Les étudiants du Master « Gestion des archives et de l’archivage » de l’université Saint-Quentin-en-Yvelines ont organisé le 19 novembre dernier un échange de vues entre Patrick Boucheron et moi-même autour des archives, de ce qu’elles sont, de ce qu’elles pourraient être, de ce qui est « essentiel » …

En introduction, les étudiants nous ont posé la question de notre relation aux archives et de l’évolution de cette relation au long de notre vie professionnelle. Je ne m’étais jamais posée cette question et elle a fait remonter divers souvenirs de mes études et de mes premières années d’exercice comme archiviste départementale. Voici la synthèse de mes réflexions au travers de quelques mots-clés.

Pour commencer, j’ai fait mes études à l’école des chartes un peu par hasard. Quand beaucoup se dirigent vers ces études par passion de l’histoire, c’est, quant à moi, mon amour du latin depuis l’enfance (et des langues en général en réalité) qui m’y a conduite assez directement, sans que je me pose beaucoup de questions.

A l’école des chartes, la matière qui m’a le plus fascinée, assez logiquement, est la diplomatique, où j’ai vu, et où je vois toujours, une sorte de grammaire de l’acte, de l’écrit engageant. En effet, comprendre l’articulation des informations dans un document renvoie pour moi à l’articulation des mots dans une phrase, autour du verbe d’action, avec l’importance de la forme diplomatique et de la qualité de l’expression (ce qui se conçoit bien s’exprime clairement). Je me suis donc naturellement intéressée à transposer cette réflexion au dossier d’archives et au fonds d’archives, et, après la lecture de l’article fondateur de Luciana Duranti: « Diplomatics: New Uses for an Old Science » (1992), aux données numériques.

Mon premier contact réel, matériel, personnel, avec les archives est lié à ma thèse d’école (sur les milieux scientifiques au 18e siècle). Dans ce cadre, j’ai principalement exploité le fonds d’un astronome comportant beaucoup de correspondance, en partie privée, notamment des minutes de lettres à sa famille amendées, raturées, dont la conservation jusqu’à aujourd’hui doit sans doute plus au hasard qu’à une volonté délibérée… . Je me souviens assez nettement de ma gêne en entrant dans l’intimité de ce personnage, malgré les siècles qui nous séparent. J’y ai repensé à plusieurs reprises au cours de ces dernières années dans le contexte actuel de la protection des données personnelles; de ce point de vue, l’expérience des archives (publiques ou privées) est intéressante pour apprendre le respect dû aux traces des autres.

Lors de mon premier stage professionnel dans les Archives départementales, j’ai appris de mon directeur de stage, que j’accompagnais dans les visites d’inspection d’archives communales, qu’il y a dans les communes trois documents essentiels (je pèse mes mots…): les délibérations, l’état civil et le cadastre. Ayant « inspecté » quelques centaines de communes dans le cadre du « contrôle scientifique et technique » des Archives de France, ce qui faisait partie de mon job à l’époque, j’ai pu confirmer sur le terrain la justesse de ce postulat, loin des élucubrations idéalistes qui visent à capter un modeste document périphérique « qui aurait peut-être une valeur historique demain », quitte à oublier l’essentiel… J’ai repris cette maxime archivistique dans mon enseignement universitaire, en élargissant un peu le champ, et j’explique à mes étudiants qu’il faut avant toutes choses comprendre que les actes décisionnaires, la documentation des populations et la documentation des territoires constituent la colonne vertébrale du fonds d’archives d’une collectivité.

Un autre souvenir de ce stage est d’avoir réalisé que des archivistes opéraient des tris et des destructions sans les documenter. Il s’agissait de la série K des Archives départementales (série modeste relative aux « Lois, ordonnances, arrêtés depuis 1790 ») mais j’ai pu constater par la suite que c’était pareil pour les autres séries. C’était là quelque chose qu’on ne nous avait pas enseigné… Me trouver face à ce constat a provoqué chez moi un salutaire déclic. On apprend toujours plus vite des mauvais exemples que des bons…

J’étais jeune archiviste départementale de l’Essonne quand on a procédé à la « dévolution des archives de l’ancienne Seine-et-Oise », c’est-à-dire – vingt ans après la partition de la région parisienne en nouveaux départements – à la répartition des archives relatives aux territoires de ces nouveaux départements (Hauts-de-Seine, Val-de-Marne, Seine-Saint-Denis, Val-d’Oise et Essonne, les Archives départementales des Yvelines gardant la majorité des fonds): exercice inédit dans la République, quelque peu artificiel et archivistiquement périlleux qui suscita alors de fortes discussions. C’est ainsi que j’ai accueilli en Essonne, entre autres archives historiques, une extraction de la série O de Seine-et-Oise (fonds des communes). Bien que les bonnes pratiques archivistiques interdisent formellement de recoter des fonds anciens, ce que je comprends assez bien, j’ai tout de même décidé alors de recoter cette série alphabétique, faite d’extraits raboutés avec des trous bizarres dans la numérotation, en 196 groupes de dossiers, numérotés de 1 à 196, correspondant aux 196 communes de l’Essonne, dans le but délibéré de renforcer la cohésion de l’instrument de recherche réalisé peu après et, disons-le, pour conforter (rétroactivement) la mémoire du nouveau département (en préservant la concordance des cotes, évidemment). C’était pour moi un acte politique, dans la logique de la décision politique de cette répartition. Personne ou presque ne s’en est aperçu ou du moins n’y a trouvé à redire… Pour ma part, si c’était à refaire, je le referais: l’archivistique ne peut ignorer la politique.

