Les sens du mots archivage : conclusion
Cette étude sur l’archivage au travers de l’emploi du mot dans les colonnes du journal Le Monde entre 1944 et 2014, conduit à plusieurs constats :
- le mot archivage dans la langue française est polysémique : il renvoie aussi bien à une mission professionnelle de constitution du patrimoine, à un geste responsable de mise en sécurité de ses documents pour des raisons légales ou de bonne gestion de l’information, à une opération de stockage sécurisé dans la durée, ou à une attitude volontariste de pérennisation du présent ;
- si on en croit le Monde, son emploi est beaucoup plus positif qu’on veut le faire croire souvent en assimilant archivage à vieux machin poussiéreux ;
- il mériterait d’être mieux traité et décrit dans les dictionnaires de langue ; espérons que cette étude pourra y contribuer.
Je peux me risquer en conclusion à une définition : l’archivage est le processus d’enregistrement délibéré et de conservation dans le temps de documents (document = une information sur un support) à des fins de mémoire (patrimoniale, réglementaire, économique, scientifique ou personnelle) pour la preuve ou la connaissance.
Le procédé d’enregistrement et la conservation relèvent évidemment des techniques et des technologies mais en amont de l’outil, l’archivage induit aussi la sélection de ce qui est enregistré et la qualification de ce qui est conservé. C’est la question du quoi car tout ne peut être archivé. Si l’archivage systématique peut s’envisager pour une source particulière (programme d’une chaîne de télévision, correspondance d’un écrivain ou d’un scientifique), dans la plupart des cas, il n’est pas raisonnable, il n’est réaliste ou il n’est pas légal de tout archiver. Cet aspect-là de l’archivage est de la responsabilité du propriétaire (juridique) du document, soit l’auteur, le producteur (au sens archivistique) ou le détenteur.
Tout ne peut pas être archivé. Tout ne doit pas être archivé. Il y nécessairement un choix à opérer, un aiguillage à faire entre ce qui est destiné à être conservé et ce qui ne sera pas archivé. Il est nécessaire également de préciser la finalité de la conservation car archivage ne veut pas dire conservation définitive. Conservation dans le temps ne veut pas dire conservation tout le temps. Il faut pouvoir détruire ce qui n’a plu lieu d’être conservé, tant pour des raisons légales (ce qui relève pas exemple de la protection des données personnelles) que pour des raisons de coûts (quelle utilité de stocker des masses de documents sans intérêt, surtout en période de crise ?).
Comment faire ? Sauf à se complaire avec un certain masochisme dans la manipulation du vrac de papiers ou de fichiers accumulés au fil des ans, la seule attitude possible est d’anticiper l’archivage en posant la question, au moment de la production, ou mieux encore au moment de la conception, du devenir de ce que l’on produit. Cette attitude peut ne pas paraître naturelle même s’il y a des exceptions (voir le billet précédent et Michka Assayas pour qui l’archivage est une seconde nature…). Cependant, on peut apprendre et acquérir de bons réflexes. Tout apprentissage est lié au bénéfice que l’on peut en retirer. Les bénéfices d’une telle anticipation ? Efficacité, économie, tranquillité, épanouissement, etc.
C’est cette démarche d’anticipation, de maîtrise du processus d’enregistrement et de contrôle de la conservation de l’information que l’on appelle l’archivage managérial.