Mon dernier livre est à la fois théorique et pratique. Il parle de ce que je connais, l’archivage, même si le mot ne figure pas précisément dans le titre, pourtant long.

Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™, éditions KLOG

L’introduction est en ligne ici.

La première partie expose ma vision de l’information en entreprise, en distinguant l’information qui circule, poussée vers les utilisateurs ou recherchée par eux, et l’information qui engage la responsabilité de l’entreprise pour l’existence, la conservation et la destruction des documents et des données.

La seconde partie du livre présente la méthode Arcateg™ (archivage par catégorie) comme réponse concrète à la mélasse informationnelle récurrente : empilement de données, recherches infructueuses de connaissance ou de preuve, fiabilité douteuse de certains documents, paperasse, électronasse, infobésité, absurdité !

La présentation des concepts et de la philosophie de la méthode est complétée par un mode opératoire et des exemples.

Constats

J’ai commencé à concevoir la méthode Arcateg™ il y a une quinzaine d’années en réaction contre le constat récurrent d’une mauvaise maîtrise des documents d’archives (= écrits engageants et de mémoire = actifs informationnels = données à risque – choisissez l’expression qui vous parle, elles sont ici équivalentes) dans les entreprises et les organisations publiques. Les caractéristiques de cette mauvaise maîtrise de l’information dans la durée sont essentiellement :

  • la confusion des objectifs et des responsabilités, entre le contrôle durable de l’entreprise sur les documents émis et reçus en son nom dans le cadre de ses activités, et la mission de constitution d’une mémoire historique ; les deux fonctions sont légitimes mais doivent être distinguées car les finalités, les moyens et les méthodes sont différents ;
  • la séparation insensée des supports d’écriture dans la gestion archivistique, y compris chez ceux qui connaissent par cœur la définition légale des archives (« …. quel que soit leur date, leur support… ») mais qui semblent l’oublier sur le terrain ; en effet, un courrier au quotidien est soit papier soit numérique, les factures sont aujourd’hui de plus en plus nativement numériques, les publications se font sur tout support, etc. ; papier ou numérique, le support ne fait pas le document, c’est la possibilité d’action (demain) que représente le document pour celui qui le détient (aujourd’hui) qui définit le document d’archives ;
  • une large ignorance et une coupable négligence de cette valeur de l’information crée et manipulée par ceux qui la créent et la manipulent, dans l’entreprise comme sur le Net.

Ces dysfonctionnements se manifestent sous la forme de :

  • accumulations informes et bon marchés de documents et données non qualifiés, alanguis dans des caves ou compactés dans des serveurs négligés ;
  • usines à gaz documentaro-technologiques ou techno-documentaires qui gèrent plus volontiers la donnée inutile que la trace essentielle ;
  • vacance de pilotage de l’information d’entreprise au niveau général de l’entité juridique qu’est l’entreprise.

A la décharge des responsables de ces situations peu reluisantes, il faut souligner l’absence de principes archivistiques communs (Qu’est-ce qu’un document engageant ? Pourquoi il est risqué de ne pas le gérer correctement ? Comment ça se conserve et comment ça se détruit ?) chez les acteurs concernés, c’est-à-dire tout le monde, de la PDG à l’assistant.

C’est pour contribuer à combler cette lacune que j’ai publié ce livre. Arcateg™ est une méthode qui permet d’aller plus loin que les simples « bonnes pratiques » observées bon an mal an par ceux qui sont confrontés à ces dysfonctionnements.

La méthode en deux mots

La méthode Arcateg met l’accent :

  1. sur la relation au sein de laquelle un écrit est produit, reçu ou conservé : dans quel cadre (réglementaire, contractuel, interne) des données sont-elles enregistrées sur un support ? De quoi sont-elles la trace, pour quelle finalité ?
  2. sur la durée du risque associé à cette trace écrite ; la durée de conservation est la base de toute organisation d’archivage, toutes les autres règles de gestion d’un document d’archives consistant à organiser le stockage (sécurisé et pérennisé) et l’accès (contrôle, facilité) pendant cette durée.

Mon expérience (trente ans de terrain) et mon expertise (dès milliers d’heures à analyser, réfléchir, comparer, tester) m’ont amenée à proposer un référentiel universel constitué des cent valeurs que peut revêtir un écrit, une trace, un document, un groupe de données, etc. émis, reçu ou manipulé au nom d’une entreprise.

Ces cent valeurs ou catégories, codifiées dans la méthode, correspondent à cent règles de vie pour les objets d’information d’une entreprise, quelles que soient sa taille, son activité, son histoire. Le plus souvent, soixante à soixante-dix de ces valeurs (voire moins) sont suffisantes pour qualifier l’exhaustivité du périmètre documentaire et archivistique.

Bien utilisée, la méthode fait gagner un temps précieux.

Le livre est en vente au prix de 28 €, soit le prix d’un repas dans un bon restaurant, ou celui d’un kilo de comté entre 12 et 18 mois, un peu moins que le prix d’une douzaine de macarons Ladurée.

Bonne lecture !