Un autre souvenir marquant de cette époque est une circulaire des Archives de France pour l’échantillonnage des archives des écoles (on ne peut pas tout conserver!), basé sur un échantillon des communes INSEE, afin de préserver une cohérence dans l’exploitation des fonds au niveau national. Cependant, dans l’Essonne (et vraisemblablement dans d’autres départements aussi), l’application de cet échantillon donnait des résultats aberrants: sur les 4 communes concernées, une commune était de création récente, une commune avait perdu toutes ses archives, les deux autres n’avaient pas grand-chose; parallèlement, mes visites communales m’avait fait repérer avec les maires concernés des groupes d’archives scolaires très intéressants, fonds et forme. Évidemment, j’ai suivi mon idée et pas la circulaire, en prenant la mesure de l’écart entre une directive théorique et la réalité archivistique de terrain. C’est un peu la même chose quand on demande aux préfets d’appliquer mécaniquement une directive parisienne incohérente avec la réalité de terrain…

Concernant la constitution des fonds d’archives et le fait de savoir pourquoi ils se présentent comme ils se présentent et pas autrement, j’ai été très frappée par une enquête présentée en 1994 par Isabelle Neuschwander (alors conservateur aux AD Yvelines) lors d’une journée d’étude organisée par l’Association des archivistes français sur les archives de la santé: l’enquête, portant sur la série X des archives départementales (prévoyance sociale et d’administration hospitalière pour la période de la Révolution française à la Seconde Guerre mondiale) montrait l’hétérogénéité des fonds dans divers départements pourtant tous gérés par la même réglementation et par la même administration préfectorale centralisée. Plus précisément, les écarts entre les fonds de la série X, en termes de volumes et en termes de contenus, pour les quatre départements étudiés (Calvados, Pyrénées-Orientales, Côte-d’Or et Eure), se trouvent bien difficiles à justifier autrement que par une succession « d’accidents historiques » (dit Isabelle Neuschwander), autrement dit de hasards (ou de manifestations de la Providence…). J’avoue que je repense régulièrement à cette enquête en me disant que cela vaudrait le coup d’analyser le phénomène plus largement (toutes les séries, tous les départements). L’intelligence artificielle pourrait donner un coup de main.

Dans le prolongement de cette réflexion, essentielle à mes yeux, je me suis longuement demandé, comme archiviste départementale, comment mesurer et documenter l’écart entre ce que nous avions dans les magasins et ce que nous aurions ou ce que nous aurions pu avoir. Cette question continue de me hanter …

Aujourd’hui – et j’en remercie les étudiants de Saint-Quentin ! – je constate que c’est de ce processus d’interrogation et de réflexion qu’est née la méthode Arcateg (archivage par catégorie) que j’ai conçue il y a une quinzaine d’années maintenant, finalisée il y a trois ans et publiée cette année. Cette méthode vise aussi bien à guider la constitution des fonds d’archives patrimoniales (pour utiliser le vocabulaire des archives publiques) qu’à la gouvernance de l’archivage managérial (gestion du risque informationnel dans la durée dans les entreprises). J’ajouterai que je me suis nourrie aussi des grands théoriciens de l’archivistique française et en premier lieu Natalis de Wailly (création des cadres de classement des archives publiques au milieu du 19e siècle) mais il faut admettre que, les décennies passant, les modèles d’hier ne sont plus adaptés au monde d’aujourd’hui (démultiplication des acteurs, complexification de la réglementation, société connectée, stockage dans le nuage, protection des données personnelles avec le RGPD, etc.). J’avais besoin d’un nouveau modèle; ne le trouvant pas ailleurs, je l’ai créé.

Que l’objectif soit la création d’un patrimoine archivistique ou la maîtrise des assets informationnels de l’entreprise, il s’agit bien de constituer, de manière active et proactive, des archives représentatives et proportionnées aux besoins et aux moyens. Il faut bien sûr rester modeste sur l’impact réel de son action, mais on ne peut tout de même pas laisser sciemment tout le boulot au Hasard et à la Providence !…

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