1/ For decades, on a regular bases, there are discussions about this question among professionals and some neophytes, people wondering which kind of thing a record is. And there is, since fifteen years, a ready-made answer with the official definition in ISO standard 15289: “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”. Continuer la lecture
Durée de conservation des offres non retenues
Publié par Marie-Anne Chabin, 10 septembre 2014
Les offres non retenues sont une catégorie de document bien connues des archivistes dans le secteur public principalement mais aussi dans le privé.
Il s’agit des propositions techniques et commerciales présentées par les fournisseurs en réponse à une consultation dans le cadre des marchés publics (obligation de collecter trois offres au minimum pour tout achat de produit ou de prestation) ou dans le cadre du processus Achats des entreprises.
La première caractéristique de cette catégorie de documents est son volume : le nombre de consultations multiplié par le nombre de réponses multiplié par le nombre de pages de chaque proposition (avec une tendance chronique à l’inflation comme si la qualité était indexée sur la quantité…).
La seconde caractéristique est qu’une fois la commission ad hoc (commission des marchés, comité de pilotage, etc.) a tranché et retenu un fournisseur et son offre, une fois échus les éventuels délais de recours des offreurs non sélectionnés, les « offres non retenues » ne présentent plus d’intérêt. À noter que l’offre retenue fait l’objet d’un marché et change alors de statut et de dénomination, selon deux pratiques différentes : soit le document de proposition est sorti de l’ensemble des offres et est signé pour valoir contrat ; soit un nouveau document intégrant les éléments de l’offre est rédigé par le client et co-signé des deux co-contractants, tandis que le document initial de l’offre retenue, caduc, reste avec les autres offres.
Il faut associer à ces offres reçues par une collectivité, un établissement public, un ministère, une entreprise ou une association, les offres émises en réponse à une consultation externe. Et il ne faudrait pas croire que là, seules les entreprises privées sont concernées car il y a de plus en plus de structures publiques ou parapubliques qui participent à des marchés, y compris à l’international.
La question se pose alors : combien de temps faut-il conserver les offres non retenues ?
Trois durées possibles (au moins) : 5, 10 ou 20 ans.
Les six catégories de ‘records’ d’InterPARES
Le groupe de recherche international pluridisciplinaire InterPARES, créé et dirigé depuis 1997 par Luciana Duranti, professeur à l’École des bibliothèques, archives et sciences de l’information de Vancouver (Colombie britannique, Canada) contribue activement à élaborer la théorie archivistique du XXIe siècle.
InterPARES a lancé en 2013 son 4e projet, nommé InterPARES Trust consacré à la confiance numérique et dont j’ai l’honneur d’être le partenaire français.
Tout au long de ses travaux, InterPARES a construit un glossaire, intégré à la base de données « Terminologie archivistique multilingue » mise en ligne l’an passé par le Conseil international des Archives.
Ce glossaire comporte notamment un groupe de six qualificatifs et de leurs définitions intitulé « The six categories of records », inspiré par Luciana Duranti qui a notamment écrit à la fin du siècle dernier : « Le records management trouve ses racines dans la diplomatique ».
Loi du 17 juin 2008 : 6e anniversaire
Publié par Marie-Anne Chabin, 17 juin 2014
La loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile a six ans.
Cette réforme ne concerne pas que les juristes. Elle est important aussi pour les archivistes dans la mesure où, en l’absence de durées légales de conservation (elles sont peu nombreuses et visent un nombre restreint de documents), les durées de conservation archivistiques (nombre d’années pendant lequel les documents archivés sont effectivement conservés, de leur création à leur destruction) s’appuient sur différents critères au premier desquels le risque de non-disponibilité des documents dans le temps (conformément à la norme ISO15489), notamment en cas de contentieux où ces documents pourraient être produits comme pièces justificatives. Et ce risque est bien sûr lié aux délais de prescription.
Pourtant, si plusieurs sites et blogs de juristes ont commenté cette loi en 2008, évoquant parfois les conséquences de la réforme pour l’archivage dans les cabinets d’avocats (cliquer ici et là), pour l’archivage électronique (ici) ou en lien avec les données personnelles (là), il apparaît que les archivistes l’ont bien peu, trop peu commentée. La loi du 17 juin 2008 a été signalée par Delphine Fournier sur le forum de l’association des archivistes français le 26 juin puis la profession n’en a plus guère parlé.
