimiques dans un laboratoire pour aboutir au meilleur résultat. Si chaque substance n’est pas connue, identifiée et étiquetée, il sera bien difficile, après, d’être sûr de ce qui s’est passé, ou de contrôler les éventuelles conséquences du résultat.

Face au volume d’informations reçues, produites et circulant dans le déroulement d’un processus, le responsable de ce processus doit se poser la question de ce qu’il veut tracer, prouver, mettre en mémoire, et sous quelle forme.

Définir les documents que l’on manipule et statuer sur leur cycle de vie au fur et à mesure que se déroule le processus, c’est reconnaître et respecter le lien étroit entre l’action et le document qui la trace. Si on n’agit pas ainsi, les fichiers et les papiers s’amassent en tas, tas auquel on s’attaquera peut-être plus tard pour en faire le tri et l’inventaire, en reconstituant tant bien que mal le contexte initial, plus souvent mal que bien.

C’est donc bien a priori que les documents à archiver doivent être identifiés, afin qu’ils soient bien produits, première étape  d’un archivage sensé.

Évidemment, tout ceci est superfétatoire pour certains processus, par exemple le processus de falsification de preuves écrites ; on peut en général faire confiance aux faussaires pour bien identifier les documents qu’ils manipulent…