Auteur invité cette semaine : Richard Cazeneuve
Le premier modèle de vélocipède nautique a probablement été inventé par un ingénieur allemand au début du XIXe siècle mais la marque « Pédalo » déposée en 1936 par le charpentier de marine, Jean-Eugène Canton.
Voici donc deux siècles que le pédalage s’épanouit sur l’eau, y compris pour les skippers du Vendée globe qui, malgré leurs bijoux technologiques, « pédalent » eux aussi pour arriver à bon port. Pendant ce temps-là, d’autres pédalent dans la semoule, dans la choucroute ou la cancoillotte ; d’autres encore dans l’archivage…
Il y a plus d’une similitude entre les défis du Vendée globe et ceux d’un projet d’archivage managérial (voir la définition en image).
La première difficulté est de choisir le skipper et de trouver le sponsor qui rendra réalisable le projet. Avec bon sens et détermination chacun dans l’équipe ainsi constituée s’efforcera de garder la main sur la préparation du défi.
On notera ensuite la tempête (le tsunami numérique) qui guette. Il s’agit de fixer le cap pour arriver à bon port malgré des vents pas toujours favorables. On sait que pour arriver à maîtriser durablement les documents de l’entreprise, le chemin ne sera pas linéaire. C’est pourquoi, lorsqu’on se lance dans l’aventure on doit avoir pris conscience des risques et de l’importance des facteurs humains durant la traversée. Maîtriser les outils n’est pas forcément le plus difficile, parce que l’on peut compter sur une équipe technique performante.
Avec responsabilité le skipper donne vie au « pédalo des mers »des temps modernes, en apparence bien fragile dans l’immensité des océans, mais gouverné avec dextérité et détermination, il est à même d’affronter les tempêtes les plus redoutables. Pareillement, la qualification des informations au regard des risques encourus, la capitalisation de l’expérience et les témoignages des prédécesseurs, conduisent à actionner le gouvernail de l’archivage dans le bon sens, à définir et à faire appliquer les bonnes règles du jeu sur le bateau-entreprise, et en tirer les bénéfices dans les moments difficiles où il faut prouver les choses et produire des traces fiables. .
Dans la tempête, plus que la façon de contourner l’obstacle, ce qui compte, c’est d’avoir confiance. Le responsable de projet d’archivage, comme le skipper, doit s’assurer d’être toujours en situation favorable lorsqu’il lui faut changer de cap pour éviter les dépressions les plus délicates. Et lorsqu’il voit à l’horizon poindre la ligne d’arrivée, il a la satisfaction du travail accompli pour le plus grand bénéfice de son sponsor.
Le sponsor, de son côté, tire profit des ressources investies et contribue ainsi dans la durée à la notoriété et la pérennité de son entreprise.
MAC in petto
La comparaison du pédalo et de l’archivage, ou plutôt de l’archivage et du pédalo, est riche. Richard Cazeneuve a vu juste.
L’archivage, comme le pédalo, ne paie pas de mine. Beaucoup ne le prenne pas au sérieux et pratiquent en amateur le temps d’un après-midi d’été. Ce document-là, je le garde : c’est important puisque c’est imprimé et que c’est en couleur. Celui-la, je le jette, j’en ai fait une copie pour tout le monde ; si on me le demande, j’enverrai au bureau d’à côté. Ça je jette : les mails du patron, je m’en fiche, il n’a qu’à les garder lui-même ! Cette lettre-ci, je la conserve, il y a une belle signature manuscrite, même si ça n’a rien à voir avec le service. Ça, je scanne. Là, j’imprime, oh et puis non, poubelle… Un petit coup de pédale par ça, un petit coup de pédale par là. Le plus souvent, ceux-là font du surplace.
Il n’empêche que l’archivage est une discipline qui s’exerce aussi au niveau professionnel. Savoir analyser les risques à archiver ou ne pas archiver ; savoir faire créer la trace un accord qui, s’il restait oral, aurait beau jeu d’être contesté ; savoir détruire ou ne pas produire un écrit qui ne peut qu’être mal interprété ou provoquer un contentieux ; savoir retrouver la preuve de son droit ; savoir identifier la bonne version ; savoir pourquoi un document est périmé, et surtout le faire appliquer de manière transverse et homogène dans l’entreprise, c’est souvent du sport !
Il existe un Championnat mondial de pédalo en eau douce dont la seconde édition a eu lieu en juin 2012 au Québec.
On pourrait imaginer un Championnat international de l’archivage…
Oui, l’archivage managérial est un sport, un sport d’équipe et un sport d’endurance. Dans la catégorie des sports nautiques bien sûr puisqu’on risque réellement soit de se noyer dans la masse, soit d’être emporté par le tsuanmi numérique.
Bonne idée que celle d’un championnat d’archivage ! Avant le championnat international, peut-être faudrait-il tester le projet avec un championnat de France, ou, plus modeste, dans le Berry, le Béarn… ou en Bretagne ! Car il faut d’abord trouver un skipper, puis des sponsors, puis des candidats, des entraîneurs, des juges et des arbitres…et enfin des médailles ou des prix. Par exemple, un petit sac comme celui des contes de notre enfance, dans lequel on peut mettre autant de choses que l’on veut sans qu’il augmente de volume, et duquel on peut ressortir ces choses quand on en a besoin, rien qu’en les appelant par leur nom. Je suis candidat.
Parfait! Que les candidats se déclarent donc!
Je pense qu’on pourrait faire une catégorie « entreprises » et une catégorie « individuels ».
Pour le petit sac, ce pourrait être un e-sac à moteur : on ajoute toujours plein de choses dans l’ordinateur sans qu’il n’augmente de volume (enfin, il faut le dire vite, car les DSI ne sont pas du même avis, voir la discussion du CR2PA chez Sanofi…) et on retrouve tout avec l’ami Goût-Gueule (sauf ce qu’on cherche parfois…).