Pourquoi ? Est-ce que les nouveaux délais de prescription ont été pris en compte par les archivistes dans les durées de conservation ou les durées de conservation traditionnelles ont-elles continué à être utilisées ? Continuer la lecture
Durée de conservation des entretiens d’évaluation
par Marie-Anne Chabin, le 20 mai 2014
Combien de temps faut-il conserver les comptes rendus des entretiens d’évaluation des collaborateurs? Je dis « comptes rendus » car l’entretien est un événement, un échange verbal entre un collaborateur et son manager (le terme est plus soft que supérieur hiérarchique) qui fait l’objet ou non d’un écrit. Cet écrit peut être intitulé compte rendu ou note d’évaluation ou encore fiche d’entretien annuel d’évaluation.
Si la réponse à cette question était blanche ou noire, ça se saurait. Il n’existe pas d’article de loi disant explicitement « les comptes rendus des entretiens d’évaluation doivent être conservés X années et détruits après ». La pratique est grise, comme souvent. Elle est basée sur l’usage de ces documents (loin des yeux, loin du cœur, les documents non consultés ont tendance à être détruits au bout d’un temps. Elle est liée au classement (si les comptes rendus d’entretien sont classés en chrono ou s’ils sont versés au dossier de chaque collaborateur, la question se pose différemment). Elle peut être plus complexe s’il existe plusieurs exemplaires de ce compte rendu, chez le manager du collaborateur et à la DRH. Enfin, elle peut être influencée par la technologie (une entreprise qui les éliminait au bout de trois ans, a décidé, au moment de leur dématérialisation, de les conserver sans limitation de temps, puisque l’outil permet de tout stocker…).
La réponse à la question dépend, comme pour de nombreux documents qui suscitent la même interrogation, de la réponse préalable à quatre autres questions : Continuer la lecture
Évaluation et tableau de gestion
Publié par Marie-Anne Chabin, 22 avril 2014
Évaluation : un mot récent dans l’archivistique française
Les étudiants du master 2 « Métiers de la culture – archives », de l’Université Versailles-Saint Quentin ont organisé le mois dernier (12 mars 2014), dans le cadre de leur formation, un séminaire sur le thème de l’évaluation.
Sollicitée pour participer à ce séminaire, j’ai aussitôt accepté car j’aime rencontrer les étudiants, tout en précisant que, à titre personnel, je n’avais jamais utilisé et n’utilisais pas ce mot d’évaluation, en tout cas pour les archives, tout en le connaissant.
Évaluation, dans le domaine des archives, est l’équivalent français de l’anglais appraisal. Il est apparu il y a quelques décennies, dans la littérature archivistique québécoise d’abord puis internationale et donc française. Pour mémoire, dans le Dictionnaire des archives Continuer la lecture
Registre des délibérations municipales: inquiétudes…
Publié par Marie-Anne Chabin, 30 mars 2014
Le registre des délibérations municipales est le document d’archives par excellence de chaque commune française. La période électorale qui s’achève est une occasion de le rappeler.
Lors de dans mon stage de fin d’études dans un service d’Archives départementales, j’ai appris qu’il convenait lors d’une inspection d’archives communales (j’ai effectué environ trois cents inspections dans les années suivantes) de porter attention à quatre documents principaux : le Journal officiel, l’état civil, les documents cadastraux et le registre des délibérations. Mais ce dernier est bien le plus important d’abord parce qu’il est unique (le Journal officiel existe en X exemplaires), l’état civil et le cadastre en deux exemplaires, mais surtout parce que les trois autres documents émanent de l’autorité administrative nationale ou départementale (le maire n’est qu’un relais de l’État dans son rôle d’officier d’état civil ou dans le fonctionnement des services fiscaux), tandis le registre des délibérations est l’expression directe de la collectivité territoriale.
Or, je m’inquiète doublement sur l’attention portée par la collectivité à ce document essentiel à sa mémoire :
- quand je constate que la DUA (durée d’utilité administrative) préconisée par l’administration des Archives est de un an ;
- quand je lis, sur divers sites Internet, des choses très floues sur la « dématérialisation » des délibérations.
DUA de 1 an !
L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, intitulée Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, rappelle que Continuer la lecture
Le record, la poule et l’œuf
Publié par Marie-Anne Chabin, 24 février 2014
Les records au sujet des œufs et des poules ne manquent pas : poule qui a pondu le plus d’œufs dans l’année, œuf le plus gros ou le plus petit, œuf le plus lourd, et autres événements extraordinaires dignes de figurer dans le grand livre des records.
Mais c’est bien sûr de l’autre sens de « records » dont je veux parler ici, celui du mot anglo-saxon que les professionnels de l’information français semblent affectionner si j’en juge par le nombre de fois où j’entends : « Quand faites-vous votre cours sur le record ? ». « Comment marquer le passage du document au record ? ». « Ce sont les métadonnées pour la conservation du record », etc.
Ce record-là se prononce en général avec un « r » qui roule un peu, un « e » tirant sur le « i » et un « d » prononcé, ainsi que le « s » final au pluriel ; il donne lieu à des variantes d’accentuation (syllabe initiale, finale), tout comme son associé « management ».
Je m’étonne toujours de l’engouement pour ce franglais et de la confusion qui l’accompagne. Est-ce pour sacrifier à la mode ? Est-ce parce que cela sonne bien ? Est-ce pour éviter de parler du fond ?
Toujours est-il que j’ai personnellement de plus en plus de mal à comprendre le sens précis que donnent à ce mot ceux qui l’emploient.
Il est vrai que, y compris en anglais, le concept peut paraître subtil et il achoppe notamment sur le moment de la « record creation ». Naît-on record ou le devient-on ? Un document est-il record par nature ou par destination ? Autrement dit, qu’est-ce qui prédomine dans le statut de record, les qualités intrinsèques du document ou le fait qu’il soit capturé ou enregistré (recorded) dans un système ? That is the question. Est-ce le record préexiste au système et que le système est créé pour accueillir le record ? Ou est-ce le système préexiste et crée les records ? C’est l’histoire de l’œuf et de la poule. Nous y voilà !
La réponse n’est pas tranchée parce que la question est mal posée. Continuer la lecture
Archives, archivistes, secrets d’archives
Publié par Marie-Anne Chabin, 5 octobre 2013
Archives d’archivistes
Il y a les archives. Il y a les archivistes. Et il y a les archives des archivistes.
Parmi ces archives d’archivistes, il y a les archives personnelles, les archives institutionnelles et les archives collectives.
Parmi les archives collectives, il y a les archives traditionnelles (les documents émis et reçus par les associations dans l’exercice de leur activité et conservés pour des besoins de gestion, pour la justification des droits et pour la mémoire) et les « archives » à la mode Internet, c’est-à-dire l’empilement chronologique des publications ou posts sur les forums de discussion de la profession, mais peu importe, la chronologie a toujours du bon. Continuer la lecture
Traduction du terme anglais « record »
Publié par Marie-Anne Chabin, le 25 septembre 2013
J’ai été choquée ce début de semaine par le titre et une ou deux phrases du dernier billet d’Arnaud HULSTAERT, billet par ailleurs tout à fait pertinent et dont, nonobstant ce billet-ci, je recommande la lecture : http://blogresearch.smalsrech.be/?p=5983.
Le titre : Gestion des documents d’activité : enjeux documentaires et fonctionnels.
Les phrases :
1/ « …tout d’abord d’identifier les documents qui sont engageants pour l’organisme, documents que l’on qualifiera de documents d’activité conformément à la nouvelle norme en la matière (ISO 30300) ».
[Je tiens d’emblée à rectifier cette expression fautive: il n’y a pas de nouvelle norme qui imposerait les « documents d’activité » comme on impose une nouvelle monnaie ou un nouvel impôt; il y a juste une mauvaise traduction AFNOR d’une très bonne norme ISO qui poursuit son activité pluridécennale de normalisation sur le « records management » autrement dit une gestion managériale de l’archivage.]2/ « Les documents d’activité ont une valeur probante importante ».
Trois choses me choquent dans cette affaire que je veux exprimer avant de revenir à la fin de ce billet sur le sens de « record ». Continuer la lecture